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AI赋能央国企运营——AI公文写作
第2篇：AI公文写作——通知、请示、报告、讲话稿，30分钟出一篇合规稿子
核心交付：一套可直接使用的公文写作提示词模板库
央国企AI+运营系列 · 第2篇 董彩超 / AI领导力
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◆ 一、为什么公文是第一把钥匙
在上一篇的「央国企AI+运营优先级地图」里，公文写作/改稿被列为P0场景。不是因为它最性感，而是因为它最普遍、最高频、最安全。
任何一个央国企，每周都在产生大量文字：通知、请示、报告、情况说明、讲话稿、工作总结……这些东西有一个共同特点：
● 格式相对固定，有规律可循；
● 写的人很痛苦，因为每次都要从零开始；
● 改的人也痛苦，因为每次都要重复同样的修改意见。
这正是AI最擅长的地方——它不需要创意，只需要把已知的格式和语气复现出来，同时把你给的信息填进去。
AI不是来替代你写公文的，而是来替代你「面对空白文档发呆的那段时间」。从有初稿到改稿，效率可以提升60%以上。
◆ 二、央国企公文的三个核心痛点
痛点1：格式复杂，新人摸不透
公文格式要求严：红头文件、发文字号、主送机关、附件说明……每个细节都有规定，一旦出错就要整体返工。新人往往要花3-6个月才能真正上手写一份规范的通知。
● 结果是：有经验的人累，新人不敢写，写了也要反复改。
● AI的解法：把格式规范固化进提示词，让AI生成本身就符合规范的初稿。
痛点2：语气拿捏难，容易"不像"
央国企的公文有特定的语气风格：正式但不死板，有政治性但不空洞。很多年轻员工写的稿子，领导一眼就看出「不像」——太白话、太口语，或者反过来，满篇大词没有实质内容。
● 结果是：改来改去，核心是语气问题，但没人能说清楚标准是什么。
● AI的解法：在提示词里明确指定语气风格，并给AI提供1-2篇范文作为参考。
痛点3：内容组织散，逻辑不清
写一份工作报告，需要把散落在各部门的数据和情况整合起来，按照「背景-现状-问题-措施-成效」的逻辑组织。但实际上，很多人就是把材料堆在一起，缺乏清晰的逻辑线。
● 结果是：领导看完还是不知道你想说什么，批注：「重写」。
● AI的解法：先用AI帮你梳理逻辑框架，再把具体内容填进去。
公文写作的本质是「结构化表达」。AI最擅长的就是结构化——给它材料，它能帮你找到最合适的逻辑框架。
◆ 三、四类公文的AI写法
下面按公文类型，分别说明AI的使用策略和注意事项。
公文类型 | AI介入点 | 核心提示词要素 | 注意事项 |
通知/公告 | 生成初稿 | 主题、时间、对象、执行要求 | 格式需符合单位模板 |
请示/报告 | 框架梳理+初稿 | 事项、背景、理由、请示内容 | 数字和事实必须人工核实 |
讲话稿 | 提纲+全文 | 场合、受众、核心观点、时长 | 领导风格要提前输入给AI |
工作总结 | 结构梳理+润色 | 时间段、工作清单、数据、亮点 | AI补充亮点后务必人工审核 |
每种类型都有自己的核心逻辑，但共同点是：给AI的信息越具体，出来的稿子越好用。「帮我写一份通知」和「帮我写一份关于X会议、要求Y部门Z人员参加、时间地点W的通知，格式符合上行文规范」，结果天差地别。
◆ 四、AI公文写作三步法
无论哪类公文，推荐按照以下三步使用AI，而不是直接让AI一次生成全文：
第一步：框架先行
告诉AI公文的类型、背景、目的，让它先给出一个内容框架（而不是全文）。你来确认框架，再进入下一步。
示例：「这是一份关于公司安全生产月活动的通知，受众是下属各部门负责人，目的是部署具体工作任务。请给我一个通知的内容框架。」
第二步：填料生稿
确认框架后，把你手头的具体材料（数据、事件、时间节点等）输入给AI，让它按框架填充生成初稿。
示例：「在上面的框架基础上，帮我生成完整通知。以下是具体信息：活动时间6月1日至30日，主要内容包括……，联系人张三，联系电话……」
第三步：语气润色
初稿出来后，用AI做二次润色——统一语气、检查逻辑、压缩冗余。这一步你可以直接贴着原稿让AI修改，比自己逐句改要快得多。
示例：「请帮我把上面这份通知的语言风格调整为更加简练、正式，删除重复表述，保持公文语气。」
◆ 五、提示词模板库
以下是本篇附带的核心工具：四类常用公文的AI提示词模板，可以直接复制使用，也可以根据单位实际调整。
��模板1：通知类公文
适用场景：各类通知、公告的起草 |
[角色] 你是一位熟悉党政机关公文写作规范（GBT 9704-2012）的公文秘书，擅长起草各类通知。 [任务] 请根据以下信息，起草一份正式通知，格式符合党政机关公文规范。 [通知要素] 发文单位：（填入） 通知事项：（填入核心内容） 受众范围：（填入主送单位或人员） 时间地点：（填入，如无则省略） 执行要求：（填入具体要求和截止时间） 联系人：（填入） [格式要求] 语言简洁、正式，使用"现将……通知如下"的标准表述，结尾用"特此通知"。不需要写文号和印章。 |
��模板2：请示类公文
适用场景：向上级机关请求批准某事项 |
[角色] 你是一位有10年党政机关文字工作经验的秘书，擅长起草符合规范的请示类公文。 [任务] 请根据以下信息，起草一份请示，逻辑清晰，理由充分，格式规范。 [请示要素] 发文单位：（填入） 主送单位：（填入上级机关） 请示事项：（一句话概括） 背景情况：（为什么需要提出这个请示） 具体请求：（希望上级批准的具体内容） 备选方案：（如有，可提供2个方案供选择） [格式要求] 按照"背景-问题-请示内容-请批"的结构组织，每个请示只有一件事，结尾用"妥否，请批示"。 |
��模板3：讲话稿
适用场景：会议开幕、年终总结、部署会讲话稿起草 |
[角色] 你是一位为企业领导撰写讲话稿的资深秘书，熟悉央国企会议语境，语言既有高度又接地气。 [任务] 请根据以下要素，起草一份讲话稿，确保逻辑清晰、重点突出、语气与场合匹配。 [讲话稿要素] 主讲人及职位：（填入，如：公司总经理XXX） 场合：（如：2025年度工作会议开幕式） 听众：（如：全体中层管理人员） 核心主题：（本次讲话最重要的1-2个观点） 重点工作部署：（列出3-5条具体工作要求） 预计时长：（如：10分钟，约1500字） [风格要求] 语气正式有力，避免空话套话，多用数据和具体案例支撑，每个部分结构清晰，易于记忆。 |
��模板4：工作总结
适用场景：月报、季报、年度总结等 |
[角色] 你是一位擅长总结提炼的企业内部文字顾问，能把散乱的工作流水账整理成逻辑清晰的总结报告。 [任务] 请根据以下工作内容，整理并起草一份工作总结，结构清晰，有数据有案例，体现工作成效。 [总结要素] 总结时间段：（如：2025年上半年） 部门/个人：（填入） 主要工作清单：（逐条列出，不需要完整句子，关键词即可） 关键数据：（完成率、增长率、节省时间/费用等） 亮点事项：（有特别价值的工作，可以重点呈现） 存在问题：（如实填写，AI会帮你用合适的方式表述） 下一步计划：（可选） [结构要求] 按照"总体情况-重点工作-问题与不足-下步打算"四段式结构组织，每段有小标题，控制在1200字以内。 |
◆ 六、三个使用红线
AI写公文效率高，但有三条线不能踩：
红线 | 风险 | 正确做法 |
直接把AI初稿当正稿发出 | 数字、事实可能有误 | 必须人工校对数据和关键表述 |
把涉密信息输入外部AI | 数据泄露 | 涉密内容使用私有化部署的AI |
让AI猜政治表述 | 措辞不当引发合规问题 | 政治性表述由人工撰写，AI辅助润色 |
AI公文写作的定位是：「人类的初稿机器」，不是「替代人类的决策机器」。初稿的生成交给AI，最终把关的责任永远在人。
◆ 七、小结与下篇预告
本篇核心结论：
● 央国企公文写作是AI提效的最优先场景，具备高频、低风险、格式可模板化的特征；
● 推荐「框架先行→填料生稿→语气润色」三步法，而不是让AI一次生成全文；
● 本篇附带4类公文的提示词模板，可直接取用。
下一篇，我们聊「AI会议纪要」——从一场会议的录音，到督办单全部落实，AI如何把「开了会没结果」变成「会议即决议」。
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央国企AI+运营系列 | 共7篇 | 第2篇
作者：董彩超 / AI领导力
