夜雨聆风上周五下午四点零七分，领导给我发消息："下周三休假前，把交接文档发我。"
我盯着那个空白的Word文档，脑子里只有一个念头：我这一个月到底干了啥？
翻聊天记录，翻待办清单，翻邮件——越翻越乱。写出来的东西自己都看不下去："负责XX工作推进，跟进XX项目进展。"负责了什么？推进到哪了？接手的人看了想打人。
后来我想明白了：交接文档写不出来，不是记性差，是方法错了。
我们总把交接文档当成"工作总结"，写的是"我干过什么"。但接手的人需要的是"我接下来干什么"。这两个东西差着十万八千里。
你自己觉得理所当然的事，比如"周报模板在共享盘第二个文件夹里""这个客户报价必须加税点""每周五下午四点前要发财务"——这些你闭着眼都知道的事，恰恰是接手的人最容易卡住的地方。不是你不写，是你根本意识不到这算"知识"。
所以我现在写交接文档，只做三件事：
第一，当个垃圾桶。把聊天记录、待办、文档链接、账号信息，想到什么贴什么，全倒给AI。整理的工作交给它，我只负责倒干净。倒的时候别筛选——你觉得没用的，可能正是别人需要的。
第二，给框架。我用的提示词长这样（直接复制能用）：
你是一名工作交接顾问。我把我的工作信息贴在下面，请帮我生成一份交接文档。 要求：
按「工作事项｜当前进度｜下一步动作｜关键联系人｜注意事项」的结构整理； 每一条事项，写清楚接手的人第一步该做什么； 信息里没写清楚的地方，用【待补充】标出来，最后汇总成问题清单问我； 语气客观，不写废话； 最后给我一个"紧急事项Top3"，标注接手后24小时内必须处理的。 我的信息如下： （这里把你翻到的所有东西贴进来）
第三，回答追问。这是最值钱的一步。AI会问我："这个表的更新频率是什么？""供应商对接人是谁？""报销走哪个流程？"——每一个问题都是我自己没想到要写的。上一次我回答了它二十几个问题，补进去七八条关键信息，其中有一条是只有我知道的报销系统密码。
最后让它生成文档，一份能看的交接文档就到手了。初稿十分钟，追问二十分钟，加起来半小时，比我以前磨一下午强多了。
说个真事：我同事小林照这个方法弄完，休假那两周，接手的人一次电话都没给他打过。他躺在海边，第一次觉得"把活交明白"是这么爽的一件事。
埋头干了一个月，别让一份写不明白的交接文档，毁了你整个假期。