《档案工作实务》第八章读书笔记

第二节公文管理

核心要义：公文管理是指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传递、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、整理、统计、提供服务等活动。公文管理贯穿公文处理工作的全过程，是公文处理工作的重要保障。

一、公文密级管理

·确定密级前按拟定密级先行采取保密措施；确定后按所定密级严格管理

·密级变更或解除由原确定密级的机关或其上级机关决定

·绝密级国家秘密载体应在符合国家保密标准的设施、设备中保存，指定专人管理

·涉密文件未经批准不得复制和摘抄；严格控制接触、知悉范围；禁止携带涉密文件参加涉外活动或出国境

二、公文印发传达管理

（一）印发传达

·严格按照发文机关要求和发布层次执行；确定知悉范围两个原则：工作需要原则、涉密最小化原则

·印发传达范围需变更的，应经发文机关批准

（二）公开发布

1.公开发布权限——实质是变更印发传达范围，必须经发文机关批准；未标注可公开发布的，公开时必须请示

2.涉密公文公开发布前应履行解密程序；解密的不一定公开，但公开的一定是已解密的

3.公开发布的时间、形式和渠道由发文机关确定

4.经批准公开发布的公文同正式印发公文具有同等效力

三、公文复制汇编翻印管理

·复制、汇编机密级、秘密级公文，应符合有关规定并经本机关负责人批准

·绝密级公文一般不得复制、汇编，确有需要的经发文机关或其上级机关批准

·复制件应加盖复制机关戳记；翻印件注明翻印机关名称、日期

·汇编本密级按编入公文的最高密级和最长保密期限标注

四、公文撤销和废止管理

·由发文机关、上级机关或权力机关根据职权范围和法规决定

·公文被撤销的，视为自始无效；被废止的，视为自废止之日起失效

五、公文清退销毁管理

（一）清退

·清退：文秘部门按规定定期不定期对办理完毕的公文特别是涉密公文进行清点、核对、收缴，退归原发文机关或指定单位

清退文件的范围（八类）：

1.绝密级文件

2.只限一定范围内讨论修改的文稿、校样

3.征求意见使用的文稿

4.上级机关制发指定限期清退的内部文件材料

5.本机关制发供内部领导传阅的文件

6.未经本人审阅的讲话稿

7.有重大错漏的文件

8.其他明确规定限期清退的文件

清退做法要点：对注明清退日期的按制发机关规定的时限退还；清退涉密文件由机要部门办理；对到期未退的及时催退；清退文件应与其他文件分别保管，不得私自摘录、复印。

（二）销毁

·对经鉴定确认已不具备留存价值的文件，采取妥善方法删除信息或毁灭载体

销毁范围：重份文件、多余副本；外单位抄送参考文件；临时性事务性文件；一般文件的草稿、校样等；不销毁即会失密泄密的文件；失去留存价值的报表登记簿册等

审批权限：

1.一般文件——文秘部门与业务部门负责人审核，定期统一销毁

2.重要文件或涉密文件——填写《文件销毁清单》，经文秘部门负责人审核，由保密部门及分管领导审查批准

销毁方式：

·纸质：数量少用粉碎机处理；数量多送造纸厂化浆；无条件的可焚烧（确保完全烧毁）

·电子：永久删除；光磁载体可重新格式化或乱码覆盖；损坏载体用物理方式销毁

·销毁时由2人或多人监销；个人不得私自销毁、留存涉密公文

六、公文暂存管理

·暂存：对既不应归档或清退、又暂时不宜销毁的文件，暂时留存一定时间以备查用

·范围：频繁查阅的已归档文件副本；反复利用的简报报表；一时难以判定是否留存的文件

·管理：由文件处理部门集中统一保管，编制简便检索目录；电子文件设容量冗余且安全的暂存存储器

七、公文移交管理

·机关合并时，全部公文随合并管理

·机关撤销时，需归档的公文经整理后按规定移交档案管理部门

·工作人员离岗离职时，所在机关应督促其将暂存、借用公文按规定移交、清退

·涉密人员离岗离职后仍负有保密义务，应签订离岗保密承诺书，遵守脱密期管理规定

八、发文立户管理

·新设机关应向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请

·经审查符合条件的列为发文单位；机关合并或撤销时相应调整

·发文立户总原则：严格控制，以属地管理为主，按照机构隶属关系和干部管理权限决定

九、本节知识框架

公文管理（八大管理）├── 密级管理（绝密专人、变更权属）├── 印发传达管理（知悉范围两原则、公开发布须解密）├── 复制汇编翻印管理（绝密一般不复制）├── 撤销和废止管理（撤销自始无效、废止自废止日失效）├── 清退销毁管理（八类清退范围、审批权限、销毁方式）├── 暂存管理（既不该归档清退又不宜销毁）├── 移交管理（合并撤销、离岗离职）└── 发文立户管理（严格控制、属地管理）

学习小结：本节为八大类公文管理实务，考点较细。重点掌握：一是密级管理中绝密级专人管理、密级变更权属；二是公开发布"解密的不一定公开，但公开的一定是已解密"这一关键表述；三是撤销与废止的效力区别（自始无效 vs 自废止之日起失效）；四是清退范围八类、销毁审批权限及销毁方式；五是**发文立户"严格控制、属地管理"**的总原则。