一个提示词模板,把我写周报的40分钟压到了8分钟

写周报这事,耗时间的不是打字,是回忆。

上周干了啥、哪个会定了什么、哪件事卡住了——这些散在微信、邮件、会议记录和你的便签里,从脑子里捞出来重新组织一遍,四十分钟就没了。

我也试过直接让 AI 写周报,出来的全是"持续推进""深入对接",自己都不想看。后来换了做法:不让它写,让它整理。关键是喂进去的东西。

具体分三步。

第一步,平时不写周报,只写流水。 每天下班前两三分钟,往一个文档里敲几行,不用成句:客户A-报价单-已发-等回复;项目B-接口-卡在对方IT;开会-预算-砍了15%。丑没关系,只给自己看。

第二步,周五把流水整段丢进去,加一句格式要求。 我用的这版:

下面是我这一周的流水记录。请整理成周报,分三块:1) 本周完成(只写有结果的,按重要性排序);2) 进行中(写清当前卡在哪、下一步是谁做什么);3) 需要支持(最多两条)。 要求:每条不超过 25 字;不要"持续""深入""进一步"这类词;不要替我编我没写的事;信息不足的地方标注"待补",不要猜。 【粘贴流水】

里面最有用的三句话是:不要编、不许用虚词、不足就标待补。前两句治 AI 腔,最后一句治幻觉——它会老老实实给你留几个"待补",你顺手填掉,比它自己瞎编一个你没干的活强一百倍。

第三步,自己过一遍,五分钟。 重点不是改措辞,是补数字。它不知道"报价单发了三版""预算砍了 15% 之后的实际缺口"这些只有你知道的量,而周报的分量就在这些数字上。

周五那一次,八到十分钟出稿,而且比原来好——流水里有具体的事,凭回忆写的只剩形容词。

账要算完整:平时每天两三分钟,一周十到十五分钟,加上周五八分钟,总共二十分钟出头。对比原来硬写的四十分钟,还是省一半,但没标题说的那么夸张。

有两点得说清楚。

一是这个方法吃的是平时那两三分钟。不记流水,周五照样卡壳,AI 也救不了你,它只能整理,不能替你回忆。

二是别指望它替你判断轻重。哪件事往前提、哪件烂事要淡化,这是办公室里的判断,不是文字活。它排的顺序永远是它以为的重要。

换成日报、周会纪要、给领导的汇报邮件也都能套。提示词随便抄,抄过去没用的原因是你没有流水可喂。