帮你判断｜这活该用Excel还是Word，十个人

上个月帮朋友收尾，一个姑娘熬了三个通宵做一百多页的年度汇编。我打开一看，是用 Excel 做的——每一页一个工作表，里面贴满大段文字，行高拉到两百，手动断行断得歪歪扭扭。

她委屈地说 Word 排版太难用。其实问题不在她不会，而是一开始就选错了船。这活儿从第一天起就该是 Word 干的。

选工具不用纠结功能强弱，问自己三件事就行。先看骨架：是按行记录还是按页叙述？再看要不要算：求和做图还是纯写字？最后看成品：一页纸还是一叠带目录的文档？

很多人被“打印”骗了，以为要打印就得用 Word。其实 Excel 打单页表格比 Word 稳得多，只是不适合打长文章。要是已经用错工具做完了也别慌，有救。

Excel 里的文字想搬到 Word，别直接复制粘贴，会带一堆格式。选中区域复制，在 Word 里选“只保留文本”，或者先粘进记事本中转一下，内容一字不少。

Word 里的大表格想搬去 Excel，最容易崩的是合并单元格。先在 Word 里把合并单元格全拆开，再复制到 Excel 里匹配目标格式。如果有一堆 Word 文档的数据要汇总，别手动抄，用 Excel 的“从文件夹”批量读取。

接到活儿先花两分钟画个草图，看看成品长什么样再动手。这两分钟能省下平均三个小时的返工。