Excel批注不用一个个找!Shift+F2快速插入、修改,还能一键查看位置

Excel 的批注不需要一个一个地去找。Shift+F2可以快速插入和修改，并且可以一键查看到位置

制作Excel报表的时候，如果遇到特殊的数值要加以解释说明的话，你会不会常常会在单元格中输入很长的一段文字呢？其实不用那么费事。学会使用Shift+F2就可以快速地添加注释、修改内容并且可以一次性查看到整个表格的所有备注的位置了。

Shift+F2 快速添加评论

比如制作员工工资表时，某一个员工的奖金里有额外补贴，想要保留说明但是又不希望影响到表格排版。

使用起来非常方便：

选择要添加说明的单元格，本例为D2。

2、快捷键：

Shift+F2

3、在弹出的备注框里面写上本月奖金包括500元项目补贴。

4. 点击其他的单元格来完成保存。

最后的效果是D2的数据不变，在单元格的右上角会出现一个红色的小三角形。鼠标移到上面就会显示刚才输入的说明。

这样既不浪费表格的空间，又可以让别人容易理解数据。

二、不用右键，可以直接修改已经存在的批注

如果D2单元格原来的数值是“补贴500元”，经过核实之后才发现应该是600元。

不需要重建也不需要删了重来。

1、选中D2。

2、第二次按：

Shift+F2

3、将500改成600。

4、点击其他的单元格进行保存。

最后的效果就是原来的备注内容被更新了，单元格的数据不会受到任何影响。

小提示：F2可以编辑单元格的内容，而Shift+F2则是用来修改备注的。少按一次Shift，修改的地方就会不一样。

三、一次就可以看到整个表格中所有批注的位置

表格里有几百条数据，哪些地方添加了注释，需要一条条去查吗？

当然不用。

在Microsoft 365桌面版的Excel里：

1、打开要检查的工作表。

2、点击上面的“审阅”选项卡。

3、找到备注菜单。

4、显示全部注释。

最后的效果就是，在当前的工作表里已经存在的备注框都会集中起来显示，并不需要一个个地移动鼠标去寻找。

B3写的是“客户信息待核对”，D8写的是“金额含运费”，F12写的是“数据已修正”，打开之后就可以同时看到这些说明。

检查完毕之后再点击一下【显示所有的备注】就可以把备注框隐藏起来了。

四、新的批注和旧的批注不一样

有一个地方很容易出错。

在新的Excel里，原来的批注被叫做“备注”，新出现的“批注”主要是为了多人协作时进行讨论用的。

所对应的快捷键也不一样：

增加或者修改备注的内容：

Shift+F2

在Windows版本中插入或增加一个新的式批注：

Ctrl+Shift+F2

如果要同事来参与讨论的话，就用新式的批注；只对数据做说明的时候，则用备注就可以了。

另外，Shift+F2只可以一个一个地添加或者修改备注，不能够一次性为多个单元格自动生成不同的内容。

五、实战演练，向销售报表里增加注释文字

打开一份销售统计表，进行以下三项工作：

给B2增加备注：第一次与该客户合作。

给D5加注释“销售额包括退款调整”。

3、把D5的备注改为“已经扣除了退款金额”。

最后点击一下审阅——备注——显示所有的备注就可以看到这两条提醒对不对了。

如果都可以正常显示的话，那么今天的学习技巧你就学会了。

三要素为：Shift+F2快速插入、第二次按入直接修改、显示所有的备注集中检查。

Excel的高效操作一般都隐藏在不起眼的快捷键之中。每天学一个新技能，时间长了以后，你也就会成为office中Excel高手啦！