第五章 档案的整理 读书笔记

第一节 档案整理工作的程序、内容和基本原则

本节核心脉络

本节从档案整理的定义入手，阐述了档案整理工作在整个档案管理体系中的基础地位，系统介绍了档案整理工作的基本程序和三种实际工作情形，并重点提炼了档案整理应遵循的三项基本原则。

一、档案整理的定义与意义

档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。收集来的档案通常处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加、成分越来越复杂，若不加以整理，将给日常管理和实际利用带来很大困难。

档案整理工作的意义体现在：

1.为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系。

2.为准确鉴定档案的价值提供全面、系统的依据。

3.完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌，充分发挥档案的凭证、参考作用。

核心要点：档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大影响。

二、档案整理工作的程序和内容

1. 基本程序

档案整理工作的基本程序包括四个主要步骤：

1.全宗的组织及排列

2.全宗内档案的分类

3.案卷的编立和排列

4.案卷目录的编制

这些工作程序并非在任意情况下都完全按顺序一一进行。

2. 三种实际工作情形

在实际工作中，档案整理工作的内容大体有三种情况：

1.正规工作条件下的进一步系统整理——档案室接收文书部门已立好的案卷，档案馆接收机关档案室整理移交的案卷，整理工作主要是对档案在更大范围内进一步系统整理，如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工等。

2.对整理不善的档案进行局部调整——对已入馆入室保存的档案，经管理实践检验或专门质量检查，对不合要求的档案进行加工；同时，某些档案因保存时间较长，其自身和整理体系发生的变化也需调整。

3.零散文件的整理——档案馆（室）接收和征集零散文件时，须对档案进行全过程的整理，包括区分全宗、分类、案卷编立排列、编定档号、编制案卷目录等。

我国档案室、档案馆的整理工作一般属于第一种情况，但后两种情况也经常出现，因此档案工作人员仍需熟悉和掌握整个档案整理程序。

三、档案整理工作的基本原则

1. 必须保持文件之间的历史联系

文件之间的历史联系主要体现为在来源、形成时间、内容和形式等方面密不可分的关联。将有历史联系的档案组合在一起，能充分体现档案形成时的历史背景和形成规律，全面反映各种活动的本来面貌，从而发挥档案应有的作用。

2. 应该充分利用原有基础

这一原则包含两层含义：

1.应充分重视和利用先前整理的基础，不要轻易打乱重整。

2.应充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

充分利用原有整理基础，体现了对档案来源的尊重。

3. 必须便于保管和利用

档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上，采用更简洁有效的方法，使整理的档案便于保管和利用。这三项原则是一个有机整体，历史联系是基础，原有基础是尊重，便于保管利用是目标。

四、本节小结

档案整理工作是档案管理链条中的基础环节，其核心在于通过系统化、条理化组织使零乱的档案成为有序的整体。本节阐明了整理工作的基本程序（全宗组织、分类、立卷、编目）、三种实际工作情形，以及保持历史联系、利用原有基础、便于保管利用三项基本原则。这些内容为后续各节深入探讨全宗组织、分类、立卷等具体方法奠定了基础。

五、思考与延伸

1.在实际工作中，"保持历史联系"与"便于保管利用"之间可能出现哪些矛盾？如何权衡？

2.为什么强调"不要轻易打乱重整"？随意重新整理档案可能带来哪些负面影响？

3.零散文件的全面整理与正规条件下的系统整理在操作上有何差异？