第三节 档案保管期限表

本节核心脉络

本节围绕档案保管期限表这一档案鉴定的重要工具展开，依次阐述了档案保管期限表的含义与作用、五种类型、结构与期限划分，以及2006年国家档案局第8号令所体现的归档范围和保管期限改革方向。

一、档案保管期限表的含义与作用

1. 含义

档案保管期限表是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性、标准性文件。

2. 作用

档案保管期限表的作用主要体现在三个方面：

1.为档案价值的鉴定提供统一的标准——可避免个人认识的局限性、片面性，防止判断失误，提高鉴定工作的质量。

2.提高工作效率，加快工作速度——减少了鉴定人员的脑力劳动，避免对具体档案处理犹豫不定的现象。

3.区分档案的不同价值——立卷人员可根据保管期限表容易地区分档案的不同价值，将不同保存价值的文件分别组卷，保证将具有长久保存价值的档案移交给档案馆。

二、档案保管期限表的类型

档案保管期限表主要分为五种类型：

1.通用档案保管期限表——由国家档案事业管理机关编制，供全国各机关、团体、企业、事业单位通用。如2006年国家档案局第8号令公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，以及2012年第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。

2.专门档案保管期限表——由国家档案事业管理机关会同有关主管部门编制，供鉴定专门档案时使用。专门档案专业性强，其保管期限与通用保管期限有所差别。如《企业和其他组织会计档案保管期限表》《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》。

3.同系统机关档案保管期限表——由主管领导机关编制，供同一系统内各机关、单位使用。须经本部门领导人批准后执行，并报送国家档案局，抄送各省档案局。如《中国人民解放军文书档案保管期限参考表》。

4.同类型机关档案保管期限表——由档案事业管理机关或主管领导机关编制，供同一类型单位（如学校、医院、工厂等）鉴定档案时使用。如《上海市县级机关文书档案保管期限表》。

5.单位档案保管期限表——由各单位根据本单位档案的具体情况编制，专供本机关鉴定档案时使用。几乎包括了一个单位可能形成的所有档案及其保管期限。如《武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表》。

核心要点：通用档案保管期限表对其他四种具有指导意义，单位档案保管期限表必须以通用表和上级机关颁发的各种表为依据。各类型保管期限表不能缩短通用表规定的保管期限，但可以延长。

三、档案保管期限表的结构及期限划分

1. 结构

普通档案保管期限表的结构通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成，其中条款和保管期限是最基本的项目。条款较多的保管期限表还须把条款加以分类。

2. 保管期限划分

根据2006年国家档案局第8号令，档案保管期限划分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。

永久保管的文书档案主要包括八个方面的文件材料：

1.本机关制定的法规政策性文件材料。

2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。

3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。

4.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5.本机关机构演变、人事任免等文件材料。

6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。

8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括九个方面的文件材料：

1.本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料。

2.本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。

3.本机关人事管理工作形成的一般性文件材料。

4.本机关一般性事务管理文件材料。

5.本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

6.上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。

7.上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。

8.同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

9.下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

保管期限的动态调整：档案的保管期限并不是一成不变的。已划为永久的档案若确认保管价值不大，可改为定期；定期档案到期后经再鉴定确认无保存价值的可剔除销毁；如认为有继续保存价值可延长保管期限，甚至转为永久保存。

四、机关文件归档范围的调整和文书档案保管期限的改革

2006年12月18日，国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》正式发布施行，是对1987年两个业务文件的修订。主要修订内容包括：

1.合并文件并上升为行政规章——将1987年的两个业务文件合成一个文件。

2.改革保管期限划分方法——改"三分法"为"两分法"，将"永久""长期""短期"改为"永久""定期"，定期中实行标时制，分为30年、10年。

3.突出立档单位的主体地位——体现"以我为主"的思想，以本机关形成的文件材料为主要归档对象，解决文件材料重复归档问题。

4.条款细化，覆盖面扩大——增加房屋买卖、土地征用、资产登记等凭证材料，以及行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面文件材料。

5.加大行政管理力度——将"备案制"改为"审批制"，建立归档范围和保管期限表的审批制度。

五、本节小结

档案保管期限表是档案鉴定的标准化依据，其五种类型构成一个层级分明的完整体系。保管期限从"三分法"到"两分法"（永久与定期）的改革，体现了简化与科学化的方向；"以我为主"的归档思想突出立档单位的主体地位，解决重复归档问题；条款细化与审批制改革则进一步提高了档案鉴定的科学性和规范性。

六、思考与延伸

1.保管期限从"三分法"改为"两分法"的利弊何在？为何选择30年和10年作为定期期限？

2."以我为主"的归档思想在实际执行中可能面临哪些困难？

3.单位档案保管期限表在编制时如何与上级通用表相衔接，又能体现本单位特色？