AI办公工具怎么选?按岗位分好一张表,老板看完就能发

凌风AI深水区 · 第 04 篇

很多公司推 AI，是给全员发一个通知：大家都去用用 DeepSeek。一个月后，用得最多的是写周报的，最需要 AI 的那几个岗位反而没动静。

问题出在"一个工具发全员"。销售缺的是整理录音，美工缺的是出图，行政缺的是对表格。这篇按岗位给你配好，每个岗位只推一到两个，全是国内能直接注册使用的，我逐个核对过官网。价格和套餐变得太快，我一律不写，用之前自己看官网。

据新华社 2025 年 2 月的报道，义乌商城集团发布的数据显示，市场里有近 3 万商户在常态化使用各种 AI 工具做生意。

报道里有两个人我印象很深。做了 20 年袜子生意的傅江燕，对着镜头随便说几句话，再让 AI 生成脚本，就能做出 36 种语言的产品介绍视频，她在海外社交媒体上流量最高的一条有 5.4 万浏览。玩具经营户孙丽娟用 AI 生成的视频，播放量超过 10 万，还接到了波兰客户定制 20000 件玩具娃娃的订单。

细看他们用的东西：要出海的用翻译和视频，要上新的用设计，要接待外商的用同传翻译。没有一个人是"装了个 AI 随便聊聊"。

每个岗位先配一个，试两周再决定留谁。下面这张表是总览，后面按岗位拆开讲。

▍老板和管理层

开会多、看材料多。会议纪要交给腾讯会议的智能录制或飞书妙记；查行业资料用秘塔 AI 搜索，回答带出处，能点回去核对；日常问答在豆包、DeepSeek、千问、Kimi、腾讯元宝里挑一个，全公司统一用。

▍销售

最累的是跟进记录。通话和拜访录音转文字，用通义听悟或讯飞听见；转出来的文字想变成规整的跟进表，飞书多维表格的 AI 字段捷径能批量提取，这个我后天单独写一篇。

▍市场、客服、行政、技术

出图出视频用即梦 AI、可灵 AI，固定版式海报用稿定设计。客服先做内部答疑：企业微信智能机器人，或用上一篇讲的 MaxKB。行政人事财务优先用 WPS AI、钉钉/飞书自带 AI，做 PPT 用讯飞智文或 AiPPT。技术写代码用通义灵码或腾讯云代码助手 CodeBuddy；想搭小工具，看扣子和明天要讲的 Dify。

▍为什么表里没有 ChatGPT

不是它不好，是它在国内没法直接正规使用，员工自己想办法翻出去用，公司数据就更管不住了。上面这些全是国内厂商的产品，注册、开发票、出了问题找客服，都在国内走。对 10 到 200 人的公司来说，这比模型榜单上差几分重要得多。

表里很多工具功能是重叠的。我按"这个岗位最顺手的那一个"来排，不是按功能全不全。员工已经用顺了别的，只要不碰数据红线，没必要强行换。

第一条，每个岗位只选一个。试两周，留一个，其他的卸掉。第二条，数据红线先说清楚——第二篇讲过怎么查各家的数据设置，发工具之前先把那 15 分钟做完。第三条，每个岗位指定一个"带头的"：活干得最好、又愿意分享的那个人，不用非得最年轻。

老板自己最好先用起来。不用多，每天让 AI 帮你整理一次会议纪要，或者查一次行业资料。你自己用过，才分得清员工说"AI 不好用"时，是工具的问题还是人的问题。

如果全公司只能先上一个，我建议从会议纪要开始，几乎每个岗位都用得着，门槛也最低。下面按腾讯会议帮助中心的说明来写。

怎么判断值不值？试一个月，每周挑两场会，让主持人对照纪要里的待办核一遍：有没有漏掉的、有没有张冠李戴的。漏得多，就把会议开得更清楚一点，比如每个事项结束时明确说一句"这件事某某负责，周五前给结果"，AI 记得会准很多。

本文数据与案例来自：新华社、潮新闻、腾讯会议帮助中心、腾讯云文档、各工具官网。