Excel 合同到期提醒自动变色:自定义格式与 TODAY 函数

合同一多，续签日期全靠脑子记，早晚要出事。其实表格自己会报警——到期前显示蓝色提示，过了期变绿，正好是今天变红，打开文件一眼就能看出哪几份该处理了。

整个做法只用到两个东西：自定义单元格格式负责“长什么样”，TODAY 函数负责“差多少天”。两步就能搭完。

先看一眼基础台账，四列结构：姓名、签订日期、合同年限、到期日期，最后留一列空的“剩余天数”。

第一步：先把空列的“显示格式”定好

框选“剩余天数”这一列的数据区域（从第一个空单元格拉到最后一个），然后在选中的区域上右键，点“设置单元格格式”。

弹出的对话框里，切到“数字”选项卡，左侧分类选“自定义”，然后在右侧的“类型”输入框里填这一串：

[蓝色]0天后到期;[绿色]已逾期0天;[红色]今天到期

填完点确定，此时单元格还是空的，什么都不会显示——正常，格式已经埋进去了，等第二步填进数字才会生效。

这串代码在干什么

它其实是一个三段式格式，用分号隔开，按顺序对应“正数；负数；零”三种情况：

关键在于那个 0：它是数字占位符，会把实际数值填进来。而负数段里的 0 显示出来是绝对值——所以算出来是 −240 时，屏幕上写的是「已逾期240天」，不会出现那个别扭的负号。加一个“已”字就足够表达方向了，负号反而多余。

方括号里的颜色名会改变这一段的文字颜色，蓝、绿、红都是内置的，可以按自己的习惯换。视频里用的是绿标逾期，你要是觉得逾期该用红色警示，把两段的颜色名对调就行。

第二步：填公式，让天数自己算

在“剩余天数”列的第一个空白单元格（E2）输入：

=D2-TODAY()

D2 是这一行的到期日期，TODAY() 返回当天的日期，两者相减得到的就是剩余天数。

输入过程中界面会自动提示 TODAY 函数，不用管，直接回车。第一格立刻显示出结果。

然后把鼠标移到这个单元格的右下角，光标变成黑色十字时双击——公式会自动往下填充到最后一行数据。

整列的提示就出来了。到期还早的是蓝色「590天后到期」，已经过期的是绿色「已逾期240天」，当天到期的三条齐齐显示红色「今天到期」。

为什么第二天打开会自动变

这一点是很多人没搞明白的地方：不是格式在动，是 TODAY() 在动。

TODAY() 属于易失性函数，每次打开文件、或者表格重新计算时，它都会返回当时的日期，所以每一行的差值都会跟着变一天。你不用手动刷新，也不用改任何设置。

也就是说，这套东西做好一次，往后长期有效。哪怕这个文件放上一年，再打开时颜色和天数也都是准的。

几个容易踩的坑

到期日期必须是真日期。 如果 D 列是从别处粘贴来的文本，长得像日期但实际上不能参与运算，减出来会报 #VALUE!。判断方法很简单：选中那一列，看默认对齐方式——真日期靠右对齐，文本靠左。

公式里别用 TODAY 后面的括号漏掉。TODAY 不带括号会被当成名字，直接报错。

不要用“固定日期”代替 TODAY()。 有人图省事写成 =D2-DATE(2026,11,13)，那这个表第二天就失效了，因为它算的是和某一固定日期的差。

筛选和排序都不受影响。 因为格式是绑在单元格上的，跟着行走。但如果你在数据中间插入新行，记得把上一行的公式复制下来，新行不会自动继承。

换成别的场景一样能用

这套模板不只适用于合同。把 D 列换成任何“有一个截止时间”的字段就行：

• 项目节点：填计划完成日期，逾期标绿、临近标蓝
• 员工生日：填生日，改成「[蓝色]0天后生日;[红色]今天生日」这类措辞
• 证件年审：营业执照、资质证书的到期日，同样逻辑
• 设备保养：下次保养日期，一眼锁定超期设备

唯一需要调整的是自定义格式里的那段中文——把“到期”换成“生日”“保养”之类的词就可以，代码结构一点不用动。

小结

两步：先设 [蓝色]0天后到期;[绿色]已逾期0天;[红色]今天到期 这个三段式格式，再输 =D2-TODAY() 往下填充。

视频演示用的是 WPS 表格，Excel 里的路径完全一致——右键菜单同样有“设置单元格格式”，也可以直接按 Ctrl+1 调出那个对话框，比右键更快。