夜雨聆风
同事丢来一份扫描PDF、一张乱表、一个旧Word，最费时间的往往不是“写”，而是抄、归类、改格式。AI适合先做粗加工，人负责核对和定稿。下面用三个常见任务演示。涉及合同、客户、工资等敏感资料时，先脱敏，并确认公司允许把文件交给所用工具。
1. PDF会议纪要：先抽字段，再追原文
假设输入是一份12页的会议PDF，其中一段写着：
供应商A承诺6月18日前补交检测报告；采购部李晴负责跟进。预算上限暂定8万元，待财务复核。
把PDF上传到支持读文件的AI，复制这段提示：
请输出表格：事项｜负责人｜截止日期｜金额｜原文页码｜待确认项。
日期统一为YYYY-MM-DD；原文没写就填“未提及”。
最后列出互相矛盾或无法辨认的内容。
理想结果应把“检测报告、李晴、6月18日、8万元”放在同一行，并保留页码。人工验收看三处：每一行能否回到原页；负责人和截止日有没有串行；“暂定”“待复核”有没有被误写成已批准。扫描模糊时，直接看原图，不要让AI猜字。
2. Excel客户表：先定规则，再批量归类
输入样例：
| 公司 | 最近联系 | 意向描述 | 电话 | |---|---|---|---| | 海川商贸 | 2026/6/3 | 已要报价，下周回复 | 138**2210 | | 云松工作室 | 空白 | 先看看，年底再说 | 139**8046 |
先复制10至20行脱敏样本给AI，不要一上来处理整表：
A=明确要报价或约定7天内回复；B=有需求但无明确时间；C=暂无需求或3个月后再联系。
保持原行顺序，不改公司名、日期、电话；无法判断填“待人工”。
用Markdown表格返回，并另列可能重复的公司名。
确认规则后，再让AI生成Excel公式、Power Query步骤，或把结果贴回副本。验收时检查总行数与原表一致；随机抽查10行并重点看空白日期；电话等文本列不能变成科学计数法；重复项只能标记，不能自动删除。AI擅长提议分类，不该替你拍板谁是重点客户。
3. Word制度文件：先搭骨架，再迁移内容
旧文档常见输入是：“报销范围”写了两遍，审批流程夹在注意事项里，标题全靠加粗。先粘贴一小段：
差旅费需在返程后5个工作日内提交。审批：员工填写，直属主管确认，财务复核。注意：发票抬头须与公司全称一致。
提示模板：
输出：一级标题、二级标题、正文、编号列表；另附“原文未说明/疑似重复”清单。
保留所有期限、角色、条件和例外。先用Markdown展示，不要直接改写原文件。
确认后再按“1 报销范围、2 提交材料、3 审批流程、4 注意事项”设置Word标题样式。验收要逐项比对数字、期限、审批角色和否定词；检查目录能否自动生成；搜索原文中的关键词，确认没有整段漏掉。结构可以迁移，制度含义不能擅自润色。
这套方法的顺序很固定：小样本试跑，确认字段和规则，处理副本，最后人工验收。AI能少做的是机械搬运，不是责任判断。文件一旦要对外发送，再做一遍“原文、结果、关键数字”三方核对。
你最想先整理的是 PDF 会议材料、Excel 客户表，还是 Word 制度文件？
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