一、鼠标划选 + 弹出菜单：指哪打哪

左侧是文件预览区，支持多页翻页，图片缩放。你只需要做一件事：用鼠标拖拽划选文字。

松手的那一刻，会弹出一个菜单——题名、文号、责任者、成文日期、件号、备注……想填哪个字段，点一下就行。

不需要先点输入框，不需要记快捷键，一个划选+一次点击，文字就乖乖进到右边的框里。这是最直观、最不容易出错的方式。

一个小细节：如果划选的内容里包含日期，菜单上会直接显示“填入成文日期（识别为20240203）”，省得你再去手动改格式。

二、自动日期识别：什么格式都能转

成文日期的格式千奇百怪，这是我著录时最头疼的事。

所以我在划选菜单里加了自动识别功能。不管你划选的是：

2024年2月3日

2024-2-3

2024.02.03

二零二四年二月三日

程序都会自动转换成20240203这种8位数字格式，直接填入“成文日期”字段。你只管划选，格式转换交给程序。

红头文件上的红色公章，经常直接盖在落款日期或责任者上面。普通划选根本抓不到底下的文字。

我的解决方案是：划选时自动截图 → 去除红色通道 → OCR识别。

你划选的是一个带红章的区域，程序会先把红色印章“变白”，再识别剩下的文字。实测下来，印章底下的文字抓取成功率从不到50%提升到了90%以上。

你不需要额外操作，划选、松开、点菜单，三步照旧，只是背后多了这道“去红”工序。

很多著录软件需要手动点“保存”，一旦忘了，切换文件就前功尽弃。

我的做法是：每次保存记录，或者切换上一份/下一份文件时，数据自动写入文件夹下的著录结果.xlsx。

你只管划选、填入、切文件，Excel 文件会自动更新。中途关机、闪退都不怕，已经存好的记录丢不了。

虽然划选+菜单已经很方便，但我还是加了一组快捷键，给愿意提速的朋友：

F1 / F2：上一份 / 下一份文件（切换时自动保存）

Tab：跳转到下一个字段输入框

Esc：取消当前焦点

有了这些快捷键，右手划选，左手切文件、翻页、跳字段，效率再上一个台阶。

右侧编辑区一共7个字段，对应档案著录的核心要素：

我做了两个独立版本，按需使用：

PDF版：pdf著录\main.py（需要 Python + PyMuPDF）

图片版：jpg_著录\main.py（需要 Python + Pillow）

如果你不想装 Python，也可以打包成EXE 单文件，解压即用，无需任何环境。

这套工具的核心思路很简单：把最耗时的“划选→填入”做到极致，其他都交给程序自动处理。

目前我自己用得很顺手，也分享给了几个兄弟单位。如果你感兴趣，欢迎关注公众号“徐州档案人”，回复“试用”获取下载链接。

下篇文章我会详细讲一讲红章去除 OCR 的技术实现，感兴趣的朋友可以留意。

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