第四章 档案的收集 读书笔记

第四节 档案馆对档案的收集

本节核心脉络

本节从档案馆作为集中保管党和国家重要档案基地的定位出发，系统介绍了档案馆收集档案的多种方式与途径，包括对现行单位档案的接收、对撤销单位档案的接收、对历史档案的接收与征集，以及接受捐赠、购买、寄存、交换等补充方式，构成了档案馆档案收集的完整方法体系。

一、档案馆对现行单位档案的接收

接收现行单位的档案是各级综合档案馆收集工作的经常任务。

1. 接收期限

根据《机关档案工作条例》《档案馆工作通则》等文件的规定：

1.省级以上机关——将永久保存的档案在本机关保存20年左右后向档案馆移交。

2.省辖市（州、盟）和县级以下机关——将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右后向档案馆移交。

每个单位实际移交的年限应根据单位具体情况而定，如所处环境、档案形成、保管和利用情况、距档案馆远近等。

2. 接收方法

档案馆对现行机关档案的接收方法有两种：

1.逐年接收——每年接收一次档案。

2.定期接收——每隔一定时期（3年、5年）接收一次档案。

3. 接收要求

1.进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。

2.移交进馆的档案必须是经过鉴定、具有长远保存价值的档案。

3.立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随同档案一起接收。

4.交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名盖章。

5.具备条件的要做到电子目录、全文数据与纸质档案同步进馆。

二、档案馆对撤销单位档案的接收

撤销单位档案具有分散、不系统、存在尚未办理完毕的文件等特殊性，接收时需注意以下问题：

1.机关撤销时，严禁把档案分散、毁弃或丢失；撤销单位应负责整理并保管好档案，由主管机关代管或按规定向有关档案馆移交。

2.撤销单位原全宗不得分散——业务划归几个单位的，档案不能随之分散，可由其中一个机关代管或向有关档案馆移交。

3.一个单位并入另一个单位或几个单位合并的，合并前形成的档案应以原全宗为单位移交，不能与合并后形成的档案混在一起。

4.单位撤销或合并时，尚未办理完毕的文件应移交给接管单位继续处理，并作为新单位的档案保存。

5.临时工作机构或机关所属单位撤销时，其档案由主管机关代管或按规定向档案馆移交。

三、档案馆对历史档案的接收与征集

1. 对保存在国家机关、社会组织等部门的历史档案的接收

保存在一般现行机关的历史档案基本可按照接收现行单位和撤销单位档案的办法处理。对于图书馆、博物馆、历史研究部门等收藏的部分历史档案，档案馆应根据具体情况采取接收、交换、复制、互相协作等方式处理。通过考古发掘出来的古代档案（甲骨、金石、竹简等），因具有档案与文物双重性且博物馆有专门管理方法，目前仍由博物馆和文物部门保管为宜。

2. 对收藏于个人手中的历史档案的征集

不少历史档案因政治、社会等原因散失在个人手中，包括革命老干部、普通群众、当年官吏职员的子孙亲友等。有的档案被埋葬，有的被废品收购部门收买，有的处于不利保存环境，情况十分复杂。需多做工作，发现线索，动员这些人士将所藏档案交给国家。

3. 对少数民族地区历史档案的征集

少数民族地区保留了许多早期和古老形式的档案，是我国各民族的宝贵文化财富。征集工作需了解和掌握少数民族档案的特点：

1.记录文字的多样性——有汉文、汉文与民族文字混合、纯民族文字乃至较古老的民族文字档案；有的民族没有文字档案，只留下原始形态的档案。

2.内容形式的全面性、多样性——如族谱、文契、部族活动记录、宗教活动记录等，形式有贝叶、竹木、简板、布帛等。

3.保存地点的分散性——档案常保存在寺庙、土司、头人及其后裔和当地少数民族同胞手中。

征集少数民族地区历史档案关系到党的民族政策、统战政策和宗教政策，要求有较高的政策水平，根据不同对象、不同情况分别对待。

四、接受捐赠

对所有权不属于国家的私人档案，在个人自愿的基础上接受无偿捐赠。捐赠档案应建立专藏妥善保管，捐赠者享有优先利用权及其他奖励政策。捐赠者多为著名人物及部分私营企业。对捐赠档案的个人根据《档案法》第十六条规定，应予以奖励。

五、购买

档案馆对档案的购买是指将所有权归个人所有、属本馆收集范围而其所有者不愿无偿捐赠的档案购入馆内。目前世界许多国家的档案法都规定了国家档案馆对私人档案的优先购买权。购买时须严加控制：只有对确有需要的、价值较高的、对馆藏建设有重大影响的档案才能有选择地购买，购买前应对档案内容、成分及保管状况深入调查并进行价值鉴定，避免盲目性。

六、寄存

寄存是指公民个人、企业或其他社会组织委托档案馆代为保管档案的一种形式。寄存档案的所有权并未转让，仍归寄存者所有。档案馆对寄存档案不得任意提供利用，如需提供利用，应征得寄存者的同意。

根据《档案法》第二十一条和第二十五条：寄存者对档案享有优先利用权，可对不宜开放的部分提出限制利用意见；各级国家档案馆对寄存档案的公布和利用，应征得档案所有者同意。

核心要点：寄存与捐赠的本质区别在于所有权是否转移——寄存不转移所有权，捐赠则转移所有权。

七、交换

交换是指同其他档案馆或有关部门建立档案交换关系，互通有无、补充馆藏。交换时应采取对等原则，有来有往。用于交换的档案一般是本馆馆藏中多余的复本。既是文物、图书资料又是档案的，可与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或目录，联合举办展览，共同编辑出版史料或进行史料研究。

八、本节小结

档案馆收集档案的途径丰富多样，可归纳为两大类别：

每种方式各有其适用对象、条件要求和法律依据。接收是档案馆收集工作的主要途径，而捐赠、购买、寄存、交换等则是对馆藏的重要补充渠道，尤其是对私人档案和历史档案的收集，需要综合运用多种方式灵活推进。

九、思考与延伸

1.综合档案馆如何妥善处理接收、捐赠、购买、寄存等多种方式之间的关系？

2.少数民族历史档案征集中的民族政策、宗教政策底线如何把握？

3.电子档案的接收是否也应纳入"同步进馆"的整体要求？如何落实？