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HR怎么用AI?我用了四个月的做法和体会
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今年6月份，一次偶然的机会，我用上了Claude和GPT。当时看小红书上很多博主说用AI来编程，开发各种app，我就想，是否可以用AI来开发一个培训管理平台？我把这个想法和AI说了，它说完全可以，就这样开始摸索AI在编程上的应用，然后慢慢拓展到其他日常办公的应用。
用了几个月，我现在每天工作基本已经离不开AI。我最大的一个体会是：AI在很多方面比我强，我有很多问题都是问它的，很多我自己做不了的事情，它能做。但是它不了解我的公司，不知道我要解决什么问题，也容易顺着我的想法说。所以，要做什么事情、背景是什么、做出来的东西行不行，还是要靠我们自己。
这有点像请了一位能力很强的外部顾问：专业上他比你强，但是问题要你来提，背景要你来讲，方案能不能落地要你来判断。
下面分享我主要用AI来做什么，以及使用中需要注意的地方。
01我主要用AI来做什么
1、讨论方案
我的工作大量内容是要写方案，比如设计一个职级评定方案，修订一个员工纪律管理制度，开发一个培训课程，制定价值观考核方案等。以前主要是找业界的参考案例，自己冥思苦想写一个初稿，然后和同事讨论完善，做一个方案可能要一两周。现在我会先自己想一个初步的思路，把事情的背景、目标和我的初步想法告诉AI，和它讨论。经过多轮讨论，对齐大致思路，就让AI输出方案初稿，我在初稿基础上给出修改意见，它也可以给出反馈意见。这时候的AI就像一个有思考的同事或者参谋，一起去完善方案。
2、输出成品
和AI讨论完成之后，最终的输出可以让AI来执行。可能是一个飞书文档、Word文档，也可能是一张培训活动的海报，或者是一份PPT课件。比如技能矩阵的套表，里面涉及大量的公式关联关系，以前自己设置公式很麻烦，现在AI可以直接设计完成。甚至之前自己不会设计的海报，它也可以直接帮你输出。
3、开发工具或系统
AI有很强大的代码编程能力。我用AI开发了完全定制化的公司培训管理平台。之前我们是采购外部标准化的在线学习平台，有些功能一直无法满足实际业务需要。比如，在平台发起一场培训，自动在飞书日历中通知参加人员，扫码签到后自动把签到信息录入平台，这类功能要二次开发，需要投入更多预算。最近两个月，我自己尝试用AI开发了这个平台，目前已经上线使用，完全贴合自己的业务需要。我还用AI开发了一些日常工作的小工具，比如给全员用的OKR助手，可以自动拉取每个人的OKR，并逐条给出修订反馈建议；还有CR值测算工具，在保证信息安全的情况下，根据权限分配每个招聘HR查看自己负责岗位的薪酬数据。
4、数据整理、分析
AI的数据整理、分析能力很强。比如，最近我在做公司的组织氛围调查，以前需要自己用Excel来做数据清洗、图表分析。现在把调查的原始数据给到AI，确定好数据清洗的规则，提供之前报告的样例，AI就会自己写脚本，完成数据整理、图表制作和分析报告的输出。以前这项工作大概要1周时间，现在1天就可以完成，而且准确度比自己做还要高。不过，AI输出的结果我不会直接用，我会抽取一些关键数据，自己先算一版，和AI的数据比对，确认准确了再用。
这四类用法，可以用下面的表格来对照：
02使用AI需要注意的地方
AI很强，但是它不了解我们的情况，也容易顺着我们的思路走。所以我认为，使用AI有四点需要注意。
1、自己的想法和判断是最重要的
每一次和AI的讨论，首先是我们想要做某个事情，然后发起这个话题。想法不成熟没关系，可以和AI聊，聊着聊着可能就清楚了。但是要做什么事情、要解决什么问题，得我们自己提出来，AI不会替我们发现。所以，发现需求的能力变得更加重要。
还有，AI输出的东西行不行，能不能落地，哪里要修改，需要依靠我们自己的判断。有一次，我让AI基于一个访谈输出一个企业文化案例，访谈涉及一些客户的信息，它如实写进来了，但实际上我们需要做脱敏，不能出现客户的名称。还有一次，写一个企业文化案例，为了突出故事主人公的形象，某种程度上显得和他配合的部门同事做得不好。这种赞美了一个人、无形中贬低了另一个人的情况，AI有时候考虑不到，需要我们给它反馈。这类反馈我会让AI沉淀成规则，下次再写类似的案例，就不用再说一遍。
2、即使有了AI，也要自己先想、自己动手
要避免对AI过于依赖。之前觉得AI快，什么都让它来输出，有些东西自己只是看了一眼，觉得没什么问题就直接用了。但是我现在发现，这样看似很快，自己的思考却很少，长期这样，自己的思考能力会下降。
所以，现在我逼着自己，在和AI讨论之前，自己先深入去思考，哪怕想得不完整，然后带着自己的想法去和AI讨论。就相当于以前读书的时候做题，不要一上来就去翻看参考答案，有了自己的解题思路之后，再看答案或者找同学探讨。
3、重要的事情，让AI扮演反方
AI在同一个对话中，容易顺着我们的思路和想法回答。当我们有一个明确的想法的时候，它会给我们提供更多证据来证明我们的想法是对的，也就是说，它是我们想法的放大器。在一些重要的事情上，我们可以明确告诉它，让它扮演反方的角色，挑战我现在的想法。这时候，它可以提供完全不一样的视角，让我们对风险和问题看得更清晰。比如可以这样和它说：“你的任务是证明这个方案是错的，给出失败的路径和最强的证据。”
4、个人信息、薪酬信息不要给到AI
HR手里有大量员工的个人信息和薪酬信息，这些信息不要直接给到AI。特别是海外的AI，数据是直接传到海外的，可能会有合规问题。确实需要用到的时候，要先做脱敏。
03如何开始：从一个具体的任务学起
关于AI的教程有很多。不过我觉得，如果真想学，还是从自己实际工作中某个具体的任务开始，比如整理一个数据报表，做一个PPT，设计一张海报，尝试用AI来协助做，在做的过程中去找资料，甚至直接问AI如何做，用上一段时间就会慢慢掌握。和AI协作其实就是用自然语言交流的过程，上手并不难。我自己也是从开发培训管理平台这一个任务开始的。
结语
我觉得AI对HR来说，帮助非常大。最基础的是提高日常工作的效率；另外，是拓展我们的能力边界，之前做不了的事情，现在可以做到；还有就是提升我们决策的质量。不过，AI再强，问题还是要我们来提，背景要我们来讲，结果行不行要我们来判断。
如果你有好的AI使用心得，欢迎评论区分享。
附：我用的几个AI工具
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