打印机总是不听话?打印、扫描、PDF 一次讲清

一、连接打印机：驱动是关键

打印机插上 USB 线或连上同一 Wi-Fi 后，Windows 一般会自动识别安装；如果没有，去打印机品牌官网下载对应型号的驱动装一下就能用。打印前先在"设置→蓝牙和其他设备→打印机和扫描仪"里确认打印机状态正常。遇到"脱机"状态，先看打印机的电源和连接线，再右键打印机选"查看打印队列"，把卡住的任务清空，八成问题就解决了。

图 1  打印前后的 5 个检查点

二、打印设置里的门道

打印对话框里有几个必会选项：份数不说了；双面打印选"双面（长边翻页）"，省一半纸，这是日常最环保的打法；"多页合一"能把 2 页或 4 页缩到一张纸上，打印讲义特别省；彩色文档不要求色彩时选"黑白"，便宜得多。打印前务必点"打印预览"看一眼，确认没把最后一页切掉——交作业打印缺页，是最尴尬的低级失误。

图 2  PDF 处理六个要点

三、扫描与 PDF 的日常操作

扫描：把文件面朝下放进扫描仪（或用手机扫描 App 代替），选择输出为 PDF，一张纸就变成了电子文件。PDF 是"电子纸张"，格式固定不会乱，所以正式材料都用它。日常三件套要学会：合并（把多个 PDF 拼成一个文件）、拆分（从大文件里抽出几页）、压缩（文件太大发不出去时压一压）。Windows 自带的"打印到 PDF"是最简单的合并办法：把多个文件逐个"打印"成 PDF，再拼接即可；也可以用 WPS 或在线工具完成。

图 3  PDF 三件套操作速查

办公软件三件套（Word、Excel、PPT）加打印扫描，日常学习已经够用。下一讲开始新模块：上网与安全，先从"软件到底应该去哪下载"说起。