Excel省-市-区三级联动菜单:级联选择,录入效率翻倍还不出错

在做客户信息表的时候，选择省份为广东之后，城市需要手动填写，区县也要再次查找，很麻烦，并且很容易出错。其实使用Excel的数据验证和INDIRECT函数可以制作出省、市、区三级联动的下拉菜单。

一、准备省级、市级、区级的数据

创建一个新的工作表，并命名为“基础数据”，按照如下方式进行整理：

省份，对应的城市

广东省，广州市、深圳市

浙江省，杭州市、宁波市

准备好的城市对应的区县名单为：

城市 对应区县 

广州市，天河区、越秀区 

深圳市，南山区、福田区 

杭州市，西湖区、滨江区 

宁波市，海曙区、鄞州区 

主要做法是给每一组数据取一个名字。

例如，在连续的两个单元格里输入“广州市、深圳市”，选中这两个单元格，在左上角的名字框里输入：

广东省

按下回车键进行确定。

同样把“天河区、越秀区”的地方叫做：

广州市

其他省份、城市也按照上面的方法来设置。

小贴士：名称要和上一级菜单中文字完全一样，不然联动就会出问题。

二选择制作省份下拉框

创建一个新的“信息录入”工作表。

A列填上省份、B列填上城市、C列填上区县。

把基础数据中省份的列表命名为“省份列表”。

选择A2单元格，然后点击：

数据->数据校验->准许：序列

来源处填写：

= 省份列表

点击“确定”。

这样A2就可以直接选择“广东省”或者“浙江省”，不需要手动输入。

三让城市随着省份的变化而变化

这是整个过程当中最为重要的一步。

选择B2单元格，进行数据验证设置，类型为序列，来源处填写：

=INDIRECT($A2)

点击“确定”按钮。

那么我们开始吧：

A2选择广东的话，B2就会出现广州和深圳。

A2改为浙江省的时候，B2下拉框的内容就会变成杭州市和宁波市。

INDIRECT函数的作用就是把A2单元格里的省份名称转换为相应的命名区域。

四让区县随着城市发展而自然发展

选中C2单元格之后接着进行数据验证的设置，来源处输入如下内容：

=INDIRECT($B2)

完成之后就创建好三级菜单了。

实际的情况是：

text

广东省→广州市→天河区

广东省→深圳市→南山区

浙江省 → 杭州市 → 西湖区

不同的城市，区县下拉选项也会随之变化。

当需要输入多行数据的时候，可以将A2:C2复制到下面的区域中，用“选择性粘贴→验证”就可以把下拉规则应用到其他的行上了。

五、两个需要注意的地方

问题1：下拉菜单没有数据。

检查命名区域是否正确，在省份和城市的名称里面是否有多余的空格。

问题2：改变省份之后原来的城市仍然存在。

因为数据验证只更新下拉选项，并不会自动清空已填入的内容。

因此，在更改省份之后要重新选择城市、区县；在更改城市之后也应重新选择区县。

要实现自动清空下级内容的话，就需要用到VBA宏了。

六、做一做

可以试着做一个员工籍贯登记表，包括姓名、省份、城市、区县四栏。

先准备好基本的数据，然后设置三级下拉菜单，在此之后测试切换省份的时候，城市以及区县的选项是否正确。

掌握了该方法之后，客户地址、员工籍贯、门店区域之类的表格都可以使用了。

Excel好与不好，并不是看记住了多少函数，而是要看能否使日常重复性工作更简单。