《档案工作实务》第九章 读书笔记

第二节 归档文件的鉴定、分类

核心要义：归档文件的鉴定主要是指价值鉴定，是档案鉴定工作的首要环节，包括确定归档范围和划分保管期限两个阶段任务。分类是归档文件整理的重要环节，直接关系到排列、编目等后续工作。

一、归档文件的鉴定

（一）鉴定的原则和标准

鉴定的原则（用三个观点看问题）：

1.历史的观点——把归档文件放在形成的历史条件中具体分析其价值

2.全面的观点——从来源、内容、形成时间、文本、载体形式等综合判定价值

3.发展的观点——档案价值有时效性和扩展性，要有发展的眼光看将来需要

鉴定的标准（四大标准）：

1.职能标准——按立档单位所在政府系统的地位和重要程度决定价值，行政级别越高档案越重要

2.来源标准——体现"以我为主"，本机关形成的文件材料是保存重点，不能简单地认为上级的就比本级重要

3.内容标准——强调内容的重要性和独一性

4.形式特征标准——文件的名称、文本、外形特征

·名称不同作用不同价值不同（决议、决定、令价值高，一般通知、函价值低）

·草稿、修改稿一般不保存，重要领导人直接修改批示的应保存

·载体形式：重要照片、音像材料、领导人题词、奖牌证书等实物也属档案范畴

（二）确定归档和不归档的范围

依据国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及第10号令（企业）。

机关文件材料归档范围（六类）：反映主要职能和基本历史面貌、具有凭证价值、临时机构处理专项工作、重大建设项目科研课题、本机关需贯彻执行的上级同级文件、其他有查考价值文件

不归档范围：上级机关普发不需办理、重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、一般性文件的修改稿校对稿、不需办理的一般性人民来信电话记录等

确定归档范围应注意的五个问题：

1.以文件材料为主，不是"有收必归"

2.以文件材料价值为主，不是"有文必档"

3.归与不归，不能光看有无红字版头和文号

4.以本机关为主，不是"外机关都不要"

5.要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料

（三）划分保管期限

机关文书档案保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

永久保管的文书档案（八类）主要包括：

1.本机关制定的法规政策性文件材料

2.重要会议、重大活动形成的主要文件材料

3.职能活动中形成的重要业务文件材料

4.关于重要问题的请示与批复、重要的报告、总结、综合统计报表

5.机构演变、人事任免等文件材料

6.房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料

7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料

8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函请示与复函批复

定期保管的文书档案主要包括一般性业务文件材料、一般性会议活动文件材料、一般性人事管理、一般性事务管理、一般性请示批复等九类。

划分保管期限应注意的四个问题：

1.注意文件之间的联系，防止孤立地看其价值

2.考察文件的实际内容，防止单从形式上看其价值

3.研究文件的各种作用，防止片面地看其价值

4.考虑文件的长远需要，防止静止地看其价值

二、归档文件的分类

归档文件的分类是指全宗内归档文件的实体分类，即按来源、时间、内容和形式特征划分层次和类别，构成有机体系的过程。

（一）分类方法（三种基本方法）

根据《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），以年度、机构（问题）和保管期限作为归档文件基本的分类方法。

1.年度分类法——根据形成和处理文件的年度分类

·判定文件日期：一般以**签发日期（落款日期）**为准

·跨年度形成的密切联系文件统一归入办结年度

·件内稿本文本日期不一致的，以装订时排在前面的文本日期为准

2.机构（问题）分类法——按形成或承办机构/内容所反映的问题分类

·两者选择其一使用，不能同时采用

·机构分类法适用于内部机构稳定、职责清楚的单位；问题分类法适用于机构变化频繁、职责不清的单位

3.保管期限分类法——按划定的保管期限分类，便于实体区分、排架管理、移交进馆

（二）复式分类与分类方案的编制

·年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须具备

·机构（问题）是选择项

常见复式分类法（五种）：

1.年度—机构—保管期限分类法（适用于机构有变化但不复杂的单位）

2.保管期限—年度—机构分类法（便于档案移交进馆）

3.年度—问题—保管期限分类法（适用于不宜按机构分类的情况）

4.保管期限—年度—问题分类法

5.年度—保管期限分类法（适用于内部机构简单的基层单位或小机关）

分类方案应保持相对稳定，调整应从一个新的阶段或新的年度开始，并在全宗介绍中说明。

三、机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度

·国家档案局2022年5月印发通知，全面推行"三合一"制度

·以机关在公务活动中形成的各种形式、各种载体的全部档案为对象

·明确机关档案门类、各门类分类方法和档号编制要求，确定归档范围，准确划分保管期限

·提高机关档案资源管理的科学化、规范化、标准化水平

四、本节知识框架

归档文件的鉴定、分类├── 鉴定│   ├── 原则：历史、全面、发展的观点│   ├── 标准：职能、来源、内容、形式特征│   ├── 归档范围：归/不归 + 五个注意问题│   └── 保管期限：永久 + 定期（30年/10年）+ 四个注意├── 分类│   ├── 方法：年度、机构（问题）、保管期限│   ├── 复式分类：年度/保管期限必选 + 机构可选（五种）│   └── 分类方案编制└── 三合一制度（2022年推行）

学习小结：本节是第九章核心，内容多、考点密集。重点掌握：一是鉴定的三大原则与四大标准；二是归档范围的五个注意问题；三是保管期限"永久+定期（30年/10年）"及划分的四个注意；四是三种分类方法及年度、保管期限为必选项、机构（问题）为选择项的规定。保管期限的判定标准是高频考点。