一个EXCEL的下拉菜单 让我体会到AI不仅提高工作效率 更是能把工作做到多细

我点开「我的决定」那一列的第一格，下拉里是两家公司和一个「另填」。点第二格，换成了另外两家。往下点了十几格，没有两格是一样的。

这种下拉，Excel 里叫「数据有效性」：点一下格子，弹出几个选项让你挑。人自己做表，顶多给一整列设一套，不会给每个格子单独配一份。

这张表是 AI 做的。我没提下拉，只说要一张表让我拍板，表怎么排、哪一格放什么，都是它自己定的。

事情不大。一份客户联系人名单，有二十几个人的单位写成了「A公司/B公司」。这个人到底算哪一家，名单上看不出来，只有我知道。

我让 AI 把这些人理出来给我定。它交回一张表，分三页。「要定的」一页 15 个人；另外两页标着「看一眼就行」，一页是两种写法其实是同一家，一页是那一栏填的看着不像单位名。

要我动脑子的，只有那 15 个。每人一行，最后一格就是开头那一格：点开，只有这个人写过的那两家，再加一个「另填」。

我从第一行勾到最后一行，大约 5 分钟，每一格都对着依据核过。

换我自己做，这张表会是什么样

我自己做这种表，最后一列会留空，写一句「请填写」。讲究一点，做一个下拉，把客户名单上三百多家公司全塞进去，每格都一样。

留空就得打字。公司全称长，打错一个字，回头改名单就对不上。一个长下拉，要在三百多家里找那两家，找到第三个人眼就花了。

每格单独配选项，人手做要一格一格打开设置，敲进那两家的名字，15 格就是 15 遍。我知道这样好用，也不会去做，太磨人。

AI 写表的时候，给 15 个格子各配一份选项，和配一份差不多省事。我没要，它顺手就做了。

细的不只下拉

下拉旁边，摆着我拍板要看的东西。

每一行写着两家公司在这个人的聊天记录里各出现过几次，能不能对上我们已有的客户，还有最近一句提到单位的原话，手机号打了码。看一眼就知道这个人最近在跟哪家打交道，用不着回去翻聊天记录。

能对上已有客户的，下拉里给的是客户名单上的全称。选了它，改名单时就能直接连上那家客户。

最后一栏是它的建议。15 条里，6 条开头写着「拿不准」，后面跟一句为什么拿不准。它没替我硬选。剩下 9 条，我有 3 条没照它的选。

表的第一页是说明：数据从哪来，次数怎么数，原话打了码，勾完以后先给我看要改什么，改名单之前还要我点头。

我省下的，是翻记录、打全称、核对错别字的工夫。拿主意的事，一件没少。

勾完以后

勾完，它没有直接去改名单。先出一份清单：哪个人，单位从什么改成什么，哪几家客户要新建。有两个人我勾的它没看懂，它没猜，单独拎出来问我。

我看完点头，改名单那一下是我自己按的。改完它把名单读回来，一条一条对：改的全对，清单以外一行没动。

二十几个人，分三批做完，每批都这么走。

你可以这么要

凡是要你一项项拍板的活，都能这么交：核一份名单，对一笔账，给一堆文件分类，从几个候选人里挑一个。

这次是我运气好，它自己想到了。下次交活，可以在你的话后面加上这几句：

最后一句最要紧。先看清单再改，勾错了还来得及。

这周找一件要你一项项拍板的活，把这几句加上试一次。

我在这个号里写自己怎么用 AI 干活，写的都是实际做过的事和踩过的坑。前几篇是《五句话，让 AI 从搜索框变成你的员工》和《同时开 5 个 AI 窗口，脑子快烧干了？试试只留一个总管》。