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用WPS智能表格进行出入库管理(第二步库存统计查询与实时预警)

用WPS智能表格进行出入库管理(第二步库存统计查询与实时预警)

在上一期《用WPS智能表格进行商品出入库管理(第一步搭建数据结构)》中创建了两个数据表和一个统计表,其中统计表是WPS多维表格的新功能,本期以库存统计查询和实时预警为实例介绍WPS多维表格的统计表的功能。
一、统计表概述
统计表是WPS多维表格中一个特殊类形的数据表,表中除包含统计列以外还可以添加列,添加的列不能填入数据,只能添加计算或引用类型的列。
统计表必须有一个数据表关联,当数据表中的记录有修改时,统计表时时更新,因此统计表不支持添加记录。
二、创建统计表
在多维表格左侧任务窗格下方,依次选择新建->统计表->出入明细。(如下图)。
其中数据来源是当前多维表格中已有的数据表,如本示例中的出入明细数据表。
在多维表格左侧任务窗格的上方可以看到一个新添加的名为“出入明细_数据表”的数据表,对该数据表进行重命名操作改名为“实时库存”。紧靠名称右侧有一个图标,该图标表示该数据表是实时同步数据表。在数据表的上方工具栏中添加记录按钮是不可用的。
三、配置统计表
点击工具栏上的配置统计表按钮可进行统计表的配置操作,其中数据筛选功能可以设置对统计表的数据进行筛选(如下图)。
分类字段是统计表的分类依据,新建的统计表默认包含一个分类字段,可以通过添加分类字段或修改已有的分类字段。统计字段是对根据分类对记录进行的统计结果,统计方式包括求和、计数、最大值、最小值、平均值和去重计数六种方式,还可以通过添加统计字段实现更多统计方法,操作如下图。
四、添加字段
当需要更复杂的业务计算时可以添加新的字段,新添加的字段类型仅支持计算类字段,如公式、单向关联、查找引用和统计(如下图)。
五、添加库存查询功能
为实时库存数据表添加查询视图(操作方法如下图)。
点击工具栏上的查询配置添加查询条件,本案例添加了商品名称和规格型号两个条件。
六、库存实时预警
为实时库存统计表添加表格视图,方法类似于上一步的添加查询视图并重命名为库存预警,配置表格视图的筛选条件(如下图)。本案例配置的预警为库存数量小于10。
七、预警发送企业微信或钉钉消息
通过多维表格的自动化功能可实现当库存过低时发送信息给指定用户,后期会专门介绍自动化的具体功能,请关注公众号接收最新教程。
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