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人均管户数上不去,卡住的从来不是软件
人均管户数上不去,卡住的从来不是软件
事情是这样的。 去年有个老板来找我，坐下第一句就是，强哥我是不是被软件坑了。 我问他怎么了。 他说这两年我换过三套系统，一套比一套贵，宣传的时候都说能让人效翻倍。小十万砸进去，可会计人均还是管四五十户，一点没动。到底是买错了，还是这行就这样。 我说你都不是。你换的是锅，火没变，柴也没变。 
我跟你打个比方。一家饭馆翻台慢，老板天天琢磨灶台火力够不够猛。可真正慢在哪。慢在点菜的人报不清楚，后厨接了单堆着不吭声，前头客人坐满了没人收台。你灶再好，三头不通气，照样翻不了台。 人效也是这个理。 我见过太多机构，买系统的时候很舍得，可底下三件事从来没动过。 这三件事，一件比一件难。第一件要你跟客户谈判，把规矩立起来。第二件要你动内部的规矩，把五个人五种做法拧成一种。第三件要你重新分活，把原来压在一个人身上的东西摊开。它们都不在软件的采购清单里，可它们才是人效的真正开关。 01 第一件，客户资料永远收不齐 
这事听着小，其实最要命。有的客户月初给票，有的月中给，有的催到月底还差两张。会计手里这户缺票，那户缺合同，进度全悬着。系统再快，没料它也做不了。 我的做法特别笨，把收资料这件事做成规矩。合同里写清楚每月的收票截止日，写清楚逾期不给资料会有什么后果。再把提醒提前发出去，别等到最后一天才催。刚定规矩那两个月会难受，客户不习惯，可过了那阵子，大家都省事。 你还得给客户一个方便的交票口子。很多人拖延不是因为不想给，是因为麻烦。你让他拍照发过来，或者用个小程序传，比让他跑一趟强得多。口子修顺了，他给得就痛快。 02 第二件，会计口径各不相同 
这一件比第一件还隐蔽。你手底下五个会计，每人一套记账习惯。同样一笔业务，A 挂这个科目，B 挂那个，C 干脆挂到其他里。你自己看账都得先问一句这是谁做的。 口径不统一，你就没法批量处理，也没法统一审核。每个人都在做重复的判断，人效当然上不去。 这件事最气人的地方在于，它不显眼。你问会计为什么不统一，他会说，我一直都是这么做的，也没出过错。他没错，可五个人五个做法，你这个机构就有了五套体系。 我的做法是把科目使用说明定下来，一页纸，写清楚什么业务走哪个明细。然后按这个口径把在做的账统一过一遍。这一遍最费劲，但只费一次。 这一步有个前提，你得让所有人都认这个口径。定规矩的时候拉着他们一起定，别你一个人拍板发下去。他们参与了，才会照着做。 03 第三件，审核压在最后一个人身上 
很多机构是这么干的，几个会计做账，最后交给一个老会计统一审。这个人成了瓶颈。他请假，全所停摆。他要是走了，客户跟着走。 我的做法是把审核拆成两步。机器先过一遍，把异常挑出来。人只审机器挑出来的那部分。原来一个人一天审一百户，现在审三十户异常就够了。 这一步不光是省时间，还改了这件事的性质。原来他是被动地一单一单看，现在是主动地看问题在哪。人的注意力放在刀刃上，效果完全不一样。 说到这我想说个最反直觉的。 好多人以为，人效上不去，是工具不够强。其实工具只是放大器。你流程是通的，它放大效率。你流程是堵的，它放大混乱。你见过哪家机构，买了贵系统之后，会计之间口径自动统一了吗。 老话讲磨刀不误砍柴工。我见过的场面恰恰相反，刀一直是钝的，斧头换了一把又一把，柴还是砍不动。 回到那个老板。 我让他先别碰系统。花一个月，把收资料规矩立起来，把科目口径统一，把审核那一步拆开。 三个月后他跟我说，人效从四十几户涨到了六十几户，系统还是原来那套，一个人没多招。 你看，锅还是那口锅，火候对了，饭自然就熟了。 以上，既然看到这里了，如果觉得有点道理，随手点个赞、在看、转发，帮你身边那个还在纠结换不换系统的同行也看到。 强哥数智魔方