企业知识库接入 AI 助手前先梳理场景与资料

把企业知识库接入 AI 助手，还不是一份完整项目需求。它不自动说明系统会读取哪些资料、哪些岗位可查询、是否涉及写回业务系统或触发流程，也不代表这些能力已在当前方案中确认。开始讨论方案前，先把岗位任务、资料来源、权限边界和验收方式逐项写清。
一、从岗位任务开始，而不是先从工具名称开始。 对每个计划使用的岗位先回答：谁会使用，写明岗位或角色，标出是否需区分权限；要完成什么工作，具体到查询、整理、草拟，还是进一步写回业务系统或触发流程，边界未明时不要默认纳入后续操作；需要查询哪些标准信息，写明答案应依据的制度、产品资料、业务口径或经确认流程，而不是只写“需要懂业务”；资料从哪里来，标明文件或系统位置、负责人、版本或生效时间，以及谁负责确认内容有效。
二、登记资料后，再核对是否适用。 资料存在不等于适合直接供助手调用。应逐份核对：来源是否权威且获准使用；版本和生效时间是否明确；内容是否适用于指定岗位、业务范围或对象；是否含个人信息、敏感信息或受限内容；不同版本冲突时由谁确认。
三、把调用边界写进实际方案。 方案讨论时分别确认：数据与权限，哪些角色能访问哪些资料，是否需区分部门或岗位，敏感内容怎样处理，权限如何验证；部署与数据流，采用什么部署方式，资料、查询记录和日志如何处理，是否涉及跨系统传输，保存和退出安排是什么；模型与集成能力，本次方案实际支持哪些输入、输出、检索或系统连接，有哪些限制和已知不足，以当前确认的技术方案为准；交付范围，资料整理、导入、权限配置、接口、测试、培训和后续维护，哪些包含、哪些不包含，每项由谁提供条件和配合。
四、用典型问题约定验收方式。 验收用例不只测试资料齐全时能否回答，还应覆盖资料有效且明确、资料过期、版本冲突、用户无权访问、资料不足，以及问题超出约定范围。对每类用例提前写明预期行为：依据什么资料、是否需说明不确定、何时转人工，哪些情况不得继续操作。通过标准要对应双方确认的范围，而不是只凭演示观感判断。
实用顺序是：先收集岗位和真实任务，再登记资料与负责人；随后核对适用性和权限，确认部署、模型与交付边界；最后用典型问题共同验收。尚未确认的事项单独列出，不把假设写成能力或承诺。如需将这份清单用于具体项目，可联系红匣子科技进行项目评估，先明确业务场景、资料范围、权限、部署和验收口径。电话：16620512720。