不打广告，也没人给我广告费，今天教大家使用一个免费的AI提效工具。它能让你从文件堆里快速找到想要的内容，效率提升10倍。这是我这个40岁工程师的真实使用体验。

这款工具就是腾讯的ima，我很庆幸我已经用了半年了。

这就是我的ima知识库

我现在负责公司20+项目的履约管理，每个项目都是从开工前期就要介入，一直到竣工验收完成移交。每天要处理几十份文件、大量合同、会议资料、十几个工作群的信息，各种信息狂轰滥炸。

以前找一份去年的类似方案，至少要半小时。翻来翻去，找到了还得一个个打开看内容。现在用腾讯ima，1分钟就能找到。

但很多人跟我说，这种知识库工具没用，存进去就吃灰了，需要的时候还是找不到。

真正的问题是什么呢？不是工具不行，而是你不会用。下面我告诉你怎么用。

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第一步：建立你的专属知识库

用ima之前，先想清楚3个问题：

(1) 你平时最常找什么类型的文件？技术规范、项目文件、商务合同还是学习资料？

(2) 这些文件现在都散落在哪？电脑桌面、微信收藏、邮件附件？

(3) 你希望用什么方式找到它们？关键词搜索还是直接提问？

这3个问题想清楚了，你才知道该往知识库里存什么。

我的知识库分了4个主题：

(1) 工作文件：项目方案、技术规范、管理制度

(2) 学习资料：AI工具教程、写作方法、行业报告

(3) 写作素材：公众号文章、好的案例、经典案例

(4) 参考资料：收藏的好文章、行业动态

每个主题下面再细分，这样存进去的内容不会乱。

举个例子。

今天我要看XX项目的EPC总承包合同，需要了解这个老项目基本情况，包括工期、商务条款、工作内容等。我直接在ima里问："2023年XX项目的EPC合同在哪，帮我找出来？并帮我梳理一下项目简介给我"

5秒钟内，它就找出来了。10秒内给你答案。

以前这种事，我得在电脑里翻半天，还不一定能找到。现在不仅快，还能给你解惑。如果还有什么疑问，可以继续去问。给你回答的明明白白，一点不胡说八道。好几百页的合同，你要是自己去翻找，你一上午就只能干这事了。

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第二步：批量上传，让AI帮你读

知识库建好了，下一步就是把资料存进去。这时你用好ima的基础。也不用特意花大量时间专门去上传，只需要在使用到的时候传就可以。

很多人的误区是：一份份手动上传，太麻烦，懒得弄。

ima有个很实用的功能：批量上传。

你可以把整个文件夹直接拖进去，它会自动识别每个文件，并生成AI摘要。

我的做法是：

(1) 把电脑里的项目文件夹，按主题整理好

(2) 一次性拖进ima，几十个文件一起上传

(3) 让它给每个文件生成摘要

(4) 扫一眼摘要，哪些文件重要、哪些可以略过，心里就有数了

上个月有个财务分析任务，需要对比3年的年报数据。

我把3份年报PDF上传到ima，然后问它："提取2022到2024年的营业收入和净利润，做成对比表格。"

不到1分钟，表格就出来了。

以前这种活，我得打开3份PDF，一个个复制数据到Excel，至少要半小时。

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 第三步：让AI按你的风格写内容

AI写得好不好，90%取决于你给它的参考资料。

很多人抱怨AI写的东西太空洞，不能用。真正的问题是：你没有给它足够的参考。

ima现在的Copilot有记忆功能，类似智能体的感觉，你可以把自己以前写的文章、方案上传进去，让它学习你的风格。还有专属的skill技能可以调用，如果你掌握了方法，自己可以做出与自己业务相关的skill可以快速帮你完成工作任务。

我的操作流程是这样的：

第一步：上传你的风格样本

把你以前写的周报、方案、文章上传到一个专门的知识库，至少要5-10篇。

第二步：告诉AI参考你的风格

写东西的时候，明确告诉它："请参考我的风格样本库，用我的语言习惯来写。"

第三步：去除AI痕迹

如果是要写公众号等，AI生成的内容，经常会出现"首先、其次、通过"这些词汇，一看就是AI写的。

怎么办？

对照你上传的参考案例，让AI参考案例的表达方式重写。

"请参考这个案例的写法，重新优化一下这部分内容。"

这样改完，AI痕迹就基本消失了。

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第四步：用任务模式，解放双手

这是ima 2.5.5的新功能，我还在摸索阶段。主要是Copilot还不熟，不知道专门串联SKill。

Copilot简单说，你可以给它一个复杂任务，它会自己拆解步骤、调用工具、规划流程，最后交给你一个完整的成果。

我的操作流程是这样的：

(1) 明确告诉它任务目标："帮我写一份三季度项目进度分析报告"

(2) 它会先问你需要哪些维度的数据

(3) 然后自己去知识库里找相关文件

(4) 提取数据、生成图表

(5) 最后输出一份结构完整的报告

你要做的，就是最后审核和微调。

这个功能需要消耗算力，但是现在每天都有100的免费额度，只要不是大量的方案、报告输出也基本够用，不够需要花钱购买。目前在免费的工具里面它潜力还是很大的。

上周有个紧急任务，因公司机构改革，产品服务中心前一天通知要编制新的管理制度，第二天上午就要开会讨论。我当时手上还有其他工作，根本没时间。但是我用ima两小时搞定。我是这么操作的：

我将公司原来相关的制度、手册、细则、管理办法等，结合新的架构、方案要求，一股脑全都塞进ima知识库，写好提示词，它2分钟输出完成，而且都给你标注了制度来源依据，也方便我给领导汇报时解释。最后我进行删改搞定，全程两个小时搞定。

领导看完说："这个制度很完善，跟公司新的架构很贴合，辛苦了。"

我心里想，要是没有ima，这个报告至少要写2天，还不一定能写得这么全面。根据需要，你可以选择不同的模式，满足不同的需求。

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最后说一句

ima不是万能的，但会用的人，效率确实比不会用的高很多。

核心就是4个字：会建知识库。

你把资料分类存好了，告诉AI你想要什么，它自然就能给你找出来或生成出来。

我的建议是：先用一周，把手头常用的资料存进去，按主题分好类。

用的时候，直接问它，别自己翻。

坚持一个月，你会发现找资料的时间至少省一半。

40岁了，时间比以前更宝贵，能省一点是一点。有时间多休息下。

如今，AI工具对各行各业的冲击很大，如果这篇文章能给你带来一点启发，欢迎关注我。接下来我会用转型的过程、和职场经验，持续分享土木行业转型、职场复盘类干货。

我是特叔，一名 40 岁土木工程师。35 岁完成职业转型，如今运营个人公众号，只分享真实职场经历，不贩卖焦虑。

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