怎么建立好客户文档,需要的时候,一击即中,手到擒来?

怎么建立好客户文档，需要的时候，一击即中，手到擒来?我遇到的问题:

　　1- 电子文档

　　客户有时候一个订单，文件夹可能是几十上百个，里面又有无数的EXCEL,WORD 。假如事隔一年，回头找，怎么提高效率?

　　2- 纸质文档

　　各种牛皮文件袋，所料文件袋。即便在纸面上写上备忘，

　　时间久了，文件袋里的东西，以及与之相关联的一些数据，怎么对上号。

　　有经验的分享下经验。我个人方法显然失败，因为总是浪费很长时间。

　　针对以上问题，小编分享了他的心得：

　　首先有一个命名规则：

　　1. 业务员编号：取业务负责人中文名称首字母。

　　2. 报价编号规则：Q+Y+2+XX+XXX，一共6位。

　　a) 第一个字母Q代表quotation。

　　b) 第二个字母代表业务负责人。

　　c) 第三个数字1，代表2011年，若2012年用2代替，一次类推。

　　d) 第四部分 XX，为月份

　　e) 第五部分一共三位数字XXX，代表报价序列号1-999.

　　3. 订单编号规则：Y+1+XX+XXX+XX,一共9位。

　　a) 第一个字母Y代表业务

　　b) 第二个数字1代表2011年。

　　c) 第三部分是两位数字，代表月份01-12。

　　d) 第四部分是两位数字，取报价单的后两位，以便后查价格;若参考上个订单，用A加订单后两位。

　　e) 第五部分是两位数字，为订单顺序号1-99.

　　其他类推。不再详述。

　　所有的文件整理，关键是养成良好的习惯。

　　ORDER文件夹：

　　-- 以客户代号或名字命名子文件夹，此文件夹

　　---以订单号命名文件夹，此文件夹下面放置客户订单，采购计划，便于随时查阅。

　　---- 出货文件夹，里面放置所有的出货资料包括报关等。

　　---- client文件夹，里面放置给客户箱单发票提单等。

　　---- picture文件夹，以日期命名，放置所有的照片等。

　　INQIURY文件夹，

　　-- 报价单号命名，每个报价单一个号码。

　　另，重新建立2个excel文件，一个记录报价情况，一个记录订单情况。这样每次查询，都很方便。

　　有朋友也分享了自己的操作方法：我觉得最重要的是给文件命名。

　　分享一下我的做法。

　　把文件夹分类放。比如简单点的，cusomter PO一个文件夹，PI一个文件夹，quotation一个夹，CI&PL一个夹,还有我自己给供应商的Purchase order一个夹等等，都直接用英文命名。

　　每个夹再按年份建文件档。2016年的，2015年的，2014年的。

　　每个文件注意一定要命名，我喜欢用公司名首字母+年份加月份首俩字母+订单编号(编号从15年第1个)然后-客户名称，，比如肥猫有限公司的16年6月年度第22个订单，就是FM#16JU22-FOB21.06。如果你一个月就有几十个订单，那就按每个月从头编号。

　　这样我每次找多年前的客户的订单信息就很好翻了。

　　不容易翻到的就用电脑的文件搜索功能，也一下子能翻到。

做外贸的过程中，我们遇到的问题，稀奇古怪，老外抛出的各种问题都有，这并不是书本能够写全的。只有学会自己积累这些话术的方法，自己去积累，这样我们在面对各种各样的外贸谈判问题的时候才能游刃有余。

后记：每一篇精写的文章都是自己十几年的经验感受心得，有些还翻阅了其他并借鉴提取其有用的资料，取其精华，弃其糟粕，在这之上修改调整，添上点晴之笔，提升整篇文章的质量，尽量全面，客观叙述，给需要学习外贸的人以正确的指导。

以前有些记在电脑笔记本里的罕见特殊国际业务往来，突发状况，解决方案等经典案例，趁着还能回忆，还能想，还能写，我也会慢慢整理还原出来。

专注制药，保健品，原料药出口十八年，提供大健康行业宝贵经验。从国内外展会，国际电子商务网站，社媒SEO搜索等渠道，开发积累了庞大的制药，制药机械，保健品，化妆品，功能性食品，饮料，药妆，国外大型商超，连锁等专业客户群，和超过八十个国家的专业CEO或采购部经理打交道经验。分享外贸干货、实操、初创经验，带团队经验，社媒营销方法，解答外贸疑难杂症，付费外贸企业全球营销推广布局等。

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