电子档案只是一个PDF？读懂DA/T 58—2014的关键术语

电子文件，何时才成为电子档案

办公系统里有一份PDF，是否就已经有了电子档案？DA/T58—2014《电子档案管理基本术语》给出的答案，要从“电子文件”和“电子档案”两个概念说起。前者是在履行职责或处理事务过程中，通过电子设备形成、办理、传输和存储的数字信息记录；后者是具有凭证、查考和保存价值，并已归档保存的电子文件。文件放在电脑里，只说明它以电子形式存在；是否属于归档范围、有没有完成归档，还要另行判断。标准于2014年12月31日发布、2015年8月1日实施，全国标准信息公共服务平台目前标为现行的推荐性档案行业标准。它面向电子档案管理领域的术语使用，为业务沟通和系统建设提供共同语言。标准引言说明，当时电子文件大量产生，相关新概念不断出现，统一称谓和定义有助于学术交流与科学管理。

看懂一份电子档案，要连同背景一起看

一份电子档案不能只看屏幕上显示的正文。DA/T58把电子文件的内容、结构和背景联系起来理解：内容是记录的信息；结构说明信息怎样组织；背景交代形成、传输和维护所处的业务与技术环境。比如一份审批文件，正文能告诉我们审批意见，附件关系和版本顺序帮助还原结构，形成部门、办理环节和时间等背景信息帮助判断它从哪里来。这里的例子只是帮助理解，不代表标准规定了固定字段。标准所说的“元数据”，是描述电子档案内容、结构、背景及整个管理过程的数据；“著录”则是按标准形式描述这些内容和管理活动的过程。两者相关，却不能混同。尤其要注意：DA/T58定义了“著录”这个词，并未列出统一的核心著录项目、字段顺序或著录格式。具体项目应按档案门类和适用的元数据、著录标准确定，不宜从这部术语标准里自行推导一张字段表。

归档、移交和接收，责任边界要说清

日常工作中常把“归档”“移交”“接收”连着说，DA/T58分别给出了含义。归档，是按国家规定把有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门；移交，是按国家规定把电子档案的保管权交给档案馆；接收，是档案馆、档案室按规定收存电子档案。三者处于不同业务环节，不能因为系统里出现“上传成功”就说已经完成全部工作。标准还定义了“捕获”“登记”“关联”和“封装”等术语：及时获取文件及元数据、给予唯一标识、稳定连接元数据与管理对象、把电子档案及元数据按指定结构打包，解决的是取得、识别、对应和交付时的不同问题。实际办理时，可依本单位制度核对责任主体、归档范围、对象与元数据是否齐全，以及接收结果是否留下记录。这是根据术语整理的检查思路，并非标准列出的统一流程。

保存多年，重点检查什么

电子档案保存时间越长，越不能只问“文件还在不在”。DA/T58把真实性解释为内容、逻辑结构和背景与形成时原始状况相一致；完整性关注相关信息是否齐全且未遭破坏、变异或丢失；可用性要求能够检索、呈现和理解。标准还分别定义真实性、完整性、可用性、安全性及文件格式检验。遇到格式老化，术语也要用准：“转换”是在原有信息不变的前提下变更载体形式或文件格式；“迁移”是在文件格式不变时转到另一种软硬件配置。备份、异地备份和灾难恢复各有含义，不能把做过一次复制等同于长期可用。落地时可检查四件事：文件与元数据能否对应，内容和附件是否齐全，能否在需要的环境中打开并理解，格式变更和系统变更是否保留核对记录。具体检验方法、项目和责任分工，应继续依据适用标准和本单位制度确定。把术语用准，是让后续管理、复核与交接有共同起点。

来源说明：本文资料核验参考全国标准信息公共服务平台：DA/T 58—2014标准信息、国家档案局：DA/T 58—2014《电子档案管理基本术语》原文；具体执行请以适用的最新规定和原始资料为准。