我把 Excel 发货台账丢给 AI 之后

上一篇我提过一句话:上个月,我把一份月底对账表从 2 个多小时压到了 20 分钟。

评论区好几个人问我:具体怎么做到的?

今天不聊观点,把全过程写出来。这篇里的每一个字段、每一个坑,都是我自己的台账上真实发生的。你可以照抄。

我的台账,可能和你的长得一样

我在一家耐材公司做业务，合同、发货、结算全流程归我管。台账就是一个Excel 文件,12 张月度分表,加月度统计、年度统计两张汇总表。

字段是这些:

每月六七十行,一年下来小一千行。

图1:12 张月表、12 个字段的发货台账

领导最常问的问题是这样的:「XX那个合同,高铝座砖到现在发了多少?签票签了多少?还差多少?」

图2:同一个问题,两种答案的出处

以前我怎么干:一条 2 小时的动作链

这个问题听着简单,做起来是这样的:

翻到当月表,按收货单位筛;翻到上月表,再筛一遍;一路翻回合同起始月。每张表抄下来一个数,按计算器加总。再从备注里把「只签了 61 个」这种碎片信息抠出来,手工调整。最后怕错,从头再核一遍。

六张表、三遍筛选、两遍加法、一遍复核。快不了,也不敢快——因为错一个数,月底对账就是灾难。

第一回让 AI 干:我踩了三个坑

我第一次是把文件直接丢给 AI,说:「帮我算下XX的高铝座砖发了多少。」

它给了个数。我一对,是错的。不对着错不知道,一对着错我才发现,问题全在我自己身上。

坑一:我把「文字」当「数字」让它算。我那列「是否签票」,填的是「已签」「未签」两个词。人眼一看就懂,AI 拿到的是文本——它没有把「已签」折算成可汇总的口径,自然算不出「签了多少」。

坑二:单位混着算。我的数量列,吨和个混在同一列。有一次它把 64 个座砖和 1.04 吨粘结剂加在一起,给了我一个 65.04——数字看着很自信,物理上不成立。

坑三:口径没说清。我问「发了多少」,但没说清楚:是按台账记的,还是按返回的磅单?挂账的算不算?备注里「只签 61 个」的要不要扣?

三个坑过完我明白了一件事:AI 不笨,是我没把话讲明白。我对这套表的默契,它一无所知。

图2:三个坑,坑坑都在我自己身上

转折:别把台账当表格,把它当数据库

后来我换了个思路,讲三件事,就通了。

第一,讲表结构。「这个文件 12 张月度表,字段是这 12 个,『收货单位』是内部简称,『XX』指哪家、『二板』指哪家,我说给你听。」

第二,讲口径。「『发了多少』按台账数量列汇总,单位要分开;『签了多少』按『是否签票』列为『已签』的行汇总,备注里有部分签票的,以备注为准。」

第三,讲要什么。「我要三个数:累计已发、累计已签、未签差额。顺便列一下差额对应的明细行。」

讲完这三件事,它算出来的数,和我手工核过两遍的数,对上了。

从此我的对账流程变成:一句自然语言提问 → AI 出数 → 我抽查两行原始记录验证 → 贴进汇报。2 小时变 20 分钟——而这 20 分钟里,一大半其实是我在做人工抽查。

真正省掉的不是打字和加法,是那份「怕算错」的反复核。因为 AI 每次算的都是同一套口径,不会像人一样,核到第四遍的时候眼花。

图3:把台账讲清楚的三个要素

我现在走到哪一步了

现在我在让它再往前走一步:把这套台账变成一个小系统——录入发货、自动算剩余、按合同看进度,原型已经跑起来了。

从「我翻表」,到「我问它」,再到「它自己盯着」。这是三个完全不同的阶段,而起点只是那天晚上,我把 12 个字段的含义讲给了它听。

你今晚就能做的三步

你的台账可能是发货、可能是报销、可能是客户跟进,都一样。三步:

第一步,把表讲给它听。字段含义、简称对照、单位规则,讲完让它复述一遍。它复述错的地方,就是你口径没讲清的地方——这一步帮你把用了几年的糊涂账照个亮。

第二步,拿一个老问题考它。找一个你上周手工查过的问题,让它算,和你的答案对。对上了,信任就建立了;对不上,回头补口径。

第三步,把这次对话存下来。下次直接续着用,口径不用讲第二遍。这是你的资产,不是一次性的。

图4:今晚就能做的三步

最后

Excel 不会消失,台账也不会消失。消失的,是「翻表」这个动作。

你缺的从来不是一个会用 Excel 的人,你缺的只是一个把表讲清楚的晚上。