第四章档案的收集 读书笔记

第三节 文件的归档 

本节核心脉络

本节系统阐述了归档制度的内涵、法律依据，以及归档范围、归档时间和归档案卷质量要求三大核心问题。归档工作是机关文书工作的最后一步和档案工作的起点，是档案收集工作的基础环节。

一、归档制度

1. 归档的含义

归档是指各机关的文件处理部门或业务部门将其在工作、生产活动中产生并处理完毕的文件材料整理立卷，定期移交给档案室集中保存的过程。文件的立卷归档是机关文书工作的最后一步，也是档案工作的起点。

2. 归档制度的法律依据

归档已上升为国家明文规定的制度，具有明确的法律依据：

1.1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》——要求各级机关的档案材料由档案业务机构集中管理，不得由承办单位或个人分散保存。

2.1983年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》——重申了这一决定。

3.1987年《中华人民共和国档案法》第十条——明确规定应当立卷归档的材料必须定期向本单位档案机构移交，集中管理，任何个人不得据为己有。至此，归档制度以法律形式固定下来。

3. 归档制度的必要性与作用

文件材料由文书处理部门或业务部门负责立卷归档，具有以下优势：

1.发挥其熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高立卷工作的质量和效率。

2.减少档案室的工作量，使其有更多时间开展其他工作。

3.使机关档案室的档案资源得到有效补充，是积累国家档案财富的重要保证。

二、归档范围

1. 应归档的文件材料

凡反映本机关工作活动、具有保存价值的文件材料均属归档范围。根据国家档案局第8号令，一个机关应归档的文件材料主要由四个部分组成：

1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，以及下级机关报送的重要文件材料。

4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

根据2018年第13号令《机关档案管理规定》，机关档案涵盖5大类：

1.文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案

2.机关履行行业特有职责形成的专业档案

3.照片、录音、录像等音像档案

4.业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案

5.印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案

2. 不归档的文件材料

不归档范围包括：上级机关普发性不需本机关办理的文件、任免奖惩非本机关人员的文件、参考性抄件；本机关重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、一般文件修改稿校对稿、不需办理的信件电话记录等；同级机关不需贯彻执行的文件；下级机关供参阅的简报情况反映等。

3. 确定归档范围时的注意事项

1.电子文件及元数据应一并归档。

2.有发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

3.联合行文的文件原件由主办机关归档，其他机关归档复制件或副本。

4.有关刊物、简报、图书等一般性参考资料原则上不立卷归档。

5.一个部门的文书档案和科技档案应分别归档。

三、归档时间

归档时间是指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料向档案室移交的时间。按照《机关档案工作条例》规定，机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。

归档时间的确定依据包括：各类文件材料的形成特点及规律。对于某些专业性文件、特殊载体文件、机密性强的文件或驻地分散的单位文件，可适当延长归档时间。电子文件的归档时间较为灵活——逻辑归档应实时进行，物理归档可按纸质文件归档时间定期完成。

核心要点：归档时间过短影响文件日常使用；过长易导致文件散失和损坏。应科学合理地确定归档时间。

四、归档案卷或文件的质量要求

档案室一般不接收未经整理的零散文件材料。总的质量要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体包括：

1. 归档文件必须齐全完整

凡在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料，均应收集归档，种类、份数均须齐全完整。

2. 遵循文件形成规律，层次分明

正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等应分别组在一起，不得分开；一个项目的材料要完整反映从立项到结束的全过程，尽量做到一事一卷。

3. 区分不同价值分别组卷

根据归档文件不同的保管期限分别组卷，以便初步划定保管期限，日后向档案馆移交时防止拆卷重组。

4. 卷内文件保持有机联系，系统排列

批复在前、请示在后；正件在前、附件在后；会议记录按时间排列、会议文件按重要程度排列；结论性文件在前、依据性文件在后。

5. 跨年度文件的组卷规则

1.跨年度的请示与批复——放在批复年度立卷；没有批复的放在请示年度。

2.跨年度的规划——放在针对的第一年立卷。

3.跨年度的总结——放在针对的最后一年立卷。

4.跨年度的会议——放在会议开幕年度立卷。

6. 技术加工要求

卷内文件按排列顺序依次编号，填写卷内文件目录和卷末备考表；案卷标题应简明确切并注明保管期限；圆珠笔和铅笔字迹须重抄或复印；已破损的文件应予修整；使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。

7. 电子文件归档的特殊要求

根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）：归档电子文件格式须符合国家通用格式；以专有格式归档的须保证专用软件、技术资料齐全完整；加密电子文件归档前需解密。此外，电子文件已具备电子签名、电子印章的，纸质文件不需再行实体签名盖章；无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件可仅以电子形式归档。

五、本节小结

归档制度是国家以法律法规形式固定下来的重要制度，是档案收集工作的基础。本节重点围绕归档范围、归档时间、归档案卷质量要求三大核心问题展开，既有应归档与不归档范围的明确界定，也有组卷排列、跨年度处理、技术加工等操作性要求，同时还兼顾了电子文件归档这一新兴领域的规范。

六、思考与延伸

1.机关档案五大类别的划分对归档实践有何指导意义？

2.电子文件"仅以电子形式归档"与"双套制"如何取舍？

3.归档范围中"应归档"与"不归档"的界限是否足够清晰？实际执行中可能遇到哪些争议？