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打工人必收藏|全套Office快捷键与实用办公技巧,告别加班,效率翻倍
打工人必收藏|全套Office快捷键与实用办公技巧,告别加班,效率翻倍不知道你有没有过这样的时刻，赶报表到深夜，鼠标来回点来点去，一个简单的操作反复找菜单；整理汇报PPT，一遍遍调整格式，明明只是一个小小的设置，却在菜单栏里翻半天。参加工作之后我慢慢发现，拉开人与人办公效率差距的，往往不是多么高深的技能，而是藏在键盘上的一个个快捷键。熟练掌握它们，不用反复挪动鼠标，指尖轻轻敲击键盘，就能完成原本好几步才能做完的工作。今天就把我手写整理了很久的全套办公干货分享给大家，从基础键盘功能、Word、PPT、Excel快捷键，再到高频函数和实战小技巧，全部一次性整理到位，不管是职场新人，还是想要提速的老打工人，都可以慢慢学起来。先从我们每天都在敲的键盘说起。很多人天天对着键盘，却只认识字母区域，F1到F12这一排功能键常常被我们忽略，但它们每一个都藏着专属作用。ESC是退出键，遇到弹窗、误打开的页面，一键就能退出；F1用来调出帮助，忘记功能怎么操作的时候可以快速查阅；F2为重命名，选中文件按下F2，直接修改文件名，省去右键点击重命名的步骤；F3可以用来搜索，F4快速定位地址栏。F5刷新页面，网页卡顿的时候，我们最常按下的就是它；F6可以切换元素，F7调用历史命令，F8启动菜单栏。F9到F12更是Office里的好帮手，F9用来计算Excel公式，F10激活菜单栏，F11切换全屏，F12快速另存为。键盘右侧的PrintScreen是截屏键，ScrollLock卷轴锁定，PauseBreak用来暂停页面。 
主键盘区，第一行数字按键，同时可以敲击出符号：波浪号、感叹号、@、井号、人民币符号、百分号、和号、星号、左右括号、破折号、加号。Tab键可以缩进文字，CapsLock是大小写锁定，按下之后字母直接变成大写。Shift也就是上档键，按住Shift再去按其他按键，就能打出按键上方标注的符号。最下面一行，Ctrl控制键、Win系统键、Alt转换键，再加上长长的空格键，这几个组合键，就是所有快捷操作的核心。方向键控制光标上下左右移动，Delete删除选中内容，Home跳转至本行开头，End跳转本行末尾，PageUp向上翻页，PageDown向下翻页。光是弄懂基础按键的功能，就已经迈出高效办公的第一步。说起日常文字工作，Word绝对是使用频率最高的软件，写方案、整理文档、撰写报告全都离不开它。熟练Word快捷键，排版文档的速度能够提升一大截。基础的Ctrl+A全选整篇文档，Ctrl+C复制、Ctrl+V粘贴、Ctrl+X剪切，这几组是所有软件通用的基础组合，相信大部分小伙伴都已经熟悉。Ctrl+Z撤销上一步操作，手滑误删文字的时候，它就是我们的救命神器；Ctrl+Y恢复刚刚撤销的内容。文字样式调整也可以完全脱离鼠标，Ctrl+B文字加粗，Ctrl+I设置斜体，Ctrl+U添加下划线。对齐方式不用在顶部工具栏点击，Ctrl+E居中对齐，Ctrl+L左对齐，Ctrl+R右对齐，Ctrl+J两端对齐，一键就能搞定。文档新建保存类：Ctrl+N新建空白文档，Ctrl+O打开已有文件，Ctrl+S随时保存，写文档一定要养成随手按Ctrl+S的习惯，避免突然断电、软件崩溃辛苦写好的内容全部丢失，Ctrl+P调出打印页面。编辑查找功能，Ctrl+F查找指定文字，长文档想要定位某一句话，用它比一页页翻阅快得多；Ctrl+G快速定位页码，Ctrl+H一键批量替换文字，整篇文档需要修改同一个词语，替换功能可以一次性全部更改，不用逐段手动修改。 
长文档排版的时候，还有超多宝藏快捷键。Ctrl+1设置单倍行距，Ctrl+2双倍行距；Ctrl+T一键创建表格，不用手动拖动绘制。文档分页不用疯狂敲回车，Ctrl+Enter直接插入分页符，新的章节另起一页。光标快速跳转：Ctrl+Home光标直接跳转到整篇文档最开头，Ctrl+End跳转至文档末尾。还有很多容易被忽略的进阶技巧。Shift+Home，从光标当前位置选中到本行开头；Shift+End选中到本行末尾。Ctrl+Shift+>快速放大字号，Ctrl+Shift+<缩小文字。写论文、整理长篇资料，最常用到目录，Ctrl+Shift+F9可以取消目录里面的超链接。写公式不用鼠标一点点点插入，Alt+=一键插入数学公式。Tab增加段落缩进量，Shift+Tab减少缩进。截图、批注、视图切换也有对应的快捷键，Ctrl+Alt+AQQ截图，Ctrl+Alt+M插入批注，还可以自由切换草稿视图、大纲视图、普通视图，方便我们按照不同模式审阅文档。如果说Word负责文字，PPT就是我们用来汇报、展示成果的门面。一份精美的PPT，反复调整格式很耗费时间，掌握快捷键，制作幻灯片事半功倍。幻灯片放映相关，F5从头开始完整放映整套PPT，汇报演练的时候经常用到；只想从当前这一页开始预览，按下Shift+F5就可以。放映途中还有几个很有意思的按键，按下W，画面立刻变白屏，适合临时停下来和大家交流讨论；按下B黑屏，暂时关闭画面，把观众注意力转移到你的讲解上；G键调出全局缩略图，可以快速挑选想要跳转的页面；ESC随时退出放映模式；S暂停自动播放，加号继续播放。 
PPT页面管理：Ctrl+N新建PPT文件，Ctrl+M新增一页幻灯片，Ctrl+W关闭当前页面。Ctrl+D可以复制当前选中的文本、图片或者形状，选中元素按一下，直接复刻一份。元素排版组合，多个图形排版完成之后，Ctrl+G组合，所有元素变成一个整体，移动、放大缩小不会打乱位置；不需要组合的时候，Ctrl+Shift+G快速取消组合。格式刷大家都知道可以复制样式，PPT里Ctrl+Shift+C复制格式，Ctrl+Shift+V粘贴格式，连续给多个对象统一样式特别顺手。动画效果也可以复制，Alt+Shift+C复制动画刷，Alt+Shift+V粘贴动画，不用给每一个元素重复设置动画参数。字体设置也有快捷方式，Ctrl+T打开字体设置弹窗，Ctrl+Shift+F更换字体，Ctrl+Shift+=设置上标，Ctrl+=下标格式。想要一次性清除文字自带的复杂格式，选中内容按下Ctrl+空格键，一键还原干净的基础文字样式。想要调出各类选项卡，不用鼠标点击顶部菜单栏，Alt搭配字母就能快速打开：Alt+H打开开始选项卡，Alt+N插入，Alt+G设计，Alt+K切换，Alt+A动画，Alt+S幻灯片放映，Alt+R审阅。需要对齐辅助的时候，Alt+F9调出参考线，Shift+F9开启网格线，方便我们对齐页面里面所有元素。办公三件套里面，最让人头疼的当属Excel。很多人一看到密密麻麻的数据表格就发愁，其实Excel强大就强大在各类快捷键、函数公式，学会之后处理上万条数据也可以轻轻松松。先来看基础快捷键，Ctrl+A全选整张表格，Ctrl+S保存，Ctrl+P打印。单元格基础操作：Ctrl+B加粗，Ctrl+I斜体，Ctrl+4添加下划线，Ctrl+5添加删除线。Ctrl+D向下填充，上面单元格的内容直接复制填充下方区域；Ctrl+R向右填充，向左方单元格数据向右批量填充。Ctrl+E智能填充，这是我日常使用频率超高的功能，拆分文字、合并内容，输入一条样例，一键自动批量完成。 
处理数据的时候，Ctrl+F查找内容，Ctrl+G定位，批量选中空值、批注、公式单元格全靠它；Ctrl+H替换。想要快速移动到大片数据区域的最后一行，按下Ctrl+↓；跳到最后一列Ctrl+→。选中大量单元格，填入一模一样的内容，输入文字之后按下Ctrl+Enter，选中区域全部同步填充。表格美化，Ctrl+T一键将普通区域转化为超级表格，自带筛选、样式，是整理数据的神器。想要真正玩转Excel，核心离不开函数公式，不用死记硬背全部函数，先把日常最高频的吃透就足够应付绝大多数工作。数据统计类：SUM求和，选中区域一键算出总数；AVERAGE用来求平均值；MAX找出一组数据里面的最大值，MIN筛选最小值；ABS计算绝对值；MOD用来求取余数。ROW获取当前行号，COLUMN获取列号，搭配填充可以自动生成序号。 
时间日期相关函数使用率极高，TODAY直接提取今天的日期，每次打开表格自动更新；NOW同时获取当前日期与时间；YEAR提取日期里面的年份，MONTH提取月份，DAY提取具体哪一天；DATEDIF专门用来计算两个日期之间的间隔，算工龄、年龄非常好用。文本处理：LEFT从字符串左边截取字符，RIGHT从右侧截取，LEN统计文本一共有多少个字；LOWER把英文字母全部转为小写，UPPER转为大写。判断与匹配更是Excel灵魂。IF条件判断，满足条件输出一种结果，不满足则返回另一种，是逻辑计算的基石；VLOOKUP更是大名鼎鼎，跨表、在海量数据里精准匹配调取对应信息；COUNTIF单条件计数，COUNTIFS多条件计数，SUMIF单条件求和，SUMIFS多条件求和，用来统计各类业务数据。ROUND四舍五入，ROUNDUP向上取整，ROUNDDOWN向下取整，INT向下取整数，RANK计算排名，TEXT可以自由转换数据的展示格式。光记住函数还不够，很多实战场景，直接套用小技巧可以省下大量时间。1.一键快速求和选中需要求和的一整列或者一片区域，按下Alt+=，瞬间完成求和，再也不用手动输入SUM函数。2.批量删除空白行表格导入数据之后经常夹杂大量空行，一行一行删除效率太低。Ctrl+A全选整张表格，Ctrl+G打开定位窗口，选择定位条件，勾选空值，确定之后，所有空白单元格全部被选中，右键直接删除整行，一键清理干净。 
3.身份证提取出生日期人事表格录入员工信息，从长长的身份证号码中提取出生年月日，不用手动敲打。假设身份证号码放在C2单元格，公式=MID(C2,7,8)，含义就是从第7位开始，截取后面8位数字，直接得到YYYYMMDD格式的生日。4.自动更新序号很多人填充序号之后，删掉中间某一行，后面序号就会错乱。在A1单元格输入=ROW()向下填充，后续随意删除、增加数据行，序号会自动重新排序，永远保持连续。除此之外，还有绘制斜线表头、批量添加单位、证件照片一键更换底色、单元格下拉勾选打√打×、修复科学计数法乱码数字，每一个都是职场高频刚需。日常办公还有一个高频操作就是截图，很多小伙伴习惯打开微信、QQ再截图，Windows自带截图快捷键随手就能用。PrintScreen截取整个电脑屏幕；Alt+PrintScreen只截取当前正在打开的窗口，不会把其他后台页面截进去；Win+Shift+S花式截图，可以自由选择矩形截图、任意形状截图，想要哪一块就圈选哪一块；Ctrl+Alt+AQQ截图，Alt+A微信截图，搭配批注、打码，满足我们不同场景的截图需求。 
其实办公快捷键，从来都不是为了炫技，而是帮我们把重复、枯燥的手工操作交给键盘。最开始记忆的时候，不用逼自己一次性背完所有内容，可以先挑每天都会用到的几个反复练习。刚开始敲的时候，偶尔会卡顿，慢慢形成肌肉记忆之后，你会发现，原本需要一两个小时做完的报表、排版，几十分钟就可以顺利收尾。省下的加班时间，我们可以早点回家，好好吃一顿晚饭，留一点属于自己的闲暇时光。工具的意义，本就是解放我们的双手，而不是困住我们。希望这份整理好的全套办公干货，可以陪屏幕前正在打拼的你，少一点熬夜加班，多一份从容，在职场路上稳步向上