WorkBuddy + 文档处理与内容生产实战

你一定也经常陷在这些事里：

收到一份 30 页的 PDF 报告，老板只要"3 个重点"，你却得从头读到尾；

客户发来 Word，你要改成 Markdown 发到知识库，复制粘贴格式全乱；

周报、月报、复盘、合同……同样的框架，每周重写一遍；

一份英文资料要翻译，机翻出来"鬼都看不懂"；

十几个文件要批量重命名、提取表格、合并成一份。

简单概括一下系列分工：

ima = 你的大脑仓库：存资料、懂你、帮你想（第 2 篇）

Excel = 你的算盘：数据怎么算、怎么看（第 3、4 篇）

WorkBuddy 文档处理 = 你的笔杆子：读得懂、转得动、写得出、批得了、译得准

连起来之后，你从"看到文档 → 从头读到尾 → 复制粘贴调格式 → 每周重写"，变成"把文档丢给 WorkBuddy → 它读/转/写/批/译 → 你只在关键节点点头"。

这正是一个人工作流里最被低估的解放：80% 的文档时间，其实花在"搬运和排版"，而不是"思考"。 WorkBuddy 干掉的是前者，留住的是后者。

你的时间都耗在"文档搬运"上

大多数人不是不会写，是时间都耗在了"文档的搬运和排版"上：

把 PDF 里的内容手抄进 Word

把 Word 的表格一格格贴进 Excel

把 Markdown 调成公众号排版

把周报从零重写一遍

把英文 PDF 一段段丢进翻译器

最后的状态是：文档做完了，但该做的决策一个没做。因为精力早被搬运耗光了。

这不是你懒，是你缺一个"预处理流程"。

文档处理的核心洞察：价值不在"做"本身，而在"做完之后的决策"。但你的精力全耗在了搬运和排版上。

WorkBuddy 文档处理的价值，就是补上"预处理"这一步：你扔进去一份原始文档，它先帮你读一遍、提炼一遍、转成干净格式、甚至写出初稿——把"原材料"加工成"可调用的半成品"，你再决定哪些值得用、哪些要改、哪些能发。不是让 AI 接管全部判断，而是让 AI 帮你把最累的活先干完。

先理解分工：谁该干什么

把文档处理拆成三个角色，顺序不要乱：

为什么这个顺序重要？因为很多人用 AI 处理文档，一上来就说"帮我写一份爆款总结""把这堆资料写成文章"。听起来很省事，实际很危险。

文档不是格式化文本，它需要判断。哪些数据是真的？哪些观点只是看起来对？哪些话发出去会惹麻烦？这些不能完全交给 AI。

WorkBuddy 负责预处理，文件负责沉淀，你负责判断。这个流程跑通了，你的文档处理才会"越用越轻松"。

5 分钟准备：3 个必做设置

3.1 前置准备

你需要确认三件事：

WorkBuddy 桌面端已登录（workbuddy.cn，微信扫码）

要处理的文档在本地或已连入资料库

重要：文档处理必须用 Craft 模式（见下）

3.2 三个必做设置（真实步骤）

切到 Craft 模式：底部切换「Craft」。文档处理要真实读写文件，必须用 Craft；Ask 模式只聊天、不改文件。

授权目录：设置 → 文件访问 → 勾选你的文档文件夹。不授权，WorkBuddy 读不到本地文件。

确认格式支持：直接把文件拖进对话框试。PDF / Word / Markdown / Excel / 网页 / 纯文本基本都支持。

两个坑先说在前面：① Ask 模式不耗积分也不改文件，但它不会真的去读本地文件——拿不准先在 Ask 里试指令，满意了再切 Craft 执行。② 敏感文件（合同、财报、简历）优先用本地处理，别丢给来路不明的网页 AI；WorkBuddy 在你自己电脑上跑，隐私更可控。

验证设置：新建一个 Craft 任务，把任意一份本地文档拖进去，输入「用一句话告诉我这份文档讲什么」。能回答 = 通了；报"读不到文件" = 回去第 2 步重勾授权目录。

第一版：只跑 3 个最高频场景

很多文档教程一上来就列十几个功能：OCR、排版、合同审查、长文写作、翻译、摘要、表格提取……

听起来很全能，但对小白来说，功能越多，越不知道从哪下手。

第一版，只跑三个最高频的：

为什么只做三个？小白第一阶段最重要的不是功能全，而是先养成一个习惯：文档进来以后，先丢给 WorkBuddy 预处理，而不是直接自己上手搬。只要这一步跑通，你就已经超过了大多数"复制粘贴人"。很多人用文档 AI，最容易犯的错误是：第一天就想把所有文件都丢进去批量处理。20 份合同、100 页 PDF、一整个文件夹的 Word，全选 → 一键处理。看起来很壮观。

但这不是在用 AI，这是把垃圾堆丢给 AI 自动分类。

第一批任务一定要少。建议只拿 1 份真实文档试跑：

1 份你最近读过的长报告 / 复盘（练"总结"）

1 份要转格式的 Word（练"转换"）

1 段你自己写的初稿（练"改写"）

为什么要这么少？因为第一阶段不是为了"处理完一堆文件"，而是为了验证三件事：

WorkBuddy 能不能把这份文档读对

它转出来的格式你满不满意

你看完它产出的结果，是否愿意继续用

如果这三件事没跑通，文件越多，越混乱。

💡 真实可练手 demo：我在 sample-data/docs/ 放了一份真实可下载的示例——智简笔记_2025年度复盘.docx（8 节、含数据表的真实复盘报告）、WorkBuddy 把它转成的 .md、以及用本文提示词一键产出的结构化 .总结.md。你可以直接下载这份 docx，拖进 WorkBuddy，把下文提示词贴进去，对比它产出的总结和我给的示例——基本能对上。