(5)文档生成:从一句话到一份3000字的正式报告

从今天起进入实操周，连着六天，每天一个能直接抄的活。第一站：写文档。

先说个我自己的糗事。刚开始用的时候，我让它写一份复盘报告，就甩了句"帮我写个复盘报告"。结果它给我整了个通用模板，什么"本次项目取得了阶段性成果""后续将持续优化"，看得我血压有点上来。

后来我才明白，问题不在它，在我。我没告诉它写什么项目、给谁看、要几块内容、多少字。它只能拿最安全的套话糊弄我。

01 写文档，关键是给骨架

写文档这件事，你只要记住一句话：你负责搭骨架，它负责填肉。

骨架怎么搭？就是把这四样交代清楚：

• 文档类型：
  是通知、报告、方案、纪要还是合同初稿？类型不同，写法差得远；
• 章节结构：
  分几部分？每部分讲什么？这个必须你来定，别让它自由发挥；
• 字数范围：
  说个数，比如"3000字左右"，不然它可能给你500字也可能给你8000字；
• 排版要求：
  要不要页码、标题层级、表格。

举个对比。差写法："帮我写个Q3市场活动复盘报告"。好写法："请写一份Q3市场活动复盘报告，包含四部分：活动背景、数据表现、存在问题、改进建议。每部分配小标题，总字数3000字左右，输出Word文档。"

你看，差写法就一句话，好写法把骨架全给了。它拿到好写法，基本一遍就出能用的东西。

02 有素材就传素材

这是很多人忽略的一点。如果你手上已经有数据、有素材，别在指令里干巴巴地描述，直接把文件传上去。

比如写复盘报告，你把活动数据表传进去，让它"基于这份数据写数据表现部分"，出来的内容就有血有肉，不是空话。

03 今天的小练习

第一步，找一份你手头真需要写的文档，或者就拿这个复盘报告练手。

第二步，按上面那个"好写法"，把类型、结构、字数、格式四样交代清楚，传上素材文件。

第三步，等它生成 Word 文档，打开看看目录结构对不对。

看目录这一步别跳过。结构对了，内容再差也差不到哪去；结构错了，后面全白搭。我一般先扫一眼标题层级，再看每部分篇幅是不是均衡——如果某一部分只有两行，多半是它没东西可写，这时候你得补素材。

第四步，挑一处不满意的地方提修改意见。比如"第二部分数据表现太笼统了，结合我传的表格，把每个渠道的转化率都写出来"。它会重写这一段。

这里插一句，很多人写文档卡壳，卡的不是文笔，是结构。你自己都还没想清楚分几块，指望它替你想，不现实。所以用这个工具写文档，其实倒逼你先想清楚——这算是意外收获。

我平时写公众号长文也是这个套路。先在纸上列个提纲，一二三四列清楚，然后把提纲丢给它，让它按提纲把每段撑开。撑完我再自己改一遍，把那些不像我说话的地方调回来。整个过程比从零开始写快得多，而且不会写着写着跑题。

还有个细节：可以指定语气。比如『语气平实，别用夸张的形容词』『面向内部员工，别太正式』。它默认写出来的东西偏书面，你提前说一句，能少改很多。

还有人问，它写的会不会一眼假？说实话，如果你骨架搭得好、素材给得足，出来的东西质量相当能打。但通篇的套话感还是会有，我的做法是自己过一遍，把那些"持续优化""高度重视"之类的词换成具体动作，就自然了。

最后回答一个后台常见问题：『它写的报告能直接交上去吗？』我的答案是要看场合。内部用的东西，改一改基本能交；要是给客户或者对外发布的，那必须你自己从头到尾过一遍，尤其是数据和结论。工具能帮你把80%的框架搭好，剩下那20%的分寸感，还是得人来把握。

明天讲表格处理——一份2000行的脏数据，怎么十分钟洗干净。明天见。