开始用AI办公之前,先备好哪三样东西?

五分钟备好一份可用资料、一个练习目录和一条验收要求。

第一次装办公AI之前，先别忙着比较十个模型。更容易卡住的地方是：没准备可用材料、不知道文件放哪、也没有判断结果好坏的标准。准备这三样，后面的操作才有落点。账号和费用按你当前能用的产品确认，不承诺整个阶段免费。

三样准备，比多装三个软件有用

准备一份你有权使用且能检查的材料；在电脑上新建“AI练习”文件夹，放副本；写一句验收要求，例如“原始三条记录都出现，未确认事项不能写成完成”。用空白文件也可以，先学交付路径。

默认示例沿用千问办公，若公司指定其他工具，可用同一材料和同一验收要求跟做。生态是兼容条件，不意味着用某个办公聊天软件就必须选同一家AI。

装机之前，先认两个词

说人话：你给目标，它自己拆活、自己干、自己交。大 V 打过个好懂的比方：Agent 是司机，会看路况、自己决定什么时候踩油门什么时候拐弯的那个人。第二个词：Skill（技能），同事会的手艺。你把一套干法（先做什么后做什么、要守什么规矩）存下来，下次一句话它就照着干。

顺带认清一个不是新概念的词：积分（Credits）。屏幕上会见到它，但不用专门学，第一个板块讲 AI 工作原理时说过 Token：AI 读字、写字、干活，都按 Token 计量。厂家把这个消耗折算成一个数字来记账，就叫积分。

今天的准备清单：只要三样

装机之前的全部准备，就这三样，十分钟搞定。第一，一个手机号，注册登录用；公司有钉钉/企微/飞书账号的，直接扫码更快。第二，一个装资料的文件夹，在电脑上新建一个文件夹，先扔几份你常用的文件进去（工作文档、表格、笔记都行）。不用整理，后面的内容会专门教怎么理；先有这个文件夹就行。

准备三个落点：一份有权使用的材料；一个只放副本的目录；一句可核对的要求。

第三，搞清楚公司用什么办公软件，不知道就问一句同事：咱们公司用钉钉还是企微还是飞书？答案直接决定你装哪个。三样备齐，加上刚认的两个词，Agent、Skill，你的行前装备就全了，比大多数听说过 AI 办公的人走得都远。

最后钉两个误区。误区一：等我把 AI 学明白了再装。反过来。这个阶段的东西，看十篇教程不如亲手装上跑一次。装错了也不会有任何损失，三个都免费，大不了删了换一个。前面说过的原则继续有效：先动手，再理解。误区二：免费的肯定是阉割版，得买会员。

五分钟，把练习包放到桌面

打开文件资源管理器，在桌面新建AI练习文件夹。新建一个文本文件，写“已完成分类；报价待核；下一步核对来源”，保存为任务材料.txt。再新建验收说明.txt，写明只整理、不得补事实、产物另存新文件。

可核对结果是两个能打开的文件。原先你只有模糊的“想试试AI”，现在已有输入和验收条件。尚未装客户端也能完成准备；没有写权限时换到自己有权使用的目录。

把材料包做成下次还能用的起点

练习材料不需要多。三行自写记录，足够检查有没有漏项、有没有补造、有没有把待确认说成已完成。真正的合同、客户名单和内部经营表先不拿来试；你能理解全部输入，才有能力判断结果。

在文件资源管理器里核一次扩展名。若“任务材料.txt”显示成没有后缀的名字，可以打开查看选项，让文件扩展名显示出来。确认它是文本文件，再双击打开。目录名也写得容易识别，避免把练习包放在同名的多个位置。

给验收说明再补一行：输出文件名是周报练习结果，保存到同一个练习目录，原始材料不覆盖。这样你能同时核输入、原件和新结果。只说“帮我保存一下”，容易在任务结束后才发现双方理解的位置不同。

练习包长这样：任务材料.txt；验收说明.txt；结果另存新文件。

网络和账号条件也要检查。能打开官网不等于登录成功，登录成功不等于当前账户能生成你需要的格式。先看官方说明，再做无敏感小任务；遇到额度提示记录实际文字，不凭旧文章里的赠送数额计算。

若你用组织电脑，安装权限和文件提供范围可能由公司统一管理。无法安装时，可以先读教程并准备练习包，或使用已获准的入口。不要为了跟课去修改管理员设置或把材料转到私人账号。

把可用入口写进验收说明即可：今天用哪个产品、哪种输入方式、最终如何带走。下次换入口，这三个文件仍能复用。准备工作真正减少的是重新找材料和解释要求的时间，不保证模型用量一定更少。

最后核一次这份成果

再核两份文本能否关闭后重新打开，中文、数字和否定词是否保留。把任务要求放在材料旁边，下一次不要只传数据忘了验收。你也可以把这个练习包作为后续课程的共同输入，减少重复准备。今天完成准备并不表示已安装或已运行，状态分别登记。

如果后续换成真实任务，重新核资料许可与保存位置；练习包的许可不能转移到公司或客户材料。先有输入和验收，再走软件路径，第一次遇到问题也更容易说明卡在哪一环。

把核对结果留给下一次

如果材料里有数字，留一个你能独立核的合计；如果有状态，明确已完成和待确认。准备包不只是文件，还包含判断结果的依据。下次提供给AI时，把这条验收一起带进去。

先核使用条件：公司是否允许；账号是否可用；用量与费用是否清楚。

参考：千问办公桌面端使用链路，核验日期2026-10-11。本文演示输入为教学材料，不代表客户案例。

可选延伸：千问办公桌面端使用链路（https://docs.qwenwork.cn/getting-started/desktop-workflow）。适合想核对操作机制的读者，可跳读相关小节，预计3至5分钟，无需读完。

这是“AI基础知识”系列第37课。零基础，说人话，每篇带走一个能用的判断。