吴超斌丨善用 AI 工具 提升公文写作质效——多领域实践视角下的方法路径探析

从事公文写作二十余年来，笔者有幸在各级报刊发表文稿逾百篇，深切体会到公文不仅是党政机关履职尽责的基本工具，更是政策传导、政民互动的关键纽带。一份精准的实施方案能够为重大项目落地提供清晰路径，一篇扎实的调研报告可以助推民生政策更接地气。随着人工智能时代的到来，AI技术在提升公文写作质效方面展现出巨大潜力。然而在实际公文写作中，不少机关同志仍面临“不敢用”（担忧数据安全、隐私泄露）与“不会用”（停留表面操作、难达实质效果）的双重困境。基于对《应用写作》等专业刊物的持续研读，结合多领域实践探索，本文提出AI辅助公文写作的“五步法”，旨在为破解应用瓶颈、提升写作水平提供可行的解决方案。

“工欲善其事，必先利其器。”国际应用写作学会会长陈瑞端教授在国际应用写作学会第十八届学术大会暨第三届青年学者学术研讨会的开幕词中指出，AI工具在带来便利的同时，也伴随着不容忽视的风险。这一洞见为公文写作领域的AI工具选择提供了重要启示。党政机关公文写作，不仅需要严格遵循《党政机关公文处理工作条例》的规范要求，更要契合经济发展、党建工作、民生保障等领域的实际情况。因此，工具筛选应当秉持“安全为基、适配为本、实用为要”的原则，重点把握三个关键维度。

（一）严守安全合规底线

数据安全与隐私保护是公文写作不可动摇的基本原则。应优先选用支持政务专网或私有化部署、获得国家网络安全等级保护三级及以上认证的专业工具，实现数据的物理隔离，从根本上防范信息泄露风险。某市机关在撰写涉及特殊群体补助数据的专项报告时，采用经安全认证的政务AI工具，对个人信息进行自动脱敏处理，既确保了数据安全，又显著提升了报告撰写的效率。

（二）注重专业适配程度

重点考察AI工具是否覆盖机关常用业务领域，能否准确识别并运用专业术语与规范表述。某部门在起草《促进民营经济高质量发展若干措施》时，曾试用通用型AI工具生成初稿，结果仅得到“政策支持、营商环境优化”等泛泛而谈的内容框架，缺失了“减税降费”“要素保障”等经济领域的核心模块。改用政务专用AI工具后，其内置的专业模板，直接提供了“政策扶持、服务优化、权益保护”等关键板块，快速生成符合规范的初稿，节约了近3小时的编写时间。同样，在制定关于基层党组织标准化建设指引时，专用工具内置的党建专业词库，有效规避了“组织生活制度”等表述不规范问题，显著减轻了后期修改负担。

（三）确保政策及时更新

AI工具必须能够实时收录最新政策提法和中央精神，避免文稿出现政策滞后或表述过时。某地政府在起草《乡村振兴示范创建工作方案》时，因使用的AI工具未能及时更新“宜居宜业和美乡村”政策要求，初稿仍沿用“美丽乡村”的旧表述。后改用具备政策实时更新功能的政务AI工具，自动匹配最新表述，确保了政策导向的准确性。

AI工具的初始输出往往偏向通用化内容，需要通过系统导入与持续反馈，使其逐步熟悉本地工作思路、特色模式与行文风格，最终成为贴合实际的个性化辅助工具。国际应用写作学会常务副会长洪威雷教授在国际应用写作学会第十八届学术大会暨第三届青年学者学术研讨会致谢词中提出的“物物而不物于物”理念，在AI驯化过程中具有重要指导意义。这一理念强调人应当主导工具，而非被工具支配，体现在AI驯化中，就是要通过使用者的主动引导，避免陷入被动接受模板化输出的误区。

（一）构建本土知识库

需系统整理本地历年政策文件、典型案例、调研报告等材料，按照经济、党建、民生、乡村振兴等业务领域进行分类上传。某省级机关上传《重点项目建设年度报告》《基层党建创新案例汇编》等200余份材料后，AI工具快速掌握了“工业园区产业链培育”“党建+网格化治理”等本地特色模式。此后在起草《关于加强区域产业链协同发展的指导意见》时，AI能够自动融入“主导产业延链补链”“上下游企业协同”等本土化举措，文稿的贴合度得到显著提升。

（二）建立精准反馈机制

每次使用AI工具后，应及时对其输出结果进行评价，提出具体修改意见。例如在起草《民生实事满意度调查通知》时，AI初稿未包含本地常用的“线上问卷+社区现场调查”方式，经反馈“增加‘线上通过政务APP推送问卷、线下在社区设置调查点’”后，AI二次输出即精准补充了相关内容。在制定《基层党建品牌创建方案》时，提示“融入本地‘红色文化+党建’特色”，AI随后提出了“红色教育基地与基层党支部结对共建”等创新举措，文稿可直接使用内容的占比大幅提高。

（三）强化数据安全保障

导入素材前必须严格执行数据脱敏程序，认真对照删除群众姓名、住址、电话等隐私信息，对企业涉密数据进行匿名化处理。某单位组建专门的素材审核小组，对拟导入材料进行逐一核查，确保无隐私泄露风险后再上传，这一做法值得肯定，既有效回应了“隐私担忧”，也体现了公文写作“文出以诚”的基本原则。

AI是辅助工具，发挥赋能作用，而非“全自动写手”，更不能完全“替代”。撰写高质量文稿的关键在于使用者能够给AI提供清晰、具体、明确的指令。基于多领域实践，对工具加强指导、指挥，使用“场景+要点+风格”三要素提示法，可以为实现人机高效协作提供技术路径。当然，公文写作讲究“文有大法”，即对写作场景、核心要点与文章风格的精准把握。通过明确指令，将这些要求传递给AI，是实现高效配合的前提条件。

（一）明确应用场景

需要清晰说明文稿对应的业务领域与实际工作背景，避免模糊表述。例如，在起草卫生健康领域文稿时，应明确“针对县域医共体建设中基层医疗机构人才短缺、设备陈旧等问题，撰写实施方案”；在起草发展改革领域文稿时，需说明“围绕本地重点项目在土地、资金等要素保障方面的缺口，制定解决方案”。某区在起草《县域医共体建设提质方案》时，通过明确场景描述，AI直接聚焦“基层医生培训”“设备更新资金统筹”等核心问题，初稿的针对性显著增强。

（二）细化核心要点

明确告知AI文稿必须包含的政策依据、关键措施、责任分工等内容。例如，在前文提到的起草《县域医共体建设提质实施方案》时，可提示：“需涵盖三个核心要点：一是基层医疗机构人才培养（由卫健部门牵头，联合医学院校开展定向培训）；二是设备更新保障（由财政部门统筹资金，分年度落实）；三是市、县级医院结对帮扶（指定由某某人民医院、中医院分别对接帮扶乡镇卫生院）。政策依据参照省卫生健康委《关于进一步推进县域医共体建设的通知》。”采用此方法后，AI生成文稿的核心要点遗漏率可大幅下降。

（三）限定风格要求

根据文稿类型与阅读对象，确定并告知AI所需行文风格。面向基层执行单位的通知，应强调如“语言务实简洁，避免理论化、空泛化表述”要求；上报上级机关的报告，则可提出“数据准确详实、逻辑严谨、突出实效”等指令。某部门在起草《农村人居环境整治提升工作方案》时，运用三要素提示法指令：“场景：针对农村垃圾清运、污水治理、村容村貌提升三大重点任务。要点：需包含‘党建引领+村民自治+积分激励’模式、与乡村振兴示范村创建相结合、明确乡镇与村（社区）两级责任分工。风格：语言简洁明了，措施具体、可操作。”AI据此生成的初稿核心内容，基本契合预设思路，人工修改时间可大大缩短，甚至在1～2小时以内即可提交送审。

（四）明确指令

涉及敏感内容时，必须在初始指令中明确隐私保护要求。某部门在起草《困难群众救助帮扶情况报告》时，未在指令中强调此点，导致AI初稿包含群众姓名。将指令调整为“务必规避群众姓名、身份证号等隐私信息，统一采用‘困难群众代表’‘某乡镇困难家庭’等概括性表述”后，重新生成的文稿即符合规范要求。

在完成工具遴选、系统驯化与精准指令的基础上，最大化发挥技术效能的关键还在于如何将AI工具灵活运用于公文写作全流程的各环节。陈瑞端指出，AI能够以难以想象的规模分析文本、整理资料。在公文写作中，应当充分利用这一优势，在素材搜集、框架搭建、批量处理等环节实现效率的显著提升，同时坚守公文“文以载道”的本质属性。

（一）优化素材搜集流程

在撰写跨领域或需要大量数据、政策支撑的综合性文稿时，可利用AI快速检索相关政策法规、整合分散数据、梳理先进地区经验，大幅减少前期人工工作量。某市在撰写《经济社会发展年度调研报告》时，使用AI工具系统梳理全国同类先进地区的发展经验，整合本地近三年主要经济数据，并自动生成对比图表；同时，汇总分析各部门年度工作要点，初步梳理出本地区经济结构的优势与短板。此项工作若由两名工作人员负责，通常需要耗时两天甚至更长时间，借助AI后效率得到大幅提升，且数据整合的准确率显著提高。

（二）提升框架构建效率

对于通知、请示、汇报等规范性较强的公文，可直接利用AI生成标准框架后，视情填充具体内容；对于调研报告、工作方案等综合性文稿，则可参考AI提供的框架进行优化调整，因地制宜补充完善。某机关在起草《关于追加民生实事项目资金的请示》时，AI生成的“现状说明—资金缺口分析—申请理由阐述—资金使用计划”框架，完全符合请示文体规范，工作人员仅需补充本地项目进展、资金缺口金额等内容，在较短时间即可完成高质量初稿。在起草《城镇老旧小区改造工作方案》时，AI提供的“改造范围界定—重点任务明细—实施步骤安排—责任分工落实”框架，全面覆盖改造工作全流程，后续仅需结合各小区实际情况，微调任务细节。这避免了从零搭建框架的烦琐过程，明显提升文稿撰写效率。

（三）强化批量处理能力

当面临多份同类文稿需要审核时，可借助AI的模板批处理功能，统一审核标准，快速核查共性问题和格式规范，有效减少重复劳动。某人力资源部门在集中审核各乡镇报送的《就业创业补贴发放情况总结》时，使用AI设定多项审核维度：一是核查补贴标准是否符合上级政策与本地细则；二是检查发放数据是否完整，包含补贴人数、金额、发放时间等关键要素；三是审核表述是否规范，避免使用“大概”“约”等模糊词语；如此一来，原本需要三名工作人员，需耗时三天完成的审核任务，在AI辅助下一天内即告完成，并精准识别出六份总结中存在的“补贴对象界定模糊”“发放数据与系统台账不一致”等问题，后续整改效率提升一倍以上。

洪威雷曾特别强调，“有道无术术尚可求，有术无道则止于术”。在AI辅助公文写作中，AI是“术”，是工具与方法；而人工审核所把控的政治导向、内容实效与格式规范则是“道”，是根本与灵魂。这一深入论述揭示了技术与人的辩证关系：无论AI技术如何演进，都无法替代人工基于经验、政策和责任担当所做出的价值判断。公文写作直接关系政策落地和群众切身利益，必须坚持“AI生成+人工审核”原则，扎实做好审核工作，确保每篇文稿经得起实践检验。

（一）严把政治导向关

这是审核工作的首要环节，必须严格核查文稿是否深入贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想，是否与党中央最新决策部署保持高度一致。例如，在审核经济领域的《关于促进中小企业发展的措施》时，需重点查看是否体现“两个毫不动摇”方针，是否与国家支持中小企业发展的最新政策导向相符。某县在审核AI生成的《关于推进农业产业现代化的意见》时，发现其未充分体现国家“粮食安全”战略要求，经人工补充“保障粮食播种面积”“推广良种良法”等关键举措后，文稿才符合正确的政策导向。

（二）严把内容实效关

必须重点核查文稿内容是否紧密贴合本地实际情况，所提工作措施是否具体可行、具备可操作条件。如在审核某《重点项目推进计划》时，必须逐项核对项目进度安排、责任单位设定是否与本地实际相符，坚决避免脱离本地产业基础和市场环境的措施。某县曾发现AI建议“引进大型重工业项目”，但该县缺乏相关产业配套和承载能力，经深入调研后调整为“发展轻工业配套产业”，使方案真正具备可行性。在审核《民生实事办理方案》时，要检查实事清单是否真正反映群众最迫切需求，确保方案更贴民心、更接地气。    

（三）严把公文规范关

“公文姓公”，必须严格按照《党政机关公文处理条例》《党政机关公文格式》国家标准，细致核查文种使用是否正确、行文关系是否恰当、格式要素是否完整。某县在审核AI生成的《关于规范市场主体经营行为的通告》时，发现AI工具误将负责牵头落实的市场监管局列为抄送机关，而未列为主送机关，经人工调整后才正式印发，避免了因格式错误影响文件执行效力。同时，还需要仔细检查标点符号使用、数字表述方式、段落格式等细节是否符合公文规范要求。

在严把以上“三关”的同时，建议建立完善的AI使用管理台账，对涉及重要政策出台、重大民生事项的文稿，详细记录所使用的AI工具名称、内容生成时间、人工修改的关键内容、最终审核责任人等信息，确保全过程责任清晰、可追溯。有某省级机关已率先建立此项台账制度，累计记录相关文稿200余份，未出现因责任不清导致的质量问题，为规范管理提供了有益借鉴。

综上，AI技术赋能公文写作是适应数字化时代发展的必然趋势，也是提升政务工作效能的重要途径。然而必须清醒认识到，AI是强大的“助手”，其核心价值在于赋能辅助，而非替代人类的智慧与判断，使用者的政策理论素养、业务实践能力和政治责任担当，始终是决定公文质量的最终因素。笔者在《应用写作》2025年第10期刊发的《“道器相生”与“数智赋能”——论新时代应用文写作的守正与拓新》一文中，曾建议努力追求“自觉觉人、自醒醒人、自渡渡人”的写作境界。在AI辅助写作的新背景下，更需坚守公文写作的基本原则与价值追求，熟练掌握、灵活运用并创新实践“五步法”，让技术真正服务于工作需要，使公文写作在保持规范性的同时，更加高效、精准、贴合实际，从而更好地服务于经济社会发展、民生保障改善等各领域工作，最终推动各项政策红利切实惠及人民群众。