夜雨聆风
那些年,我用Excel记过的客户信息
最早跑政府项目的时候，我有个习惯：每见一个客户，就把名字、职务、电话记在Excel，感觉挺先进了——建个表格，按单位分页，谁是谁一目了然。
直到有一次，出了事，机关领导职务变了，我还不知道，用老职位称呼了他，尴尬了。
”那之后我意识到一件事：客户信息不是“记下来”就完了，得“养着”。
第一件事：先把人分清楚层级
政府客户，最难的不是人多，是人分好几层，每一层管的事不一样。
我现在的Excel里，每个单位单独一张表，表头固定几列：姓名、职务、分管领域、影响力权重、最近联系时间、备注。
影响力权重是我自己设的，1到5级：
5级是分管领导，拍板的人，但一般见不着。4级是后勤处长，实际操盘手，大部分决策都过他手。3级是经办人，天天对接，信息最灵通。2级是财务、纪检这些相关部门的，平时不出现，关键时候卡你一下。1级是已经调走的，留着是为了知道“谁接了他”。
标红的是4级和5级，打开表格一眼就能看到。
还有一个字段叫“分管领域”，特别重要。政府里的人，有时候职务一样，分的事完全不一样。有的副局长分管基建，有的分管后勤，弄混了发错信息，比称呼错职务还尴尬。
笔者曾在千喜鹤任职
第二件事：信息从哪来
表格建好了，往里填什么，怎么填，我也吃过亏。
最早的信息全靠自己问，见面的时候聊，聊完赶紧记。但后来发现，有些信息，问是问不出来的，得“挖”。
比如领导换了，政府官网会有公示，每周刷一遍，谁调走了、谁新来了，记下来。比如招标文件，里面会有评委名单，技术标谁看、商务标谁评，这些都是线索。比如行业会议、培训活动，去的都是后勤口的人，递张名片，回来就多一个联系人。
还有一招是交叉验证。一个人给的信息，找另一个人再问一遍，对上号了才录进去。尤其是联系方式，弄错一个，下次联系就尴尬。
第三件事：怎么让信息活起来
表格填满了，不是终点，是起点。
我给自己定了几个规矩：
人事变动，三天内更新。政府的人调得勤，有时候一个月不见，职务就变了。现在每周一上午，固定刷一遍相关单位的官网，谁公示了、谁免职了，记下来。
联系记录，每次聊完就写。哪怕只是发了个微信、问了个好，也记一笔。下次联系之前看一眼，知道上次聊到哪了，不会问重复的问题。
还有定期复核。每半年，把表格里的关键人过一遍，发个微信问候一下，顺便确认职务对不对、分管有没有变。很多人愿意回，因为你不是“突然有事才找他”。
第四件事：有些信息得锁起来
政府客户的信息，敏感。
职务、电话、个人偏好，这些东西万一泄露，不是小事。
我的Excel是加密的，密码只有自己和直接上级知道。笔记本电脑随身带，不联网、不外借。
还有一个习惯：已经调走的人，联系方式做失效处理，不删，但也不再用。一方面是尊重，一方面是防风险——万一新来的人知道你还在联系前任，心里会怎么想？
第五件事：数据用起来才有价值
表格养好了，用的时候才知道它的好。
有一次要投一个区的项目，打开表格一看，分管后勤的副局长是我们三年前接触过的，当时还聊得不错。虽然中间没联系，但备注里记着他喜欢吃面食、对少数民族餐特别在意。方案里加了一笔，投标的时候提了一句，后来人家说“你们还记得”。
还有一次，一个客户要招标了，表格里显示经办人换了，新来的是从另一个部门调过来的。我赶紧约了一次拜访，聊的时候发现他确实不熟业务，正好把我们做过的东西系统讲了一遍。后来他成了我们的内部支持者。
这些事，如果没那张表格，都是碰运气。
前阵子跟一个同行聊天，他说他们还在用本子记客户信息。
我没多说什么，笑了笑。
心里想的是：本子没错，但本子不会提醒你“这个人三个月没联系了”，也不会告诉你“这个人的分管领导上周换了”。
记下来。下次再看。
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