机械说明书可以只提供电子版了吗?

机器上贴一个二维码，就能不交纸质说明书了吗？

说明书放在触摸屏里，算不算已经提供？

设备用了十几年，原来的下载链接还能不能撤掉？

机械说明书可以采用数字格式，但“允许电子版”附带一组具体条件。把纸质文件改成PDF，只完成了其中一步。

而且，这件事并不是到了2027年才第一次被允许。已经更新的机械指令应用指南，也给出了相应解释。

以下场景均为说明条款而构造的示例，不对应具体客户或项目。

一、先把时间说清楚：不必把2027年当成唯一分界线

新机械法规 (EU) 2023/1230 第10(7)条明确写道：

“The instructions may be provided in a digital format.” 

说明书可以以数字格式提供。

新机械法规自2027年1月20日起全面适用。在此之前投放欧盟市场的机械，仍须满足机械指令2006/42/EC，不能直接把现行指令跳过去。

但欧盟委员会2024年4月发布的机械指令应用指南第2.3版，已经更新了§255“说明书的形式”。

指南说明：按照新机械法规关于说明书形式的规定执行，包括非专业使用情形下必要安全信息的纸质要求，可以满足机械指令的对应要求；并明确引用第10(7)条作为数字说明书的符合性依据。

因此，不能简单写成“2027年前必须全部纸质，2027年后全部电子”。

这里要区分法律与指南：现阶段适用的法律仍是机械指令，指南提供其应用解释；指南本身不具有与法规相同的法律约束力。具体产品还要考虑其他适用法规及合同约定。

对设备商而言，现在就可以评估数字交付方式。评估的重点，是是否满足这些条件。

二、扫码能打开，不代表交付已经完成

第10(7)条首先要求明确数字说明书的访问方式。原则上标在机械或相关产品上；无法这样做时，才放在包装或随附文件中。

但二维码只是入口。

说明书还要能够让用户打印、下载并保存在电子设备上，以便随时查阅，尤其是在设备发生故障时。即使说明书嵌入机器软件，这项要求仍然适用。

例如，一台包装机的操作说明全部放在触摸屏帮助菜单里。正常运行时很方便；控制电源故障以后，屏幕打不开，维修人员也就看不到故障处理和安全隔离说明。

如果没有可下载、保存并独立查阅的安排，这种方式就没有解决条款特别关注的问题。

再如，二维码打开的是一个只能在线翻页的网页，不能下载和保存。工厂网络中断，说明书随之无法访问。即便交付当天能够正常打开，也不足以说明数字交付条件已经满足。

法规没有指定必须使用某一种文件格式，也没有要求二维码必须长成什么样。设备商需要证明的是：用户确实能拿到、保存并使用这份说明书。

三、十年是最低期限，不能自动当成到期日

第10(7)(c)条同时提出两个时间要求：

1. 在机械或相关产品的预计使用寿命内保持在线可用；

2. 自投放市场后，至少保持十年。

两个条件应同时满足，不能只取其中较短的一个。

假设一台设备预计使用十五年，制造商就不能以“已经满十年”为理由，提前撤掉对应的在线说明书。

这也解释了为什么“发一封带PDF附件的邮件”不能单独替代全部数字交付安排。邮件可以帮助用户保存文件，但它本身不能证明制造商已经满足在线可用期限要求。

再看一个常见场景：公司官网改版，原来的下载目录被删除；机器上的二维码还在，扫码后却是“页面不存在”。

设备没有发生变化，交付时的链接却失效了。风险可能出现在多年后的换班、维护、搬迁或再次安装时。

因此，数字说明书需要纳入长期文件管理。这个责任不能随着项目验收结束就停止。

四、两种纸质要求，要分开理解

第一种，是用户提出纸质说明书请求。

第10(7)条规定，用户在购买时提出请求，制造商应在一个月内免费提供纸质说明书。

例如，工业设备采购方在购买时要求一套纸质操作说明。制造商不能仅以“我们统一采用电子交付”为由拒绝这项要求。

这里的“购买时”和“一个月内”都有具体含义。不能把这一条改写成“任何时候提出要求，都必须一个月内免费提供”；也不能把它理解成“说明书可以等设备投入使用以后再慢慢补齐”。

第二种，是面向非专业用户的必要安全信息。

如果产品预期供非专业用户使用，或者虽然不是为他们设计，但在合理可预见条件下可能由他们使用，制造商仍须以纸质形式提供投入使用和安全使用所必需的安全信息。

例如，一台面向家庭用户销售的割草机，可以有完整的电子说明书，但不能因此只在包装上留一个二维码，让用户自行上网查找所有安全信息。

这项要求针对的是必要安全信息，不等于所有这类产品都必须同时附带整本纸质说明书。具体哪些信息属于“必要”，仍要结合产品风险判断。

2024版指南§255对此进一步解释：至少应考虑装配、启动、使用、维护和运输相关的信息，确保按这些信息操作时，不危及使用者或第三人的健康与安全；风险评估还可能表明需要补充其他信息。

五、文件能下载，还要确认是不是这台机器的

数字化不会降低说明书的内容和语言要求。

第10(7)条要求说明书及相关信息清楚说明对应的产品型号，并使用相关成员国确定的、用户能够容易理解的语言；内容应清晰、易懂、可读。

假设设备商同一系列有基础款和自动上下料款，两者的进入方式、清障步骤和维护要求不同，但所有二维码都跳转到同一个“最新版说明书”。

如果页面只保留基础款文件，自动上下料款的用户即使下载成功，也可能遗漏实际配置下的安全要求。

又如，后续机型改变了维护步骤，网站直接用新版PDF覆盖旧文件。已经交付的旧设备没有同步改变，其使用者却只能读到新机型的操作要求。

这些问题不是“PDF能不能打开”能够识别的。

从工程管理角度，应把设备型号、相关配置与适用文件对应起来，保留用户识别正确说明书的依据。这里是在解释如何实现文件匹配要求，并不是说法规强制企业购买某一种文档管理系统。

语言也一样：网页支持切换语言，不代表对应型号的完整说明书已经满足交付语言要求。

六、数字化改变的是交付方式，文件的作用没有改变

说明书用于让使用者正确安装、操作、维护并了解相关风险。

EU DoC，即欧盟符合性声明，用于声明产品符合适用要求。

技术文件用于支持制造商的符合性判断，不能因为建立了下载页面，就把这三类文件混在一起。

EU DoC有单独的交付规则。新机械法规第10(8)条允许制造商让声明随设备提供，或者在说明书及规定信息中提供访问声明的网址或机器可读代码。采用数字声明时，应在设备预计使用寿命内保持在线可访问，且自投放市场或投入使用后至少十年。前述“购买时请求、一个月内免费提供纸质版”的规定针对的是使用说明书，不能直接套到EU DoC上。

因此，“说明书可以电子化”不等于“所有文件只放一个二维码就行”，也不等于需要把全部内部技术资料公开给客户。

对于设备商，真正需要改变的是交付管理方式：

交付当天，用户能否找到对应型号和语言的文件；机器故障时，用户能否继续查阅；多年以后，原设备需要的说明是否仍然可获得。

这些问题都有可靠安排，数字说明书才真正发挥作用。

关于制造商角色及文件责任，可以结合前文《从旧指令到新法规：出口设备商应优先关注的7件事》阅读。