办 公 室 手 记

文秘用 AI 一年，我只留下三个场景

它能替你干活，替不了你拍板。

上周三晚上十点，我还在改一份纪要。

不是改内容。是改四个字——某位领导到底说的是"原则同意"，还是"同意"。

录音来回拖了五遍。听到第三遍，我已经分不清自己听到的是原话，还是想象。

那晚我想明白一件事：这种活，还是需要AI的辅助才能更轻松完成。

会议材料、人事议题、没公开的经营数据、涉密文件，一个字都别往公网 AI 里放。

包括"只是转个格式"这种看起来无害的操作。转格式也是上传。

我自己划的线：能进去的只有公开文件、脱敏过的材料、已经定稿只想调措辞的段落。单位配了内网模型就用内网的，没配，这件事先别碰。

工具没有最强，只有"站在你工作流的哪一步"。

我的活在 Word 里，所以排版校对归 WPS。要反复对话、让它改三遍的活，归 DeepSeek。别的都是次要的。

一、会后十分钟，把逐字稿拆成骨架

会前五分钟开转写，把项目名、机构简称、领导职务填进热词表。这个动作做不做，准确率差一大截。

会后导出全文，不是摘要，是全文。然后丢这个：

第 2、3 条是核心。AI 爱帮你圆场，会把没定的事说成定了。

剩下的三十分钟我自己写。

因为它分不清"原则同意"和"同意"。这四个字背后可能是几百万的投资，也是审计来问时最先翻的那一页。它不知道那位领导说这话时的停顿什么意思。我知道。

二、三十页文件，三分钟看出跟我们有什么关系

整份 PDF 丢进去，问三件事：

最后那句是我的私货。领导问起来，他要的就是这三句。

三、拟办意见别再写"请领导阅示"

把来文正文贴进去，让它先拆出四件事：要办什么、谁办、什么时候办完、哪个点需要领导拍板。

关键在最后一句。它最大的毛病不是写得差，是帮你把没写的编出来。

告诉它别干什么，比告诉它干什么有用。

你不写"不要补充"，它一定给你加一段总结升华。我现在每个提示词末尾都要列禁止项，像给实习生画边界。

它写的引用，一条都别信。

有同事直接发出去，里头写着"根据《××管理办法》第三条"。那份文件不存在。凡涉及文号、条款、数字、人名职务，逐条核。

给它喂你们单位的旧文章。

挑三篇写得好的纪要，脱敏，每次先贴进去，加一句"学语气和结构，别抄内容"。出来的东西立刻有你们的味道，不像网上抄的模板。