Excel商务图表制作经验

 商业图表标杆：

一是《商业周刊》、《华尔街日报》、《纽约时报》等顶级商业杂志；

二是罗兰·贝格、麦肯锡等顶尖咨询公司。

《财经》图表编辑招聘启事，有一条：

精通Illustrator、FreeHand、CorelDraw、PhotoShop、3ds Max等图形、图像处理软件，能制作专业的商业图表。

专业图表特点：

1．专业的外观：永远不要用Excel默认设置。

2．简洁的类型

3．明确的观点

4．完美的细节

Excel也能做商业图表：

●定位高端。

●落地可行。

●突破常规思路。

●一点配套技术。

●专业主义的态度。

突破Excel的默认颜色

顶尖商业杂志电子版，找到满意的图表案例，借鉴配色方案。

《经济学人》常用水蓝色系。前几年的《商业周刊》图表，几乎都用蓝红组合。《商业周刊》常将黑、灰与其他颜色（如红、蓝等）搭配用。

突破Excel的图表布局

专业图表背后的布局指南

● 主标题区

● 副标题区

● 图例区

● 绘图区

● 脚注区

商业图表布局3特点：

1．完整的图表要素

2．突出的标题区

主标题往往使用大号字体和强烈对比效果。副标题区往往提供较详细的信息。绘图区往往只占50%左右的面积。

3．竖向的构图

通常整个图表外围的高宽比例在2:1到1:1。图例区一般放绘图区的上部或融入绘图区里，而不是Excel默认的放绘图区右侧，空间更紧凑。图表尽量保持一致长宽比。

商业图表的字体

Times New Roman和Arial，是有衬线和无衬线字体的代表。宋体和黑体是有衬线和无衬线字体的代表。

商业图表多用无衬线类字体。《商业周刊》的数字，用了订制的Akzidenz Grotesk condensed bold字体，风格鲜明。

建议对图表和表格中的数字用Arial字体、8～10磅大小，在其他电脑上也不变形。

Arial字体，是微软仿照Helvetica字体制作的，不仔细研究，无法看出区别。

突破Excel的作图元素

不必只用“图表”作图表，而要用“图表+所有Excel元素”作图表。

用文本框做图例

商业周刊很多图表，曲线图的图例常是方块，条形图的图例却是圆点，出其不意。

国内的《财经》杂志，很多图表是用Excel制作的。

图表专业主义

始终记得给图表加上数据来源，这是体现专业性最简单快捷的方法。

图表中特别说明的地方，如指标解释、数据口径，异常数据、预测数据等，用上标或*、†、EST等标记，在脚注区说明。

麦肯锡的顾问们从不吝于提供详细的图表注释。

图表纵坐标都应是零起点的。用非零起点坐标，往往意味着夸大差异，尤其是非零起点的柱形图。

X坐标轴标签为连续年份时，不要一成不变地写成“2003、2004、2005……”，可简写为“2003、’04、’05……”。

商业图表，可从Web 2.0风格借鉴的常见特征：

●简单的设计。

图表中的任何元素都要有自己的理由和作用；

●鲜明的色彩。

清爽明快、夺人眼球的颜色形成Web 2.0的印象。到任何Web 2.0的网站上，都可拾取到好的颜色及组合；

●更大的文字。

图表的标题或重要的数字，用异常大的字体；

●渐变。

苹果产品有高品位感觉的渐变，处理恰当的渐变效果确实让图表设计更丰富，有深度；

●倒影。

图表似乎不大好借鉴，除非是后期的PS处理。

图表的产生过程

首先数据分析，得出结论，明确要表达的信息和主题。根据这个信息的数据关系，决定选何种图表类型，以及要对图表做何种特别处理。最后才是动手制图，并美化、检查，直至确认完成。

即使选用的图表类型一样，也可能因为要强调的地方不一样而采用不同处理方式。这取决于几个因素：

● 你从数据中分析提炼出的信息；

● 这种信息所属的数据关系种类；

● 你想通过图表表达的观点；

● 你想强调的重点。

图表的基本类型及其选择

●曲线图 用来反映随时间变化的趋势；

●柱形图 用来反映分类项目之间的比较，也可以用来反映时间趋势；

●条形图 用来反映分类项目之间的比较；

●饼图 用来反映构成，即部分占总体的比例；

●散点图 用来反映相关性或分布关系；

●地图 用来反映区域之间的分类比较。

麦肯锡的瀑布图由柱形图变化而来，质量管理中的柏拉图，由柱形图和曲线图组合而成。

Andrew Abela整理了图表类型选择指南图示。他将图表展示的关系分4类：

● 比较

● 分布

● 构成

● 联系

图表插件Chart Tamer，对图表类型的运用进行了严格限制，仅保留了柱形图、条形图、曲线图等少数基本类型，同时增加了3个特有的图表类型。

Chart Tamer将数据关系分6种：

● 值的比较

● 时间序列

● 构成或排序

● 关系

● 分布（单重）

● 分布（多重）

图表类型选择辨析

眼睛似乎更容易比较水平条形的长度。

建议使用曲线图反映趋势。

柱形图更强调各数据点的值及其之间的差异，曲线图更强调起伏变化的趋势印象，带数据点的曲线图则同时具备二者的特点；

柱形图更适于表现离散型的时间序列，曲线图更适合于表现连续型的时间序列。数据点较少时可用柱形图，数据点较多时用曲线图；

要放大波动幅度而使用非零起点坐标时，建议使用曲线图。

不管使用何种类型，只要使用了非零起点坐标，都建议标上截断标记。

比较多个数据系列的趋势，建议用曲线图。

饼图给人一种整体和构成的印象，看到饼图就想起100%，这是条形图没有的。

带连线的散点图，可替代制作一个表现趋势的曲线图。多在需要X轴不等距间隔效果时使用，如不同存款期限的利息水平。

时间刻度的曲线图仅支持按天的时间，对于按小时计的并不能反映。用散点图则无此限制。

实绩与预算比较的图表选择

比较各分公司某项预算的完成率，可用温度计式的柱形图或条形图。

反映两个时点的比例数据，就用两个饼图。

一组数据中含负数时，不能用饼图反映，否则所得的图表没意义，结果也是错的。这时，一个有正负方向的条形图就很合适。

建议绘图区的高宽比约1:1左右，对角线约呈45度左右，并且在图表之间保持一致，以反映客观性和一致性。

柱形图的纵坐标一般不应被截断。

经营分析人员的思维惯性是，凡数字必用图表，有时甚至“分析不够图表凑”，似乎不用图表就不叫分析。但我们要知道何时不该用图表：如果表格或数字本身就可以很好地表达，就没必要用图表。

最大化数据墨水比

爱德华·塔夫特的“data-ink ratio”概念：一幅图表的绝大部分笔墨应用于展示数据信息，数据变化则笔墨也变化。

数据墨水比= 图表中用于数据的墨水量 / 总墨水量= 图表中用于数据信息显示的非多余的墨水的比例= 1-可被去除而不损失任何数据信息的墨水的比例

图表中的曲线、柱形、条形、扇区等代表数据信息的，就是数据元素、数据笔墨，而网格线、坐标轴、填充色等就是非数据元素、非数据笔墨。

图表设计原则：最大化数据墨水比，图表中的每一点墨水都要有存在的理由，并且这个理由应该总是展示新信息。

墨水比只是一个观念。想象完成一张图表，通过打印机输出时，有多少碳粉/墨水是必不可少的？有多少是被浪费掉的？

好的图表要尽可能将墨水用在数据元素上，而不是非数据元素上，如无意义的背景色、过于密集的网格线等。最大化数据墨水比，不就是提高信噪比吗？

如何最大化图表的数据墨水比？

● 减少和弱化非数据元素

● 增强和突出数据元素

1．去除所有不必要的非数据元素

2．弱化和统一剩下的非数据元素

要保留某些非数据元素，请用淡色弱化它们。

3．去除所有不必要的数据元素

4．强调最重要的数据元素

图表中的颜色运用

以下情况用色：

● 突出特定的数据，强调需要引起关注的地方；

● 区别不同的类别，组合相关的项目；

● 代表数量信息，以颜色深浅代表数值大小。

找张你喜欢的风景图，拾取主要颜色，配置为Excel颜色模板，这样的图表配色一定非常“自然”。

使用同一色调的不同饱和度，可以保证配色是协调的，比如数据地图中用颜色深浅代表数值大小时。

Robbin的设计四原则C.R.A.P

对比、重复、对齐、亲密性

● 两项不完全相同，就应使之截然不同；

● 要想实现有效的对比，对比就必须强烈，不要畏畏缩缩。

图表编辑的图表多有强烈对比，如字体、颜色、形状、线宽、大小、空间等方面。

读者能看到的任何方面，都可作重复元素，如一种粗字体、一条粗线，项目符号、颜色、设计要素，格式、空间关系等。

不要用平庸的居中对齐，多数精巧的设计都没用居中对齐。

图表制作原则

一般原则

● 图表要有明确作用。

目的是反映隐藏在数据背后的信息，加强对信息的理解，回答商业问题。作为花瓶或凑数的图表，应该杜绝或只能偶尔一为之；

● 考虑图表受众。

确认他们能看懂和接受你的图表，否则会适得其反；

● 图表要简洁易懂，让人一目了然地获得信息。过多的数据和细节只能淹没信息；

● 在图表标题中直接说明你的观点、需要强调的重点。同一份图表，不同的人可能有不同的解读，你要确保阅读者了解你的观点；

● 图表应有脚注区。说明数据来源、备注信息等，这是体现你专业性最简单的方法；

● 领导满意不是检验图表成功的标准。多数情况下领导不一定有你专业，你要了解最佳实践，有自己的判断标准；

● 避免过度使用图表。图表贵在少而精，太多的图表轰炸并不会留下太深的印象。

● 不要使用3D、透视、渲染等花哨的效果。成熟的数据分析人士绝不应该把时间花在这上面；

●Y轴刻度应从0开始。若使用非0起点坐标必须有充足的理由，且要添加截断标记；

● 使用合理的长宽比例，并保持一致，避免人为地歪曲图表；

● 不要用倾斜的X轴标签。如果需要歪着头看你的图表，谁都不会感到舒服；

● 不要用Excel图表的数据表。图表的重点在图，以及它给人的印象，不需要精确的数据；

● 对重要的信息进行强调。但不要处处强调，那等于没有强调。

条形图

● 作图前先将数据排序，让最长的条形在最上面；

● 有人建议柱形（或条形）之间的间距应小于其宽度。确实，很多咨询公司的图表都是这种风格，看起来也很专业。不过这只是一种风格而已，并非绝对；

● 分类标签特别长时，可考虑放在条与条之间的空白处；● 当有负数时，避免条形图与分类轴标签覆盖。

柱形图

● 数据系列和数据点均不能太多，否则应考虑其他图表类型或分解作图；

● 比较分类项目时，若分类标签文字过长导致重叠或倾斜，请改用条形图；

● 柱形图的Y轴刻度必须从0开始，除非是为了隐瞒真相、误导读者；

● 同一数据系列的柱子不应使用不同颜色。

曲线图

● 曲线线条要足够粗，明显粗过所有非数据元素，且不建议使用数据点标记；

● 曲线不能太多，否则易凌乱。数据系列过多时考虑分开作图；

● 曲线的起点应从Y轴开始，而不是留下一段距离。后者是Excel的默认设置，请更改；

● 曲线图的Y轴刻度可以从非零开始，但要标上截断标识；● 可不使用图例，直接在合适的位置对曲线进行标识，减少目光检索；

● 曲线图不能用于分类数据的比较，除非是竖向的折线图。饼图

● 分类项应少于5项或者7项，太细的归于其他，但2～3个分类是最佳的；

● 数据要从大到小排序，最大的扇区从12点位置开始，顺时针旋转，符合阅读习惯；

● 不要使用3D、透视效果。太多人喜欢把饼图做得跟真的饼一样；

● 不要使用爆炸式效果，最多可将某一片扇区分离出来以示强调；

● 不要使用图例，直接标在扇区上。如需连线请绘制水平线条；

● 所有扇区使用同色填充，白色边框线，将产生很好的切割感；

● 可以使用填充色对扇区进行分组。

形成自己的图表风格

从不断的模仿中慢慢调整，加入自己的理解和选择，你就会逐步形成自己的图表风格。

建立自己的图表模板库。

养成风格时应注意：

– 要适合于企业文化环境。

– 要适合自己的个性特征。

– 要注意风格与效率的平衡。

借用Google产品设计3条原则，作为图表设计的参考借鉴：

● 简洁是有力的；

● 吸引新人，诱惑专家；

● 让人眼前一亮，又不会心有旁骛。

把Excel设置到得心应手

默认字体Arial（或Tahoma）、10磅。

将格式化好的、常用的图表，定义为自己的图表类型。

用得最多的插件：多标签页工具ExcelTab，标签修改工具XY Chart Labeler，图表美化工具Chart Tamer等。

规划好分析工作体系

与分析流程对应的分层工作结构，即从原始数据区→分析底稿区→分析报告区的路径

为分析底稿添加备注说明。

将数据的来龙去脉、分析逻辑、更新方式、注意事项等都注明清楚，越详细越好，以备时间长了自己会忘记当时的构建思路。

有写备注习惯的人太少了，做到这一点，估计就已经超越了95%的分析人员！

备注可繁可简，根据分析底稿或模型的复杂程度而定。可在工作表的空白地方写，也可在单元格批注中写，也可在一个单独的Sheet中写。

分析底稿中有足够的地方去写备注说明，这也是有别于在PPT中直接作图的好处之一。

Excel图表导入PPT

永远不要用Ctrl+V直接粘贴，而是用“选择性粘贴→粘贴链接”的方式。

PPT报告中的表格、图表来自于分析底稿的链接时，更新方式有：

– 在打开PPT文件时会询问是否要更新链接，选“是”则自动更新所有链接。需要先确定所有分析底稿已更新正确，不建议采用此方式；

– 在菜单“编辑→链接”的对话框中，有所有的链接列表，可进行更新、断开等操作。也不建议采用此方式；

– 在链入PPT文档中的每个表格、图表对象上，双击可打开链接的原始分析底稿，你可以进行相关更新编辑，保存后的修改结果会立即反映在PPT中。也可以选择这些表格和图表对象，右键→更新链接，在更新数据的同时，可从更新结果确认分析底稿是否刷新正确。

商务型PPT的一般规范

● 10/20/30原则（文件不超10页，时间不超20分钟，字体不小于30磅）

● 7点原则（每张幻灯片不超7个要点）

● KISS原则（Keep It Simple, Stupid）

● 多图少字原则

仅针对商务型PPT，其他场合勿参考。

1．逻辑第一

商务型PPT首重思维逻辑，强调思路清晰、条理分明。做到这一点，哪怕全文字，也是好PPT。

2．模板选择

商务型PPT的模板，注意平实简约、专业严谨，给人庄重低调、精致淡雅的感觉。这种PPT一般要打印为书面材料，因此用白色背景是聪明的选择。

注意字体和大小，太大显得粗糙，太小难于阅读。尽量不要使用自装的冷僻字体，否则发到别人机器上，可能面目全非。据说微软雅黑专为液晶显示器设计，可以试试。

以TG模板为代表的韩国炫酷风格PPT，以及演示设计高手GARR倡导的图片型PPT，风靡网络，不乏精品，但大部分不适合商务场合。商务型PPT，建议多学咨询公司做法。

麦肯锡几乎是咨询公司的代名词，其PPT风格突出：一成不变的黑底白字、标题黄色文字、图形蓝色填充，等等。风格太突出，不太好直接模仿，但其版式设计、逻辑结构，是学习的经典。

罗兰·贝格的PPT，你会明显感到他们有很多严格的、不为外人所知的制作规范。其老模板为黑白灰风格，新模板的颜色运用也仅限于水绿色和搭配使用的浅橙色，而根据色彩理论，这一颜色组合正是专职专业的象征。

埃森哲、安盛/安达信、lBM、科尔尼这些咨询公司的PPT风格，都与罗兰·贝格是一个路数，埃森哲的浅蓝色、安盛的酒红色、IBM的淡蓝色、科尔尼的深红色，都是形成他们各自风格的重要载体。

分析报告的发布和归档

对外发布分析报告时，尽量使用PDF版本

如果动画效果比较重要，可以使用iSpring软件转换为Flash格式。

对外发布PPT版本，先断开所有链接。菜单“编辑→链接→断开所有链接”。打印PPT报告用FinePrint软件，而不是PowerPoint自己的打印选项。

对外提供的报告版本，我们可以在每面A4纸打上下2张胶片，双面打印，预留装订线空间，这样装订后可以像翻阅杂志般阅读。自用草稿版则可在每面A4纸打印4张或8张胶片。

定期备份

没法每天备份，至少每周刷新一次备份文档。

一般备份可使用公文包方式。公文包将保持与电脑同步更新。每次更新备份时，只需在公文包上单击右键选“全部更新”即可。文件量巨大的备份，可用专门的同步备份软件，如微软的SyncToy等。

完成报告后，发一份到自己的工作邮箱，比U盘可靠得多。

图表伴侣工具

XY chart labeler（散点图标签工具）

Chart Tamer（图表驯服者）

Excel图表美化插件

Microchart（微图表插件）

Think-cell Chart（咨询师风格PPT图表插件）www.think-cell.com可下载30天试用版本

Xcelsius（水晶易表）

图表主题博客和网站

1. Junk Charts（http://junkcharts.typepad.com）

2. PTS blog（http://peltiertech.com/WordPress）

3. Jorge Camoes’ Charts（http://charts.jorgecamoes.com）

4. DSA lnsights（http://supportanalytics.com/blog）

5.VisualBusiness lntelligence

（http://www.perceptualedge.com/blog）

6. ExcelPro的图表博客（Blog.sina.com.cn/ExcelMap）

7. ExcelUser网站（www.Exceluser.com）

8. VerTex42网站（www.vertex42.com）

商业杂志网站

●《商业周刊》 www.businessweek.com

●《经济学人》 www.economist.com

●《华尔街日报》 www.wsj.com

●《纽约时报》 www.nytimes.com

Google的图片搜索中输入如下代码并搜索：chart site:http://www.businessweek.com

结果出来后，往后翻，你会看到非常多《商业周刊》经典风格的图表案例。

设计网站

了解设计知识，对商业图表和报告的设计很有好处。

Before&After杂志

（www.bamagazine.com）大部分文档均收费阅读。

Google输入“Before & After magazine filetype:PDF”

或“Bamagazine filetype:PDF”搜索，会收获颇丰。

谈艺录

（http://www.logosky.net/webpage/artsreview.htm）