客户终于要PI了,可不能直接套模板发出去

客户发来一句：

Please send us your PI.

做外贸的人对这句话应该不陌生。

前面价格、数量谈得差不多了，客户让你发PI，通常说明事情有了进一步推进的可能。

这篇就聊聊PI到底有什么用、制作时有哪些容易忽略的地方。

不过，做PI有个很容易踩的坑：直接找出上一份文件，改改客户名称、产品数量和金额，就发过去了。

表格是做得挺快，但如果旧文件里的付款条件、贸易术语或者交期没有改干净，后面可能就有麻烦了。

先说一下，PI全称是Proforma Invoice，中文叫形式发票。

它可以理解为一份采用发票格式的报价或交易条件文件。除了方便双方确认订单内容，客户有时还会用它申请进口许可证、开立信用证，或者办理内部付款及外汇手续。

也就是说，PI不是单纯把产品和价格放进表格就完事了。

一份PI，容易出问题的往往不是单价

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假设一家中国工厂接到一笔保温杯订单。

客户要5000个，每个2.40美元，订单总金额12,000美元。

双方谈好采用FOB Ningbo，30%定金，剩下70%在装运前付清。

那么PI里至少要把这些信息写准确：

PROFORMA INVOICE（内容示例）

按这个金额，客户先付3,600美元定金，剩余8,400美元在装运前支付。

看起来没什么复杂的。

但假设你套用了上一位客户的PI，忘了修改其中一行付款条件，那就不是一个无关紧要的小错误了。

原本约定

70% before shipment

装运前收齐70%尾款

PI中误写成

70% against copy of B/L

见提单副本支付70%尾款

原本谈好的是装运前收齐尾款，现在文件上却写成了见提单副本付款。

货物装运前收钱，和装船以后再收钱，卖家承担的风险明显不同。

同样，FOB Ningbo也不能随手写成FOB Shanghai，更不能把FOB和EXW当成差不多的条件。

虽然可能只是几个英文单词的区别，但背后涉及交货地点、费用和风险划分。

所以，做PI时真正需要认真检查的，反而是这些容易被忽略的条款。

交期30天，从哪天开始算？

——

假设这5000个保温杯需要定制彩盒。

工厂说生产周期30天。

如果PI里只写：

Lead Time: 30 days

客户可能会理解为，确认订单后30天就能发货。

可工厂那边可能还在等客户确认包装设计稿，或者等定金到账。

等两边发现理解不一致，可能已经过去好几天了。

所以，如果实际生产安排是收到定金、确认包装设计后才开始计算周期，就可以写得更具体一些：

英文条款参考

Production lead time: 30 calendar days after receipt of deposit and final artwork approval.

收到定金且最终包装设计确认后，生产周期为30个自然日。

当然，这里说的是生产周期，不代表货物一定能在第30天装船，更不代表第30天就能到客户手里。

如果客户对装运日期有明确要求，还需要另外约定。

这类问题最好在做PI时就跟工厂确认清楚，而不是先随便填一个日期，等客户催货了再想办法。

PI发出去了，是不是就算订单成立？

——

这个问题也挺值得说一说。

有些人认为，PI就是一张形式文件，没什么法律效力。

还有人觉得，只要客户签了PI，订单就一定成立。

其实都不能这么简单理解。

PI是否构成具有约束力的要约、双方是否已经形成合同关系，需要结合文件内容、往来沟通、双方的承诺以及适用法律判断。

比如客户明确接受了包含商品、数量、价格等交易条件的要约，即使还没有支付定金，也可能已经形成合同关系。

反过来，如果客户只是回复一句“Thanks, received”，通常也不能仅凭这句话就认定他接受了全部交易条件。

更重要的是，合同是否成立和工厂什么时候可以开始生产，是两件不同的事。

如果双方明确约定收到定金后才启动生产，那么即使客户已经确认订单，也应该按约定执行。

尤其是定制产品，包装、材料或者模具一旦投入成本，后面再修改可就没那么容易了。

PI和商业发票也不是一回事

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这里还要区分另一个经常见到的单据：

Commercial Invoice（商业发票）

PI一般用于交易前期的报价、条件确认和相关业务安排。

Commercial Invoice则是反映实际货物交易信息的重要单据，也是进出口清关时常用的依据。

比如一开始PI写的是5000个保温杯，后来双方协商，把订单数量改成了6000个。

那么后续正式制作商业发票、装箱单等文件时，就应该以最终实际交易及货物情况为依据。

不能因为最开始做过PI，后面就直接复制，连数量都不检查。

当然，商业发票也不是简单地把PI标题改一下就可以了。不同进口国家、不同交易条件，可能还有具体的单据要求。

所以在正式出货之前，最好和客户、货代核对一下需要提供哪些文件。

再说一个容易忽视的地方

——

就是PI上的银行账户信息。

有些公司会把收款账号直接放在PI底部，方便客户安排付款。

如果这些信息填错了，或者邮箱遭到冒用，有人伪造了新的收款账户，后果可能比产品数量写错还严重。

尤其遇到所谓“公司更换银行账号”的情况，最好通过双方此前确认过的可靠联系方式核实，而不是只看一封邮件就直接安排付款。

至于报价有效期，也建议写明确。

比如：

Valid Until: November 30, 2026

这样客户至少清楚，这份报价承诺到什么时候。

有效期并不是所有PI统一必须写30天，具体期限应根据公司报价政策和双方约定确定。

说到底，PI最重要的不是格式有多漂亮。

Logo可以做得简单一点，颜色也不需要太花哨。

但产品、价格、贸易术语、付款条件、交期和收款信息，真的得逐项检查。

一份PI从头到尾可能就一两页，看起来没多少内容。

可真要是哪一项写错了，后面改订单、改生产计划，甚至处理收款问题，花的时间可能远远不止做这张PI的十几分钟。

所以客户下次让你发PI，先别急着打开上一份文件改名字。

把前面谈过的条件重新核对一遍，比什么都重要。

PI模板分享

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分享可编辑的 Proforma Invoice（形式发票）模板。

（包含公司信息、客户信息、产品明细、数量、单价、总金额、贸易术语、付款方式、交期及银行信息等常用栏目）

刚开始接触的朋友可以拿来参考，后续也能按照自己的订单修改。

对话框回复“PI模板”即可获得

模板只是提供一个基础格式，实际使用时还是要核对好产品、价格、付款条件和银行账户等信息。