Word招标文件审查技巧:一键高亮“无效、废标、资格”等敏感关键词

在审查招标文件、投标文件或合同文本时，我们经常需要重点关注一些可能影响评审结果的关键词，例如：

无效、

承诺、资格、

声明、废标、否决、

响应、偏离、实质性

如果一个一个手动查找，不仅效率低，而且容易遗漏。

其实，我们可以通过Word的VBA宏，实现一次性查找多个关键词，并用黄色突出显示。

下面就给大家介绍一个简单实用的方法。

一、这个方法能实现什么效果？

运行宏后，Word会自动在当前文档中查找指定关键词，并将这些关键词统一设置为黄色突出显示。

例如，文档中所有出现的：

无效、承诺、资格、声明、废标、否决、响应、偏离、实质性都会被自动标黄。

这样在审查招标文件时，可以快速定位风险点、审查重点和关键条款。

二、操作步骤

第一步：打开VBA编辑器

在Word文档中，按快捷键：

Alt+F11

即可打开VBA编辑器。

第二步：插入模块

在VBA编辑器中，依次点击：

插入→模块

然后会出现一个空白代码编辑窗口。

第三步：粘贴以下代码

将下面这段代码完整复制并粘贴进去：

Sub 一次性黄色突出显示招标关键词()    Dim keywords As Variant    Dim key As Variant    Dim rng As Range    Dim story As Range    '需要查找的关键词，可根据实际需要自行增减    keywords = Array("无效", "承诺", "资格", "声明", "废标", "否决", "响应", "偏离", "实质性")    '遍历正文、页眉页脚、文本框等区域    For Each story In ActiveDocument.StoryRanges        Do            For Each key In keywords                Set rng = story.Duplicate                With rng.Find                    .ClearFormatting                    .Text = key                    .Forward = True                    .Wrap = wdFindStop                    .MatchCase = False                    .MatchWholeWord = False                    Do While .Execute                        rng.HighlightColorIndex = wdYellow                        rng.Collapse wdCollapseEnd                    Loop                End With            Next key            Set story = story.NextStoryRange        Loop Until story Is Nothing    Next story    MsgBox "关键词已用黄色突出显示完成！"End Sub

三、运行宏

代码粘贴完成后，关闭VBA编辑器，回到Word文档。

然后按快捷键：Alt+F8

在弹出的宏列表中，选择：

一次性黄色突出显示招标关键词

点击：运行

稍等片刻，Word就会自动完成关键词查找和黄色突出显示。

四、如何增加或修改关键词？

如果还需要查找更多关键词，只需要修改代码中的这一行：

keywords = Array("无效", "承诺", "资格", "声明", "废标", "否决", "响应", "偏离", "实质性")

例如你还想增加：

澄清、补正、重大偏差、实质性响应、不予受理

可以改成：

keywords = Array("无效", "承诺", "资格", "声明", "废标", "否决", "响应", "偏离", "实质性", "澄清", "补正", "重大偏差", "实质性响应", "不予受理")

需要注意的是，每个关键词都要用英文双引号括起来，关键词之间用英文逗号隔开。

五、宏是针对哪个文档运行的？

一般情况下，这个宏是针对当前正在操作、当前被激活的Word文档运行的。

也就是说：

当前打开的是《招标文件A》，运行宏就处理《招标文件A》；

当前打开的是《投标文件B》，运行宏就处理《投标文件B》；

如果同时打开多个Word文档，宏会处理当前光标所在的那一份文档。

因此，运行宏之前，一定要确认当前选中的文档就是你要处理的文件。

六、换一份文档后还能不能用这个宏？

这取决于你把宏保存在哪里。

情况一：宏保存在当前文档中

如果宏只保存在某一个具体文档里，那么通常只有打开这个文档时才能使用。

另外，普通的`.docx`文件不能保存宏。

如果要把宏保存在文档里，需要另存为：

Word启用宏的文档（.docm）

情况二：宏保存在Normal.dotm中

如果希望以后打开任何Word文档都能使用这个宏，建议把宏保存到：

Normal.dotm

Normal.dotm是Word的通用模板。

把宏放到这里，相当于给Word增加了一个常用工具。

以后无论打开哪一份招标文件、投标文件或合同文件，都可以直接运行这个宏。

七、建议保存到Normal.dotm，方便长期使用

具体操作如下：

1.按`Alt+F11`打开VBA编辑器；

2.在左侧工程窗口中找到：

Normal或：Normal.dotm

3.右键点击它；

4.选择：

插入→模块

5.将前面的宏代码粘贴进去；

6.保存；

7.以后打开任意Word文档，按`Alt+F8`，即可找到并运行该宏。

这样，以后每次审查文件时，都不需要重新粘贴代码，直接运行即可。

八、使用前的小提醒

在正式使用前，建议先保存一份文件副本，尤其是处理重要招标文件、投标文件、合同文本时。

虽然这个宏只是给关键词添加黄色突出显示，不会删除或修改文字内容，但为了稳妥起见，建议养成先备份再操作的习惯。

九、适用场景

这个方法不仅适用于招标文件，也适用于很多文字审查场景，例如：

招标文件重点条款审查；
投标文件响应情况核查；
合同风险词筛查；
法律文书关键词标注；
制度文件敏感词检查；
评审报告重点词定位。

只要把关键词换成自己需要关注的内容，就可以快速批量标记。

十、总结

通过WordVBA宏，可以实现多个关键词的一次性查找和黄色突出显示，大大提升文件审查效率。

简单来说：

Alt+F11→插入模块→粘贴代码→Alt+F8→运行宏

如果只是偶尔使用，可以把宏放在当前文档中；

如果经常审查招标文件，建议把宏保存到`Normal.dotm`，以后任何Word文档都可以直接调用。

对于经常处理招投标文件的人来说，这是一个非常实用的小技巧。