Word文档,你以为你会用,其实只用了三成

上周，同事小严交一份报告。三十页，写得挺认真。领导翻了两页，问：这标题怎么不一样大？小严说：我一个个改的。领导说：那你怎么漏了第三章？

他回来查，果然漏了。一个一个选，选到第十五页，眼睛花了。漏掉一个，自己都不知道。

我看了眼他的文档。我说，你这不是排版。你这是体力活。

我刚工作时也这样。以为Word就是打字。后来才知道，Word里一半的功能，都是帮你偷懒的。今天讲三个。明天写文档就能用。

场景：你写报告，标题格式全不一样

你写十个标题。有的是黑体，有的是宋体。有的大，有的小。你一个个选，一个个改。改到第八个，手一抖，选错了。

方法：用样式，别用手改。

选中标题，点“开始”里的“标题1”。右键“标题1”，点“修改”，改字体字号。全篇所有标题1，一起变。

我现在的习惯：写文档，先定样式。正文用“正文”，标题用“标题1”“标题2”。写完直接生成目录。改格式，改一次全变。

我前领导教我的时候说：样式是Word的骨架。你不用样式，就是一堆肉。这话我记到现在。

场景：你写长文档，想改一个字，改不动

你从别的文档复制一段话。粘进来，格式全乱。字号忽大忽小。行距忽宽忽窄。你按退格，退不动。按删除，删不掉。

方法：先粘成纯文本。

Ctrl+Shift+V，选择性粘贴，选“无格式文本”。或者，粘完按Ctrl+Q，清除格式。让文字先干净，再排版。

我见过一份文档，一按退格，整段乱飞。后来才知道，是带着网页格式粘进来的。粘文字，先脱衣服。脱干净，再穿你要的格式。

坑：空格和回车，堆出来的“排版”

你为了让标题居中，敲了一串空格。你为了分段，按了一堆回车。结果一改字，全乱。行距不对，页边距不对。你改半天，越改越乱。

方法：居中用对齐，分段用段落。

标题居中，点“居中对齐”，别敲空格。段落间距，用段落设置，别按回车。首行缩进，用段落缩进，别敲空格。

我前领导最烦空格排版。他说：你敲的每一个空格，都是在给以后挖坑。我现在写文档，一个空格不敲。全靠对齐和缩进。改多少字，格式都不乱。

坑：目录是手打的，页码全错

你写完文档，手打一个目录。页码一个个敲。改了一页内容，页码全变。你回去改目录。改完又变，没完没了。

方法：自动生成目录。

先给标题套上“标题1”“标题2”。光标放目录页，引用，目录，自动目录。一秒生成。改内容，右键目录，更新域。页码自己变。

我第一次用自动目录，是在做标书。五十页，改了八版。目录自动更新，一次没手动改过。同事问我怎么弄的，我说“引用”。他说：什么用？我说，你记住这两个字就行。

反常识：Word文档，别用鼠标点

别人教你，点这里，点那里。我说，你手别离开键盘。

Ctrl+S，保存。Ctrl+Z，撤销。Ctrl+F，查找。Ctrl+H，替换。Ctrl+Enter，分页。Ctrl+Shift+C，复制格式。Ctrl+Shift+V，粘贴格式。

我做标书排版，全程键盘。同事以为我在发呆。其实我已经改完五处格式。

鼠标点三下的事，键盘一下。一天几百次，就是几小时。

场景：你发文档给人，格式跑了

你把Word发给同事。他打开，字体变了，排版乱了。你怪他电脑有问题。其实是字体没嵌进去。

方法：存成PDF，或者嵌入字体。

文件，另存为，选PDF。谁打开都一样。要发Word，就嵌入字体。文件，选项，保存，勾“将字体嵌入文件”。

我现在的习惯：对外发PDF，对内发Word。发Word，先嵌字体。省得来回问：你那边怎么显示不对？

最后一句

Word不是打字机。是会帮你排版的工具。你用样式，它帮你统一。你用对齐，它帮你排齐。你以前敲空格、按回车，不是笨。是没人告诉你，那些键是白按的。

下次写文档，记住三句：标题用样式，改一次全变。粘文字先脱格式，Ctrl+Shift+V。目录自动生成，别手打。三下。你会回来谢我。

你的Word文档，是手打目录，还是自动生成？留言区说，我挑一个下次写。

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