夜雨聆风20世纪50年代,电子计算机便应用于会计数据的处理,我国的会计电算化开始于70年代末,近几年来,随着计算机技术和会计核算软件的不断完善和发展,越来越多的企事业单位的会计记帐都实现了从手工到电算化的转变。如何有效利用计算机进行辅助审计的研究则是从20世纪70年代才起步的,而我国对计算机辅助审计的研究更是从80年代末才发展起来,至今只有十几年的历史,对于高校内部审计而言尚处在初探阶段。如何编制适合高校内部审计的软件系统,如何在高校内部审计工作中运用计算机辅助审计,是摆在我们高校内部审计人员面前的一个亟待解决的问题。
对于“计算机审计”目前存在三种不同的看法,一种认为,它是以电子数据处理系统为对象范围进行的审计,又称EDP审计。二种认为,它是以电算化会计信息系统为对象范围进行审计,又称电算化会计信息系统审计。三种认为,计算机审计是以计算机为技术手段所进行的审计。由于目前各高校的许多企事业单位还未实现会计电算化,所以我认为第三种看法最为适用于编制高校内部审计软件的工作思路上,因为它主要强调计算机审计的方法、技术、手段应是电算化的。在此基础上我认为编制高校内部审计软件应注意以下几点:
一、编制人员应熟悉高校内审工作的特点和要求
目前可见的审计软件大多数是为政府和社会审计制作的,众所周知高校内部审计与政府和社会审计有明显的区别,不能照搬政府和社会审计的软件。编程人员对高校内部审计工作的特点和要求缺乏了解,便无法针对高校内部审计工作的实际开展工作。因此,要编制一个真正适合高校内部审计工作的软件,就要求编程人员要了解高校内部审计工作,对高校内部审计与外部审计的区别有所认识。
二、借鉴政府、社会审计编程中的成功经验和成果
虽然高校内部审计与外部审计存在明显的区别,但是外部审计开展得比较早,许多工作已规范化、程序化,在编制高校内部审计软件过程中可以借鉴。
在中国注册会计师执业规范手册的附注上有几十张审计审定表,在这些表格中间有不少我们可以利用的地方,参照这些表格,再结合高校内部审计工作的实际需要做必要调整,实现高校内部审计工作底稿的表格化,这样就可以克服高校内部审计软件编制上的一大困难,直接运用Visual Foxpro便能编制完成这些表格化的审计工作底稿的格式,计算机通过人机对话,审计人员输入有关数据,由计算机生成这些审计表格中最终的汇总数字,并可通过计算机直接生成一张审计数据调整表,节省了工作量,而且使审计工作底稿更正规,查询也更加方便。
另外通过计算机还可及时分类整理表格化的审计工作底稿中的审计意见与审计建议。这些整理出的审计意见与审计建议能通过计算机随时调用,为我们撰写审计报告提供便利。
三、在编制高校内部审计软件的过程中,要重视审计法规的收集工作,并在该软件中建立一套完整的开放式的审计法规查询系统,使出具的审计报告更具权威性
在撰写审计报告过程中,有时为了搜寻一项审计法规而耗费不少时间,这时我们就会想,如果能有一套完整的内审法规查询系统该多好。所以一个好的高校内部审计软件中必须建立一套完整的内审法规查询系统。
近几年来一些高校对历年来与高校内部审计有关的法律法规进行了汇编整理,部分高校也编制了相应的数据库,可是法律法规每年都会有一些变化,这些汇编或数据库大多跟不上这些变化;即使更新,也以手工输入为主,费时费力。因此高校内部审计一直未能建立起一个完整的法规查询系统。目前,随着计算机技术不断发展,这些问题就可以迎刃而解。首先,法律法规的变化,无法即时更新的问题完全可以通过建立一个开放式的数据库进行数据的更新或修改从而得以解决。其次,我们可以通过扫描仪及其附带的文字识别系统便能解决手工输入耗费大量人工的问题。例如:使用HP扫描仪使用HP Precision Scan软件可以使从法律法规书籍中扫描出的文字直接生成Word文档,此软件主要依靠TH-OCR Ver 7.00 for Hp生成的Word文档。通过修改可以直接建立法律法规的数据库。利用这一整套设备,日后我们可以轻松地对数据库进行更新修改。
建立了一套完整的内审法规查询系统之后,就可以把这套系统嵌入于高校内部审计软件中,在我们撰写审计意见时通过事先设定的特定的关联词得以随时调用需要的法律法规,使出具的审计报告更具有权威性和严肃性,例如:该审计意见牵涉到现金管理,那么直接在查询框中输入“现金管理”或“现金”,在随后出现的查询结果栏中就会出现与现金管理有关的高校内部审计法律法规条目以供选择使用。
四、在编制高校内部审计软件的过程中,考虑到网络化的发展需要
进入21世纪后,网络化是今后计算机技术发展的目标,所以在编制高校内部审计软件的过程中要考虑到网络化的需要,使完成后存档的每一个审计报告和与之相对应的审计工作底稿能够直接上网查询。
既然要做到上网查询,就要考虑到网路安全的问题。现在通常的做法就是对这些审计报告与审计工作底稿进行数据加密。如果审计机构已有自己的网页,就可以把这些审计报告和审计工作底稿加入自己的网页中,但在提供查询这些审计报告与审计工作底稿的服务时,要注意端口保护,用户只有输入正确的口令才能访问主机,同时防止他人对网络的攻击,防止计算机病毒的感染,保护所有审计信息的完整性。
所有审计信息的网络化,能使学校领导及时看到审计报告,对审计报告中有疑问的数字可以直接调用相应的工作底稿进行了解。这样一来不仅可以加强审计工作的透明度,而且可以使学校领导及时快速地了解学校内部企事业单位的情况,搞好学校的经济建设。
综上所述,在高校内部审计工作高速发展,教育部对内部审计工作更加重视的今天,在做到以上四点的基础上,一个符合高校内部审计工作要求的审计软件一定会诞生,从而促使高校内部审计的发展。