《档案工作实务》第十一章读书笔记

第一节 专业档案管理概述

核心要义：专业档案是指在行业或专业领域履行职能过程中产生，反映专门领域活动的档案。专业档案覆盖面广泛、专业性强，是国家档案资源的重要组成部分，也是各专业主管部门和各级档案主管部门监督管理的重点项目。

背景：2011年国家档案局印发《国家基本专业档案目录》，收录了人事、民生、政务、经济和文化五大类共100种最基本的国家专业档案目录。2018年《机关档案管理规定》将专业档案纳入机关档案统一管理。

一、专业档案的构成条件（四点）

1.形成于一定的专业机关或部门——大都在专业机构或部门的一定专业领域内形成（如人民检察院、人民法院的诉讼档案）

2.文件的内容、形式、功能、处理程序和管理方法有明显特点

·内容：多数专业文件记述反映一个具体对象的情况

·形式：表格式、填写式多，有稳定规范的文件名称，各有不同格式

·功能：各有专业领域特殊功能（如诉讼文书具有法律效力）

·处理程序：大部分是内部使用文件，不纳入一般公文运转程序

·管理方法：有适应不同专业领域特点的整理方法（如诉讼档案按年度、审级、一案一号立卷）

3.具有一定数量——同类文件数量多

4.具有可分性，即可操作性——能否从文书、科技档案中明确分解出来

注意：必须同时具备上述条件，特别是第一、二点，才能构成一种专业档案。

二、专业档案的特点（三大特点）

1.特殊性

·特殊的文件处理程序：本业务活动中内部产生，一般不经过机关收发文登记

·特殊的文件形式：按业务工作需要由特定规格、格式的文件形成

2.单一性

·单一来源、单一内容、单一形式

3.同类文件数量多——如干部档案中都有干部任免审批表等大量同类专用文件

三、专业档案的作用（四大作用）

1.业务查考与连续性的基石——为持续开展专业活动提供参考和依据

2.经济活动与权益保障的凭证——在产权界定和纠纷处理中起决定性作用

3.行政管理与社会治理的抓手——为政府与行业高效监管提供支撑

4.专业发展与历史记忆的载体——记录特定领域的技术演进和经验教训

四、专业档案管理体制与原则

（一）档案主管部门监督指导、专业主管部门领导组织

·依据《档案法实施条例》第六条，中央国家机关经国家档案主管部门同意等可制定本系统专业档案的具体管理制度和办法

·坚持"统一领导、分级管理"原则

（二）专业档案纳入机关单位档案全宗统一管理

·专业档案应纳入本单位档案管理之中

·专业档案不要另立全宗，全宗理论同样适用于专业档案管理

·在坚持统一领导、统一制度、统一标准的前提下，具体管理方法可结合实际灵活把握（如业务性强的专业档案可暂存业务部门，综合档案室定期编档号、汇总目录、监督保管，待一段时期后全部移交综合档案室集中统一管理）

五、本节知识框架

专业档案├── 构成条件（四点）：专业机关形成、文件特点明显、│                      有一定数量、具可分性├── 特点（三大）：特殊性（程序+形式）、单一性、同类数量多├── 作用（四大）：业务查考、权益凭证、社会治理、历史记忆└── 管理体制与原则├── 档案主管部门监督指导 + 专业主管部门领导组织└── 纳入机关档案全宗统一管理（不另立全宗）

学习小结：本节重点掌握专业档案的四个构成条件（须同时具备）、三大特点，以及不另立全宗的管理原则。注意区分专业档案与文书档案、科技档案的界限。2011年100种国家基本专业档案目录这一数据也值得留意。