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问题底稿到底怎么写?拿一件事,照着模板写给你看
“把事实写清楚，把依据附齐。”这句话听着明白，真到写底稿时，还是会犯难：谈话记录怎么用？台账上的数字怎样写进正文？问题概述写多长？后面又该附什么？
我们拿一件具体的事，从手里的材料写到纸上的底稿。读完以后，你可以对照自己的材料，试着写出第一份。
先看这张模板的上半部分。
图中已去掉原模板的案例和排版提示，只保留各栏的内容要求。正式填写时，用实际查明的情况替换这些说明。
这里有两个容易混淆的栏目。“问题来源”交代从什么渠道发现问题，例如调阅资料、个别谈话；“问题概述”则用一小段话告诉别人，最终查清了什么问题。合同和谈话记录的具体名称，放在后面的支撑材料目录里。
假设你拿到的是这些材料
下面是专门为教学编设的例子。甲服务中心、承租户、日期、金额以及管理办法中的要求均为虚构，不能当作真实案例或通用规定引用。
甲服务中心负责管理3间出租房屋。你在2025年9月初查阅租金台账，发现3户承租人的租金没有收齐。翻出合同、核对收款记录后，情况是这样的：
3份合同约定的缴款截止日均为2025年6月30日。再查中心内部的房屋租赁管理办法，假设其中明确：租金到期未足额缴纳的，资产管理岗位应在到期后10日内发出书面催缴通知。这份办法在相关时段适用于上述房屋。
随后调取催缴记录，发现3份书面催缴通知都到8月25日才发出。
谈话中，经办人解释，7月15日曾给3户打电话，A户、B户称经营困难，想缓一缓；书面通知后来才补发。通话记录与承租人的确认能够印证电话催缴情况。继续核对审批记录，并向有审批职责的负责人了解，未发现获批缓缴事项，相关人员也确认没有办理缓缴审批。
材料到这里，问题就逐渐清楚了：应收10万元，实收4万元，尚欠6万元；中心做过电话催缴，但超过内部规定的期限才发出书面通知。
这时可以反映“书面催缴不及时”。“从未催收”与已有的电话催缴事实不符；“造成6万元损失”也超出了材料能够证明的范围，欠款能否追回还没有结论。
定下这个范围，下面就有内容可写了。
“了解情况”这一大栏，具体放什么
“了解情况”要把事实怎样查清交代完整。图中的几项提示帮助你检查内容是否齐全，实际成稿可以按事情经过组织段落，不必机械照抄栏目名称。
对上面这件事，可以从查阅台账发现欠款写起，再写谈话解释和进一步核对的结果。下面这段就是可以放入“了解情况”栏的教学示范。为便于看懂，人员用“小组成员甲、乙”等代称；正式底稿应填写实际人员、职务和日期。
了解情况示范，以下内容全部为教学假设
2025年9月1日至4日，小组成员甲、乙对甲服务中心出租房屋租金收取情况进行了了解。
一、调阅资料情况
9月1日，查阅该中心房屋租赁合同、租金台账及收款凭证，发现A、B、C三户本期应缴租金分别为5万元、3万元、2万元，合同约定缴款截止日均为2025年6月30日。截至8月31日，三户分别缴纳2万元、1万元、1万元，分别欠缴3万元、2万元、1万元，合计欠缴6万元。（支撑材料1、2）
二、谈话了解情况
9月2日，小组成员甲、乙与资产管理岗位经办人丙谈话。丙介绍，7月15日曾电话联系上述三户催缴租金，其中A、B两户提出因经营困难希望延期缴纳；中心于8月25日向三户发出书面催缴通知。（支撑材料3）
三、进一步核实情况
查阅当时适用的中心房屋租赁管理办法，其中规定，资产管理岗位应在租金到期未足额缴纳后10日内发出书面催缴通知。中心应于7月10日前向上述三户发出书面催缴通知，实际均于8月25日发出。通知留存件与发送记录能够相互印证。（支撑材料4、5）
经核对7月15日的通话记录，并向三户了解，电话催缴情况属实。查阅缓缴审批记录，并向有审批职责的负责人丁了解，三户均未获批延期缴纳租金。（支撑材料6、7）
综上，该中心对上述三户的书面催缴超过内部管理办法规定期限，反映出租房屋租金书面催缴不及时。截至8月31日，三户合计欠缴租金6万元。
写这段时，有几处很容易省略，却恰恰影响读者理解。
开头的6万元，是用3份合同的应收金额，减去核实后的实际收款算出来的。台账、收款凭证的截止日期都统一到8月31日。如果一张表统计到月底，另一张表只统计到月中，数字就容易打架。
“催缴不及时”也需要比较。办法要求什么时候发，实际上什么时候发，两个时间写出来，读者才知道“不及时”的依据。这个例子依据的是假设中的中心内部办法；换到你的底稿，就必须查明本单位实际适用的规定。
电话催缴的事实同样保留了。它会影响表述的范围，所以要写进去。对方提出经营困难，也继续核对了是否获批缓缴。如果确有有效的缓缴安排，就应重新核对期限和欠款情况。
你可能注意到了，每段末尾都标了“支撑材料几”。这是为了方便教学对应，也便于查阅。正式底稿是否在正文中标注序号，按实际格式要求处理。
回到上面的“问题概述”，就好写了
了解情况把事情展开，概述再把查实的问题压缩成一段。沿用这个例子，可以写成：
**出租房屋租金书面催缴不及时。**甲服务中心A、B、C三户本期租金均于2025年6月30日到期，中心按内部管理办法应于7月10日前发出书面催缴通知，实际于8月25日发出。截至8月31日，三户应缴租金10万元，实缴4万元，尚欠6万元。
这一段，先说问题，再放关键时间和金额。至于什么时候谈话、经办人怎样解释、电话催缴如何核实，前面的了解情况已经交代，可以不在概述中重复。
再看模板上方的小格子，这个例子可以填“甲服务中心”为被了解对象，编制日期按实际完成情况填写，“问题来源”填“调阅资料、个别谈话”。模板名称、单位称谓和编号沿用本轮正式表式，不把教学代称带进正式材料。
如果报告已有对应段落，概述应与报告保持一致，并逐句对照下面的了解情况，尤其核对日期、金额和问题范围。报告改了，底稿也要跟着核对。
后面附什么，照着刚才那段文字找
把“了解情况”里的序号展开，附件目录就有了。仍以本例为教学示范：
A、B、C三户房屋租赁合同有关内容。 截至2025年8月31日的租金收取明细及对应收款凭证。 2025年9月2日与经办人丙的谈话记录。 当时适用的房屋租赁管理办法及相关条款。 2025年8月25日三份书面催缴通知及发送记录。 2025年7月15日相关通话记录、向三户了解电话催缴情况的记录。 相关缓缴审批记录核对材料及向负责人丁了解情况的记录。
这里的合同，支撑应收金额和缴款时间；收款凭证，支撑实际到账金额；管理办法与通知发送记录放在一起，才能看出书面催缴晚在哪里。
附件若只有一张“欠款6万元”的汇总表，审阅人还得追问这6万元怎么来的。把合同、明细和凭证对应好，对方才能往下核。
节选合同或制度时，保留名称、来源、适用时间和理解条款所需的上下文。节选件应能追溯到原始文件，原始材料应妥善保留。
“无异议”这句话，要等沟通以后写
模板下方有一段沟通情况。假设9月5日，按组内安排向中心负责人丁沟通，对方确认了欠款金额、电话催缴以及书面通知的发出日期，同时强调已经电话催收过，那么可以这样记录：
**沟通记录示范，以下内容全部为教学假设：**2025年9月5日，小组成员甲、乙与甲服务中心负责人丁沟通上述情况。丁对三户欠缴租金6万元及8月25日发出书面催缴通知的事实无异议，并说明中心此前已作电话催缴。经核实，电话催缴情况属实，已在底稿中记载；问题表述限定为“书面催缴不及时”。（支撑材料8：本次沟通记录）
这样，目录再补上第8项沟通记录。对方的说明、核实结果和最终采用的表述都有交代。如果实际仍有争议，就记录具体意见与核实进展；模板里的“无异议”不能提前填好。
最后，把基本信息补齐，正文中的附件序号与实际材料逐一对应，再按实际职责办理承办与审核手续，保留真实签署状态。
回头看这份底稿，它围绕的始终是同一件事：3户欠款，书面催缴超过规定期限。概述让人迅速看懂问题，了解情况留下核实经过，附件让每个关键事实都能找到出处。
你开始写自己的底稿时，也可以先选一件范围明确、材料相对齐全的事。把日期和金额写准，把当事人的解释核实，把对应材料找出来。写到某一句找不到依据，就先把缺口记下来，继续了解后再补。第一份底稿，就是这样一句一句写实的。
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