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每天邮件和杂事太多,我给自己搭了个 AI 个人助手
每天邮件和杂事太多,我给自己搭了个 AI 个人助手
我自己有订阅ChatGPT和Claude。写东西、查资料、讨论问题，已经很顺手了。但工作里让我头疼的，经常是开了很多会、发了很多邮件，却不记得事情聊到哪一步了：对方回复了吗？我答应的材料发了吗？会上说要跟进的事情，后来记在哪里了？ 开始之前，我给这个助手定了几条要求： 工具的安装配置以后再聊。这篇先讲它在我的日常工作里，到底帮上了什么忙。 我先试了直接在ChatGPT和Claude里处理这些事。它们能做很多工作，但按我当时的用法，我还是得自己找邮件、贴纪要、交代背景，再把结果复制回去。有时还要找对应的对话，告诉它我们之前说到哪里。 我想要的体验更简单一点：想到什么，直接在平时用的聊天工具里说一声。 我之前配置过OpenClaw和Hermes Agent。网上经常有人讨论这些东西是不是过时了。我看来看去，觉得它们还是最适合我的工具，一方面可以接入ChatGPT，不用额外订阅，另一方面因为我有一台长期在线的台式机，可以作为服务器。 最后我选了Hermes Agent，因为据说它比较轻量化，省token。 我在这台电脑上配置了两个助手，一个工作用，一个生活用。工作助手连上飞书，在我授权的范围内访问邮箱、日程、任务清单、文档和Granola会议记录，需要时也可以通过浏览器查网页。生活助手接到微信。 这样，工作的事情在飞书上找CoCo，生活里的事情在微信上找Ivy。两个助手用独立的配置和记忆，互相井水不犯河水。 今天主要分享CoCo。Ivy以后有机会再单独写。 之前每次见面聊完天，回家的路上，我都要坐在车里，花十分钟绞尽脑汁把刚刚讨论的内容记下来，生怕将来忘掉。后来朋友介绍有很多会议记录的软件，可以自动生成会议纪要。我选择了Granola，并且把它接入了我的助手。现在我和客户见面时，会在征得对方同意后，打开手机上的软件记录。讨论结束后，Granola整理出会议纪要。等记录同步完成，我就可以让CoCo结合这次会议继续处理后面的事情，不用再把整个过程复述一遍。 
普通的AI写邮件，我已经用了很久。但以前通常要把对方的邮件复制进去，再补一句“之前我们聊过什么”。 现在我收到一封邮件后，可以直接对CoCo说：“帮我回复他最新的邮件，说时间可以，到时候见。” 
这里有很多细节需要处理。 一开始，它只写出了新回复，没有把历史往来带上。我告诉它，后续要沿原邮件线程准备回复，保留相关收件人、抄送、历史记录和签名。调整以后，这部分顺手多了，但发送前我还是会检查一遍。 另一个例子是，有客户跟我约见面，让我提一个时间。它一开始会随便给几个时间。我后面给它读取日历的权限，告诉它可以根据我的日历建议时间。 经过几次磨合后，它会先查最新来信和之前的往来，参考我的日历，在原线程下准备草稿。我打开邮箱，检查内容、收件人和抄送，修改一下内容，再发送。 我没有授权它发送邮件。只给了它读取、创建和修改草稿的权限，不允许删除或移动邮件。 我让它帮我把邮件准备到可以审核的状态，但涉及对外交流，还是要我自己来把关。 我需要经常和国内团队对齐新加坡这边的进展。一周见了不同的人，邮件里有要求，群里有反馈，会议记录里又有另外一些细节。临开会前，总要花一些时间把这些信息拼凑起来，有时候还可能会漏掉一些。 现在我会问：“明天和深圳团队开会，帮我整理一下这星期要讨论的内容。” CoCo会结合能读取的邮件、工作聊天和Granola纪要，把议题整理出来。 我曾经尝试过创建好几个版本的CRM表格，把需要的信息填进去。但最后都是因为来不及维护表格而遗漏掉一些重要信息。 目前用下来，它甚至偶尔能从记录里翻出一些我已经忘记的事情。我再补充它不知道的线下进展，基本就能拿着这份清单去开会了。 
我以前也用任务软件，但往往是在处理完事情以后，才想起来应该记一下。有时随手记在聊天里，过几天又找不到了。 现在，讨论到一件事，我可以直接说：“这个放进任务里。”“下周一记得回复。”“这家回头跟进一下。” 它会写进飞书任务清单。而它写的任务，有来龙去脉，有最新进展，比我之前自己写的简单几个字完整得多。 任务清单对我来说，变成了聊天之后留下来的工作记录。我还是需要看它、完成它，但不用我自己去创建它。 
我还给CoCo安排了定时工作。 每天早上，它会整理一份我关注领域的信息；工作日再给我一份晨报，看当天和近期的日程、任务、邮件、聊天，以及最近的会议记录。周五还有一次复盘和下周计划。 信息精选主要是机器人和具身智能相关的新闻、本地活动，以及部分LinkedIn内容。晨报则更接近秘书给我的工作提醒：今天见谁，准备什么，谁还在等资料，日历和邮件里有没有不一致的地方。 
之前有一次，十点需要到一个地点和人会面，因为是很久以前约的，我忘记了这个事情，还好CoCo早上九点提醒我注意出门，我才及时赶到现场。 不过，这部分也不是每次都准确。之前晨报一直说我一个演讲的日期和时长还没明确。后来让它扩大范围查邮件，才发现较早的邮件里早就写了日期、时长和材料提交时间。 这也提醒我：它的回答取决于实际查到了什么。只看最新几封邮件，和完整查一个月，结果会不一样。没有读取到关联日历，也不能据此说我全天有空。 所以我把简报当成一个整理好的检查入口，不当成最终事实。重要的日期、承诺和材料要求，还是要能回到原始邮件核对。这里的定时任务也只做整理和提醒，不会顺手替我接受邀请、发邮件或报名。 现在每天早上花五分钟读简报已经成为了我新的习惯，取代了我之前每天早上坐在电脑前硬想今天要做什么的时间。 我早就幻想过什么时候能有一个自己的个人助手，没想到来得这么快。 它是真的可以在我一两句话的命令下去做事，比如“跟进一下这家客户”，以前可能是我自己找邮件、贴给AI、解释背景、复制回复，再记一条待办。现在这些步骤里，我可以直接交给CoCo，我直接去草稿箱查看结果。 我现在比较愿意交给它的，是查记录、整理资料、准备草稿、记任务这些结果容易检查的事情，它甚至比我做得更好。我如果需要一个概览表，它也可以随时生成给我。 但是对外发送邮件、涉及敏感资料的操作，我没有授权它，还是自己做。 另外，目前它复杂任务的水平还有限，比如针对某个场景做一个ppt。这只能让它给我提建议，然后我自己来。某种意义上感觉我才是它的助手，负责把关邮件信息，然后点击发送。 如果说有什么使用心得，我觉得是不要一开始就追求全自动。 它也需要磨合。刚开始我纠正过邮件的历史和抄送名单，要求保留签名，也明确过不要随便建议日程时间。我的习惯不会因为它叫“个人助手”，就自动被它理解。就像我之前配置OpenClaw的时候分享过的，每一个新的配置，就像一个新来的员工，你需要培训，它需要试错。人都会犯错，何况AI呢。 另外，将AI接入自己的工作流，就代表AI可以获取很多信息，并且可能会代表你做一些事情。这里就需要做一些取舍，给它多一点权限，就增加一部分风险。所以最重要的事情，就是不要在一个员工刚刚入职的时候，就把所有的权限一股脑交给它。接受它会犯错，不代表可以放松核验和责任边界。一点一点磨合，一点一点开放权限，最后你就会获得一个非常称心的个人助手。 我没有认真统计每天省了几分钟，也不想在这里给一个听起来很夸张的效率数字。比较明确的感受是，我不用总在不同的软件里找来找去，想起一件事时，即便走在路上，也可以打开飞书直接交代。 我用的是飞书、ChatGPT、Hermes Agent、和Granola，你完全可以换成另一套工具。可以先从一件反复发生、又让自己觉得麻烦的小事开始。对我来说，就是先把那些没有下文的邮件找出来。 目前这个体验，我觉得很不错。先继续用着，也欢迎大家在评论里分享更好用的AI工具。
今天，我在飞书里给我的 AI 个人助手发了一句话：
“帮我看看最近一个月的邮件，有什么没处理的？还有我发了邮件，对方一直没回的。”
换了新工作以后，每天见不同的人、开会、发邮件。有些事情聊着聊着就没了下文，忙起来也不一定想得起再追问。有时候会很焦虑是不是漏了什么。
它查了收件箱和已发送邮件，把需要注意的往来整理出来：一家公司还没回复我的拜访邀请；另一家还没回答我提出的一些问题；也有一家供应商发来的介绍资料，我还没有回复。
我看完以后告诉它：
“这两家加到任务清单，回头跟进。那家供应商简单回一下，后续有需求再联系。其他先忽略。”
然后，它把一项跟进写进飞书任务，把另一项补到已有任务里，再把供应商的回复存进邮箱草稿，留给我检查和发送。
我觉得，这个体验让我真正觉得我拥有了一个个人助手。我没有先找好邮件、整理背景，再逐个软件操作。我只需要看它找出的信息，决定哪些继续、哪些先放下，它就把后面的事情接上了。
这个助手叫 CoCo，是我最近给自己搭的AI工作助理。工作的事情，我就在飞书里找它。
如果你平时也用AI，但还主要停留在问问题、写东西，这篇文章里的几个工作流，可能值得试试。尤其是每天被邮件、会议和跟进事项包围的人。
我想要一个什么样的AI个人助理
能帮我处理实际工作，比如查邮件、准备回复、整理信息、记录任务和安排优先级。 可以从手机和电脑上找它，不用每次回到某一台机器。 24小时在线，我想起一件事就可以交代。 尽量利用已经付费的ChatGPT和Claude订阅，不想为了这件事再增加一堆订阅。
先把两个助理接进日常生活
工作流一：帮我看看，有哪些邮件还没下文
开头那个例子，只查邮件还不够。有些事情是在微信、WhatsApp 或者见面时谈完的，AI 也需要这些背景，才能判断下一步。
工作流二：回邮件时，不用每次重新讲一遍背景
工作流三：把一周的客户进展，整理成内部会要讨论的问题
工作流四：我说“记一下”，事情就进任务清单
工作流五：每天早上，先看一份和我有关的简报
