每日 Excel 小技巧|第 12 期:按格式查找替换,靠颜色和字体就能定位单元格

哈喽大家好，这里是【每天学习一个 Excel 小技巧】专栏。上一期我们把查找的两种模式、四个范围讲清了。但还有一种情况，前面那些办法全都搞不定：表格里一堆红色单元格、一堆倾斜字体，你想把它们统一改掉，可是它们里面写的什么内容都不一样。这时候要找的不是 "内容"，而是 "格式"。今天这一期就专门讲按格式查找和替换，四个实例，全是照着步骤就能复现的。

1-1 入口：先找到 "格式" 这个按钮

打开

1. Ctrl+F
    打开【查找和替换】窗口
2. 点右下角【选项】，展开完整面板
3. 你会看到两个关键按钮：

• 查找页下面是 **【格式…】**按钮
• 替换页中间是 【替换为】（右侧也有一个【格式…】）

点开【格式…】后有三个选项

表格

⚠️核心逻辑先记牢："查找内容" 留空 + 只设置格式 = 按格式查找这一整类单元格，和你填了什么字无关。

1-2 实例 1-A：查找所有红色单元格（用 "拾取格式"）

场景：表格里标红的异常工单，分散在不同列不同行，想一次全找出来。

操作步骤

1. 选中一个已知是红字的单元格（先确认它是 "字体颜色红" 还是 "底纹红色"，两者不一样，后面会讲）
2. Ctrl+F
    →【选项】
3. 【查找内容】清空，一个字都不要填
4. 点【格式…】→ 选 【从单元格选择格式】
5. 光标会变成一个小吸管，回到刚才选中的红字单元格，单击它一下
6. 窗口回到查找面板，格式按钮旁边会出现 "预览：红色字体" 之类的小提示，说明抓到了
7. 点【查找全部】

👉结果：下方列表会把工作表里所有红色字体的单元格全部列出来，点击任意一条就能跳过去。

⚠️两个必须注意：

1. 吸管别点错格子。点错了就把错的格式抓进来了，用【清除查找格式】重来。
2. 红字和红底要分清：如果单元格只是 "填充了红底色、字体是黑的"，你的吸管点在它的文字上，抓到的是黑色字体，那就一个也搜不出来。想找红底，就得在【从单元格选择格式】之后确认预览里显示的是 "填充"，或者用下面的方法手动设。

顺便：怎么只查红底不查红字（手动设）

1. 【查找内容】留空
2. 【格式…】→【选择格式】→ 切到【填充】标签页
3. 选红色 → 确定 → 查找全部

注意：手动设置时**【字体】标签页一律保持空白**，不要动任何一项，否则会变成 "字体 + 填充都要匹配"。

1-3 实例 1-B：查找字体倾斜的单元格（手动设置格式）

场景：做表时，有几行数据被人设成了斜体，要和正常行区分开，现在要全部找出来。

操作步骤

1. Ctrl+F
    →【选项】
2. 【查找内容】留空
3. 点【格式…】→ 选 【选择格式】（手动设置，不用吸管）
4. 在弹窗里切到【字体】标签页
5. 找到【字形】那一栏，选择 【倾斜】（不要选 "倾斜 加粗"，只选 "倾斜"）
6. 其他所有项目都不要碰：字体名不填、字号不填、颜色不动
7. 确定 → 点【查找全部】

👉结果：所有斜体的单元格被一次性找出来，包括斜体的纯数字、斜体的日期。

✅为什么用 "手动设置" 而不是吸管：你想找的是 "斜体" 这一个特征，而不是 "某个具体格子的全部格式"。手动只勾一个条件，匹配范围刚好。

⚠️提醒：如果某个格子是 "倾斜 + 加粗"，你在字形里只选了 "倾斜"，它不一定能被匹配上（字形是完整匹配的）。遇到漏了的情况，把字形改选成 "倾斜 加粗" 再查一次。

1-4 实例 2：把 "菜" 字替换成加粗红色（替换时带格式）

场景：一张菜品清单，"菜" 这个字要统一改成加粗 + 红色，方便一眼识别。

操作步骤

1. Ctrl+H
    打开替换页
2. 【查找内容】输入 菜
3. 【替换为】输入 菜（注意：两个字是一样的，我们只改格式，不改文字）
4. 光标停在【替换为】输入框里（这一步很关键，格式是加到 "替换为" 上的）
5. 点【替换为】右边的【格式…】→【选择格式】
6. 在弹窗里设置：

• 【字体】标签页 → 字形选 加粗、颜色选 红色
• 其他项保持空白

1. 确定，回到面板能看到 "替换为" 下面有格式预览
2. 点【替换全部】

👉结果：所有 "菜" 字变成加粗红色，文字本身不变。

⚠️三个高频坑：

1. 格式设置的位置错了：设在【查找内容】上就成了 "只查找红色加粗的菜"，结果一个都替换不了。格式一定要加在【替换为】那一侧。
2. 先把【选项】里的 "单元格匹配" 取消，否则只有内容正好是 "菜" 一个字的格子才会被替换，"白菜"" 菜心 "里的" 菜 " 都不会动。
3. **备份！备份！**先复制一份表再替换全部，尤其是数据量大的表。

1-5 实例 3：查找 "奶" 且为加粗，替换成白字黑底

这是最完整的组合用法：内容 + 格式双重条件 → 替换成另一套格式。

场景：清单里 "奶" 有很多条，其中只有加粗的那几条是重点品项，需要改成白字黑底突出显示。

第一步：查找（内容 + 格式两个条件同时成立）

1. Ctrl+F
    →【选项】
2. 【查找内容】输入 奶
3. 点【格式…】→【选择格式】
4. 【字体】标签页 → 字形选 加粗（其他都不设）
5. 确定 → 点【查找全部】👉确认列表里出现的都是加粗的那几条 "奶"，不加粗的没被选中，说明条件设对了

第二步：替换（换成另一套格式）

1. Ctrl+H
2. 【查找内容】输入 奶 → 点它旁边的【格式…】→ 同样设成 加粗
3. 【替换为】输入 奶 → 点它旁边的【格式…】→【选择格式】，设置：

• 【字体】标签页 → 颜色选 白色
• 【填充】标签页 → 背景色选 黑色
• 其他项留空

1. 【选项】里取消 "单元格匹配"
2. 点【替换全部】

👉结果：只有 "奶 + 加粗" 的组合被改成白字黑底；同样是 "奶" 但没加粗的，保持原样不动。

✅这就是 "内容 + 格式" 双条件的完整价值：避免误伤。如果只按内容替换，那些不加粗的 "奶" 也会一起被刷成黑白配色。

1-6 四个必知避坑点（这一段请收藏）

1. 设置格式时 "只设需要的那一项"，其余项一律留空。一旦把字号、字体名也设上，条件就变严了，很可能一个都搜不到。
2. 随时用【清除查找格式】重置。前一次设的格式会一直留着，下次查找会莫名其妙搜不到东西，先清一遍。
3. 条件格式产生的颜色，查不到。如果那些红底是 "条件格式" 自动变出来的，【格式】查找抓不到它 —— 因为单元格里并没有真正的填充色。这种情况要用第 11 期讲的 ISNUMBER(SEARCH(...)) 条件格式思路来处理。
4. 替换全部前先备份，并且先 "替换" 一条试效果，确认没问题再批量。

📌本期一句话速记（收藏）

表格

• 格式加在【替换为】上 = 改格式；加在【查找内容】上 = 限定只找这类
• 每个实例做完先【清除查找格式】，避免状态残留
• 红字 ≠ 红底，【字体】和【填充】是两个标签页，别设错
• 条件格式的颜色不受格式查找控制

📌本专栏：每天学习一个 Excel 小技巧从基础格式、函数到数据透视、报表自动化，一步步带你吃透 Excel，适合职场、台账、报表使用。

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