从今天开始，“采购小孙说采购”新推出《AI赋能采购系列》的完整版，共14篇，分三个阶段：

- 认知篇（3篇）：AI在采购的应用全景、Prompt写作基本功、AI工具选型

- 实战篇（8篇）：询价报价、供应商管理、谈判沟通、合同风控、数据分析、成本优化、供应链战略、日常事务

- 进阶篇（3篇）：标杆案例解析、从Copilot到Agent、构建AI驱动采购组织

全系列以“明远智造”公司采购部的非生产性物料（MRO）采购故事贯穿，主角小孙从加班手工比价的采购经理，成长为AI转型的推动者。

登场人物：

故事发生在明远智造采购部——8人团队，管着180家供应商、4.5亿采购额。主要人物如下：

- 小孙（"我"）：MRO采购经理，入行十余年，从手工比价的加班党，蜕变为AI转型的推动者。

- 王总：采购总监，小孙的顶头上司，年年压降本指标，看似严苛，实则最支持转型。

- 老张：十五年工龄的老采购，管劳保后勤，AI头号怀疑派，后来主动来学Prompt模板。

- 李婷：入行两年的采购新人，管备件与五金机电，心细眼尖，最早用AI出成绩的年轻人。

- 老华：瑞辰工业品老板，合作五年的老供应商，讲人情够义气，谈判桌上精明务实。

去年腊月二十六，晚上九点半，办公室就剩我一个人。

桌上摊着三份报价单，分别来自瑞辰工业品、拓峰五金机电和凌盛劳保，都是年度MRO框架协议的询价：防静电手套、无尘布、清洁耗材这些产线高频消耗品打包招标。三家的报价格式各不相同：瑞辰用自家模板按品类报折扣率，拓峰发了个PDF逐项列价，进口品牌那部分还是美元价，凌盛直接在邮件正文里写了几个数字。我要把它们整理成一张统一口径的对比表，加上运费、账期、交期这些因素，算个综合成本。

听起来不复杂，对吧？

但我在Excel里折腾了将近三个小时。先是币种搞混了：拓峰的进口清洁剂报的是美元，我当成人民币录进去，那部分成本直接差了七倍。后来又发现瑞辰的报价里没含包装费，凌盛的交期写的是"工作日"但没说清楚含不含节假日。等我好不容易把表格理清楚，猛一抬头，九点半了。

第二天一早，李婷来找我核对数据，指着我表格第五行说："孙哥，这个运费公式引用错了，你把拓峰的运费乘以了瑞辰的数量。"

我当时的心情，用老张的话说就是——"想原地辞职"。

我做了十年采购，说句掏心窝子的话，这个行业的数字化水平，跟财务、销售比起来，至少落后五年。

我们团队8个人，管着180家供应商、4.5个亿的采购额。我分管的非生产性物料这块最磨人：1万2千多个物料编码、60来家供应商，单笔金额不大，需求却跟下雨一样，产线今天要防静电手套，明天要贴片机滤芯，后天设备科喊着急调一根皮带。日常工作的画面大概是这样的：邮箱里躺着200多封未读邮件，一半是供应商的报价、对账单、催款函；ERP系统里的数据导出来还得用Excel二次加工；每个月的管理报告，光整理数据就要花一整天。

最让我焦虑的是，每年王总（我们采购总监）都会拍一个降本指标下来："今年再降3%到5%"。可报价已经谈到骨头了，供应商一听降价就诉苦，你拿什么降？

直到有一天，我在手机上刷到一条新闻：IDC 2024年的调研显示，53%的采购业务用户已经在使用生成式AI。Hackett Group更猛，说64%的采购高管认为GenAI将在五年内根本性改变采购团队的运作方式。

我当时的第一反应是：AI能干采购？不会吧。

第二反应是：等等，如果别的公司已经在用了，我还在这手工填Excel，那被淘汰的不就是我吗？

带着这个焦虑，我花了一个月时间研究，发现AI在采购领域的应用，大致可以分成三个层次。

这是最基础的。把三家供应商的报价丢给AI，它5分钟就能给你生成一张对比表，连币种换算、隐藏成本识别都帮你做了。写一封拒绝涨价的邮件，以前我得斟酌半小时措辞，现在告诉AI背景和诉求，30秒出稿，语气还得体。

这类应用的特点是：任务明确、重复性高、不需要复杂判断。比如批量生成RFQ、整理报价、写会议纪要、起草邮件：以前消耗我们大量时间的事，AI几秒钟就搞定。

再往上走，AI不只是执行指令，而是能帮你做分析。

举个例子，你把过去一年的非生产性物料采购数据喂给它，问"哪些物料的采购量在上升但单价没降反升"，它不仅能找出来，还能帮你分析原因：是供应商集中度太高了？还是同一种东西用了不同编码重复采购了？甚至能给出建议：这家供应商的采购额占比已经超过35%，存在供应风险，建议开发备选。

又比如供应商审核，以前我拿着一张checklist去现场，回来写报告得花两天。现在把审核记录丢给AI，它能自动按质量体系、交付能力、财务健康度等维度生成评估报告，连风险等级都帮你标好了。

最高层次，AI能成为你的战略参谋。

准备跟瑞辰工业品谈年度降价，以前全凭经验："去年谈了3%，今年争取5%"。但AI可以帮你做BATNA分析（最佳替代方案）：如果瑞辰不降，备选供应商有哪些？切换成本多高？过渡期多长？甚至能帮你设计让步阶梯：第一轮争取5%，如果对方只同意3%，用什么条件交换？

这层次的应用，AI不替你做决定，但帮你把信息梳理得更清楚、把逻辑想得更透彻。

研究完这些，我的焦虑反而减轻了不少。

因为我发现，AI擅长的是"处理"：处理数据、处理文档、处理信息。但采购工作中最核心的东西，AI干不了。

关系经营：瑞辰工业品跟我们合作五年了，他们的老板老华是个讲究人情的人。去年行情不好，他主动给我们延了15天账期。产线半夜急要一批皮带，一个电话他安排仓库连夜发货。这种信任是五年里一次次打交道攒出来的，AI再聪明也替不了。

现场判断：去瑞辰的中央仓看一眼，一进库房你就知道这家行不行：货架标识清不清楚、效期管理严不严、危化品存放规不规范，这些"软信息"靠的是经验直觉，不是AI能分析出来的。

复杂博弈：谈判桌上的拉锯，对方的表情、语气、弦外之音，这些AI感受不到。它可以帮你准备策略，但上场打球的还是你。

伦理判断：一个供应商出了质量事故，是处罚还是帮扶？是切换还是给整改机会？这里面有商业考量，也有人情温度，不是算法能算出来的。

所以我的结论是：AI不会取代采购人，但会用AI的采购人，一定会取代不会用的人。

这就好比二十年前会用Excel的采购人淘汰了只会用算盘的，十年前会用ERP的淘汰了只会用Excel的。现在轮到AI了。

想明白这件事之后，我决定开这个系列。

不是教你学AI，网上的AI教程够多了。而是教你把AI用在采购的每一个具体场景里，从询价比价到供应商管理，从谈判沟通到合同风控，从数据分析到成本优化。

整个系列14篇，分三个阶段：

认知篇（3篇）：搞清楚AI在采购里能干什么、怎么跟AI对话、用什么工具。这是地基，不打扎实后面全是空中楼阁。

实战篇（8篇）：这是重头戏。我梳理了100个采购专用Prompt模板，覆盖询价报价、供应商管理、谈判沟通、合同风控、数据分析、成本优化、供应链战略、日常事务8大场景。每篇文章挑最实用的模板，结合我们明远智造的真实案例，手把手教你用。

进阶篇（3篇）：从个人效率到组织能力，从当前工具到未来趋势。聊聊标杆企业怎么做的，AI采购的未来会怎样，以及怎么在你自己的团队推动AI转型。

我会用明远智造采购部的故事贯穿整个系列。你将看到我和我的团队：从最初手工填Excel的狼狈，到一步步用AI改造工作流程，最终实现效率翻倍、成本下降的真实过程。有成功的经验，也有踩过的坑。

写到这里，我又想起那个加班到九点半的晚上。

如果那时候我就会用AI，那三份报价单的对比分析，5分钟就能搞定。省下来的两小时五十分钟，我完全可以用来做更有价值的事，比如去产线问问老师傅们对手套和无尘布的真实使用感受，或者给瑞辰的老华打个电话聊聊明年五金机电和劳保用品的行情。

采购人的时间，应该花在"值钱"的事情上，而不是消耗在"搬砖"上。

AI就是帮你把砖搬走的那个人。

现供职于国内某笔记本电脑、台式计算机 ODM 专业制造商，具有丰富的采购经验，长期服务于高端电子设备制造业、金融、船舶和建筑等领域，提供降本增效实战指导。《采购小孙说采购》公众号创始人，与另外两位老师合著《500强企业采购基本功：询价、谈判、供应商管理、降本增效及风险控制》一书，现已出版。

小孙的更多内容，请参见：

---《采购技能图谱》目录

---《白话采购术语》目录

---《间接采购》目录