《档案工作实务》第十章 读书笔记

第二节 科技文件的形成、积累与整理归档

核心要义：科技档案形成管理是科技档案实体管理的前提和基础。科技文件的形成、积累与整理归档，是保证科技档案形成质量的关键环节。

一、科技文件的形成

科技文件的形成是指在科技活动中，伴随科技活动的客观需要，根据科技工作程序和技术规定、标准，进行科技文件的编制、签署、审批、编号、更改、印制、收发、登记等工作，形成系统反映科技活动工作程序和工作内容的科技文件。

四种常见科技文件的形成：

（一）科研文件的形成（三个阶段）

1.立项论证阶段——项目指南、可行性研究报告、申报书、立项批复、任务合同书等

2.研究实施及过程管理阶段——研究计划、实验原始记录、设计文件、图样、样品标本、阶段性汇报总结等

3.结题验收及绩效评价、成果管理阶段——验收申请书、工作总结报告、绩效评价、研究报告、论文、专利等

（二）基建文件的形成（六个阶段）

1.规划任务阶段——审批文件、可行性研究报告、设计任务书、合同、原始基础材料

2.选址、勘测阶段——地质勘测材料、选址审批文件、征地审批文件

3.组织设计阶段——设计合同、总平面/建筑/结构/技术/施工设计、总概算预算

4.工程施工阶段——技术会审、施工组织、原材料检验、隐蔽工程验收记录、设计变更通知单等

5.生产准备阶段——设备运行、维护、产品质量检验文件

6.竣工验收阶段——竣工验收报告与证书、工程决算书、全套竣工图

注意：按《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018），重要活动事件、原始地形地貌、隐蔽工程、关键节点工序、质量安全事故等除纸质文件外还应形成照片和音视频文件。

（三）设备文件的形成

1.外购设备——订货阶段（可行性研究、订货谈判）、开箱验收阶段（开箱验收单、索赔及随机文件）、安装调试运行阶段（竣工图、验收记录、调试运行记录报告）

2.自制设备——设备生产阶段（同工业产品开发制造）+ 安装调试运行阶段（同外购设备）

（四）产品文件的形成（五个阶段）

1.产品调研阶段——可行性研究报告、产品开发建议书及审批文件

2.产品开发阶段——前期（设计图样、实验数据、计算材料、报告配方）+ 后期（技术设计、工艺设计）

3.产品试制阶段——全套设计图样、样机鉴定大纲、试制报告、设计定型报告

4.产品生产阶段——生产原始记录和质量检验记录

5.产品销售阶段——产品质量反馈、用户服务文件

（五）竣工图的编制

·竣工图是真实记录各种地下地上建筑物、构筑物的技术文件，是国家的重要技术档案

·编制要求：竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，由施工单位负责编制；以涉及变更的全部文件汇总后经监理审核作为编制依据

·可加盖竣工图章沿用原施工图的情况：按施工图施工没有变更的；一般性图纸变更且能在原图上修改补充的

·应重新绘制竣工图的情况（三种）：

1.涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变

2.图面变更面积超过20%

3.合同约定所有变更均须重绘或变更面积超过约定比例

·竣工图套数应满足建设、运行、主管等单位需要，符合合同约定

二、科技文件的积累

科技文件积累是指按一定要求和方式将科技、生产活动中形成的科技文件及时集中和妥善保管起来，防止散失。

（一）积累要求（三点）

1.明确积累职责——是科技部门和科技人员的职责；积累范围应宽于归档范围

2.明确积累范围——属于归档范围的是积累的重点

3.确保积累质量——维护文件完整、准确、系统、规范和安全的积累

（二）积累方式（三种）

1.由科技人员个人积累——适合"单兵作战"的小型项目或大中型项目中相对独立的子项目

2.由专兼职资料员积累——适合较大的科技项目

3.由档案部门代为积累——辅助形式，用于成套图样和协作单位转来的文件

三种方式应分层次、分情况结合使用。积累方法：可预先制发"科技文件积累袋"。

三、科技文件的整理归档

科技文件的归档是指在一项科技、生产活动完成或告一段落后，按照归档制度，将应当归档的科技文件整理立卷，移交给本单位档案部门集中管理。归档是科技文件转化为科技档案的重要关口。

（一）归档范围

·标准：科技文件是否具有保存价值

·基本方法（五点）：依据国家和专业主管部门规定；分析本单位科技活动范围；掌握基本职能活动；区分科技文件与一般文件；判定有无保存价值

（二）归档时间（五种方式）

1.按项目结束时间归档——适用于周期不太长的活动

2.按工作阶段归档——适用于周期较长的工业产品、科研课题、基建工程

3.按子项归档——适用于规模较大、有若干子项的课题工程

4.按年度归档——适用于科技管理性文件和自然观察观测活动

5.随时归档——设计变更、修改补充、生产维修、磁带照片底片胶片、外购设备开箱验收等

（三）归档份数

·一般归档一份（套）；重要、利用频繁和有专门需要的可适当增加

（四）归档要求和手续（重点：三纳入、四参加、四同时）

1.建立并落实"三纳入"：将档案工作（含归档）纳入单位领导议事日程、纳入单位规章制度及工作流程、纳入各部门和人员的责任制

2."四参加"：档案部门、档案人员应参加科研课题成果审定、基建项目验收、设备开箱验收、产品鉴定等活动

3."四同时"：下达项目计划任务同时提出归档要求、检查项目计划进度同时检查文件积累情况、验收鉴定项目成果同时验收鉴定文件归档情况、项目总结同时做好文件归档交接

4.归档文件应书写材料优良、格式规范、字迹工整、签章完备

5.归档文件应为原件；非纸质文件应与其文字说明一并归档

6.交接双方认真清点核对，填写移交清单并履行签字手续

四、本节知识框架

科技文件的形成、积累与整理归档├── 形成（四种）│   ├── 科研文件（立项/研究实施/结题验收三阶段）│   ├── 基建文件（六阶段 + 竣工图编制）│   ├── 设备文件（外购/自制）│   └── 产品文件（调研/开发/试制/生产/销售五阶段）├── 积累（三种方式）│   ├── 科技人员个人积累 / 专兼职资料员 / 档案部门代为│   └── 范围宽于归档范围└── 整理归档├── 归档范围（保存价值）├── 归档时间（五种方式）├── 归档份数 / 归档要求和手续└── 三纳入、四参加、四同时制度

学习小结：本节实务性较强。重点掌握：一是四种科技文件的形成阶段及相应文件；二是竣工图重新绘制三种情形（重大改变、变更超20%、合同约定）；三是归档的五种时间方式；四是**"三纳入、四参加、四同时"制度**这一重要考点；五是归档文件应为原件、交接填移交清单等要求。