你有没有过这种时候。老板在电话里要查一个数，半小时内。你人在外头，电脑在办公室。账在电脑里，手机打不开。

以前只能干着急。后来我让 AI 帮我把这本账变成了一个能随身查的看板，手机点几下就出数，不在办公室也行。

今天把做法，和它真能干什么，说给你听。

说个真事国庆前我出去玩，电脑扔在酒店房间。老板突然要一个项目的工程款收款数，说半小时内要。人都在外头，电脑得晚上才回得去。我掏出手机，打开看板链接，把链接发给同事，让他把「工程结算」那几笔挑出来。没一会儿，数就出来了。晚上回酒店，我在电脑上核了一遍，对得上。要是没有这个能随身开的看板，那天我只能干等回酒店。就这一回，我觉得这东西值了。

手机点开链接就能查（测试账数据）

账在我电脑，只能我查我们这种小公司，没上财务系统。账本就是一本 Excel，我一个人维护，也只在我这能查。平时我用透视表查，挺顺手。可它绑在电脑前。我在忙，同事要查个数，我得停下手里的活去查。不在办公室，手机打开 Excel 也查不了，干着急。这不是我一个人的事。很多小公司，账都这么管，查账的人走不开。

看板是这么做出来的先说清楚，做它我装了 WorkBuddy，一个 AI 帮手。不是凭空手写代码。先是拿一份几十笔的测试流水账，把要看板干什么，先设计出来。好处是，程序设计的时候，真实数据一直在我本地电脑，没离开过。这点我看重。⚠️ 小提醒：数据一直在我自己电脑，没进别人的云。你用，也该认准这一点。第一版很简单：输入收付款人，就能查出他相关的项目、收入和支出。不过那时候，一次只能查一个项目。后来加了智能查询。还是输入收付款人，但按拼音首字母排好序，能滚动着挑，也能用语音说个关键字就选出来。

人一选定，不把所有项目都摊开，只列出这个人对应的那几个项目，想单选多选都行。再后来，又迭代了一版，加上「对方总账科目」筛选，比如选了项目再点「工程结算」，出来的就是已收的工程款。年份筛选也是这时候补上的。最后连两万条的数据也跑得动，查一笔汇总，眨眼就出来。前后改了二十多轮，每改一版，都拿真实数据验过，数字对得上才敢用。做好的看板，就是一个网页文件，双击就能打开。手机上点击链接，也能查，这样不在办公室也成。

它到底能干什么说几个我经常用的。选一个项目，屏幕上立刻出来：这个项目总共收了多少，付了多少。再点里面某个供应商，能看这个人在这个项目里的每一笔明细，日期、凭证号、金额，清清楚楚。想看已收的工程款，就选「工程结算」这个科目。选好项目，再点上这个科目，属于工程款的收入一行行列出来，笔数、金额、收/付款人都清清楚楚。

选一个项目，这个项目收了多少、付了多少，立刻出来（测试账数据）

再点其中某个人，看他在这个项目里的每一笔（测试账数据）

选供应商「小长」，看他在这个项目里付的每一笔（测试账数据）

想看已收的工程款，选「工程结算」，属于工程款的收入一行行列清楚（测试账数据）

结果还能导出成表格，发给合伙人对账用。顺带说，这个科目筛选，就是前面那回真用上的麻烦逼出来的。

那天同事得手动把工程结算挑出来，我回来就让 AI 加上了一键选。工具就是这样，用着用着就能不断迭代完善。

数据怎么更新两个途径：

1、实时自动更新，但得让 Excel 上云同步，账要放到别人服务器上。

2、不上云，就得每次账更新后，都要看板数据做一遍同步。

我不太想上云，数据还是想留自己电脑。

我先选每月月底看板同步：月底结完账，看板同步更新。跑一段时间，看够不够用，再决定调不调。更新完，它还能顺手生成一份月度报表，省我再做一遍。

工具替我省下的，不只是查账的时间。是那种「人不在电脑前，就无法查账」的被动。现在，账跟着我走，手机点几下就出来。一个小公司，不用买系统，不用养 IT。Excel 接着记，想查的时候，手机点几下就出来，不在办公室也行。

这对我们这种没系统管理的小公司，挺实在的。

你公司要是也用 Excel 管账，最头疼的是哪个场景？

A. 人不在电脑前，查不了。

B. 同事要查个数，得等我手头的事忙完。

C. 数据在别人服务器上，不放心。

评论区扣个字母，下回我写细一点。 

推荐阅读：

点击下方链接，跳转阅读↓

装好 WorkBuddy，我第一个装的 Skill 是「微信读书」