《档案工作实务》第十一章读书笔记

第二节会计档案管理

核心要义：会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料四类。会计档案管理也是会计核算流程的重要环节。

一、会计档案的概念、特点和作用

（一）概念与类别（四类）

1.会计凭证——记录经济业务、明确经济责任的书面证明（原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证、其他）

2.会计账簿——连续系统记录反映经济活动过程和结果的簿籍（总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账）

3.财务会计报告——综合反映一定时期资产负债和所有者权益状况等的书面报告

4.其他会计资料——银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、移交清册、保管清册、销毁清册等

（二）特点

形成范围的普遍性、形成过程的连续性、档案类别的稳定性、档案格式的规范性、档案内容的专业性

（三）作用（四大）

凭证查考作用、信息保障作用、监督检查作用、历史研究作用

二、我国会计档案管理制度的演进过程

1.1956年——《预算会计账簿、凭证、报表保管销毁暂行办法》（中华人民共和国成立后首部专项规章）

2.1984年——《会计档案管理办法》（财预字〔1984〕85号），规范化进程中的重要里程碑

3.1996年——发布《会计电算化工作规范》；1998年第一次修订，新增"会计电算化档案"专章

4.2015年——财政部、国家档案局令第79号发布新版，首次明确满足一定条件的电子会计资料可仅以电子形式保存

5.2020年——《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》

6.2022年——《电子会计档案管理规范》（DA/T 94—2022），标志电子会计资料单套归档进入新阶段

三、会计档案的收集

（一）归档范围（四类）

会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料

注意区分：财务管理、财务审计等文件材料应纳入文书档案；实行会计电算化单位的电子数据和相应软件资料、程序文件等一并纳入会计档案归档范围

（二）归档时间

·当年形成的会计档案，会计年度终了后可由会计管理机构临时保管一年再移交档案机构

·因工作需要（如审计跨年）可推迟移交，但临时保管最长不超过三年

·出纳人员不得兼管会计档案

（三）归档要求

1.收集整理符合规范，齐全完整准确

2.编制移交清册

3.纸质档案保持原卷封装

4.签章完整

5.电子会计档案将元数据、读取平台一并移交，档案机构应对真实性、完整性、可用性、安全性进行检测

6.严格办理交接手续，签字盖章后双方各执一份

四、会计档案的整理

坚持"谁做账，谁立卷"的原则，由会计机构或人员完成。

（一）分类（六种方法）

1.会计年度—会计文件类别—保管期限分类法（适用于单位预算会计、企业会计）

2.会计年度—组织机构—会计文件类别—保管期限分类法（适用于多部门产生会计档案的单位）

3.会计年度—会计类型—会计文件类别—保管期限分类法（适用于税务机关）

4.保管期限—会计年度—会计文件类别分类法（便于移交、鉴定销毁）

5.会计文件类别—会计年度—保管期限分类法（适用于中、小型单位，目前大多数单位采用）

6.高等学校会计档案分类（综合、会计报告、会计账簿、会计凭证、工资清册五类）

（二）组卷（四类）

1.会计凭证——按月分开组卷，不同月份不能同卷；折叠整齐、拆除金属物、加封面封底

2.会计账簿——按账簿种类组卷，一般一本账为一卷；活页账去除账夹和空白页装订成册

3.财务会计报告——按会计年度结合保管期限组卷，年度报告单独立卷；不同年度、不同保管期限分开组卷

（三）编号

档号结构：全宗号—档案门类代码·体系代码·类别代码·年度—保管期限—案卷号

·会计档案门类代码统一采用"KU"

·类别代码：会计凭证"1"、会计账簿"2"、财务会计报告"3"、其他会计资料"4"

·例：Z109-KU·X·1·2023-D30-001

五、会计档案的保管

·必须以纸质或缩微制品保存的：年度财务会计报告及其审计报告、年度内控评价报告及审计报告、保管清册和销毁清册等

·单位变更下的保管：

·单位撤销、解散、破产终止的，按国家档案管理规定处置

·分立后原单位存续的，档案由存续方统一保管，其他方可查阅复制相关档案

·合并后原各单位解散的，档案由合并后单位统一保管

六、会计档案的鉴定与销毁

（一）价值鉴定

·保管期限分为永久、定期两类，定期一般分10年和30年

·保管期限从会计年度终了后的第一天算起

（二）到期鉴定

·定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，形成鉴定意见书

·由档案机构牵头，会计机构、审计机构等参加

（三）销毁程序（六步）

1.编制销毁清册——列明名称、序号、件数、起止年度、档案编号、保管期限等

2.审核批准——相关负责人在销毁清册上签署意见

3.派员监销——档案机构与会计机构共同派员，电子会计档案由信息系统管理机构派员监销

4.清点核对，反馈销情——销毁前清点核对，销毁后签名盖章并报告

5.电子会计档案销毁——符合国家有关电子档案规定；保密范围电子档案连同载体销毁，网络上彻底清除

6.注意事项——保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，应单独抽出立卷或转存，保管到未了事项完结

七、电子会计档案管理

（一）可仅以电子形式归档保存的必备条件（六条）

1.电子会计资料来源真实有效

2.会计核算系统能准确完整接收读取，能输出符合国家标准归档格式，设定必要审签程序

3.电子档案管理系统能有效接收管理利用，符合长期保管要求

4.采取有效措施防止电子会计档案被篡改

5.建立备份制度，有效防范风险

6.不属于具有永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案

（二）电子会计档案管理流程

·形成：内部形成的经审签程序；归档版式推荐使用OFD格式

·收集：电子资料及其元数据由系统传输至电子档案管理系统，一般通过接口在线自动收集，收集时进行"四性"检测

·整理：电子会计凭证按记账凭证号组件、按时间组卷；电子会计账簿按类型定期组卷；电子财务会计报告按月报、季报、半年报、年报分别组卷

·保管：应实施在线和离线存储；重要电子会计档案进行一式三套离线存储，有条件异地备份；磁性载体每满2年、光盘每满4年抽样机读检验（抽样率不低于10%）；磁性载体每4年转存一次

·利用：制定权限规定，保证不被篡改；利用过程通过日志记录并作为元数据保存

八、本节知识框架

会计档案├── 四类：凭证、账簿、报告、其他资料├── 演进：1956暂行办法 → 1984管理办法 → 2015新办法 → 2022电子规范├── 收集：归档范围、归档时间（临时保管最长3年）、归档要求├── 整理：谁做账谁立卷（分类6种、组卷4类、档号KU）├── 保管（须纸质/缩微的档案）├── 鉴定与销毁（永久/定期10、30年；未结清凭证不得销毁）└── 电子会计档案├── 仅电子归档六条件└── 流程：形成（OFD）→收集→整理→保管→利用

学习小结：本节是专业档案管理的重点，内容多、考点细。重点掌握：一是会计档案四类构成；二是归档时间（临时保管最长3年、出纳不得兼管）；三是档号门类代码KU及类别代码；四是未结清债权债务凭证不得销毁；五是电子会计档案六条件、一式三套备份、抽样检验周期（磁性2年、光盘4年）。这些是高频考点。