交接文档决定职业口碑:一份能被接手的 SOP 该写哪几段

很多人写交接文档，就是把日常做的事列个清单，每天做什么每周做什么写得特别全，但是接手的人看完还是不知道怎么下手。

因为你写的是你知道的事不是他需要知道的事，你觉得理所当然的东西对他来说全是盲区，你不写他就得一个个问你。

比如你写每周五发周报，但是你不写周报数据从哪导模板在哪发给谁谁要审，他看完还是不知道怎么发最后还是得找你。

交接文档最忌讳的就是只写做什么，不写怎么做为什么做做完找谁，这些才是接手的人最需要的。你写的东西要让一个完全没接触过这个事的人，照着文档能把事做下来不用来找你，这才算合格，不然你写了三页也是白写。

很多人一上来就列步骤，接手的人看了半天不知道这个事整体是干嘛的为什么要做做了有什么用，后面每一步他都不知道为什么要这么做。

你开头先写一段，这个事是解决什么问题的谁是你的对接人做完之后结果给谁看出了问题找谁，先让他有个整体概念。

比如你写公众号运营，你先写这个号是干嘛的面向什么读者更新频率是多少领导最在意什么指标，他看完这段就知道这个事的全貌了。

很多人觉得这段没用，其实这段最有用，因为接手的人最怕的就是不知道自己在干嘛，你把整体讲清楚后面的步骤他自己就能对上。你要站在一个完全不了解这个事的人的角度写，他看完开头就知道这个事的边界在哪，什么该做什么不该做，不用再来问你。

整体讲完之后你再拆具体步骤，每个步骤要写到什么程度呢，就是一个新来的人照着点就能把事做下来不用猜。

比如你写发文章，你要写登录哪个后台选哪个模板标题怎么取封面图尺寸多少排版用什么工具，写完之后预览看哪里点哪个按钮发布发完把链接发到哪个群。

别写那种废话，比如你要写一篇好文章这种话谁都知道写了等于没写，你要写具体到点哪个按钮填哪个字段找哪个文件。

很多人写步骤太粗，比如你就写导数据，但是导哪个表筛选什么条件导出成什么格式存到哪个文件夹，这些你都不写他就得自己摸，摸不明白就来问你。你写步骤的时候就假装自己是个完全不懂的新人，你觉得哪一步可能会卡壳就多写两句，把那个地方讲清楚。

最关键的一段很多人都不写，就是这个事里有哪些坑哪些地方容易出错哪些地方要提前注意，这些是你踩过坑才知道的最值钱。

比如你写周报你要写每周四下午数据才能出来别周五上午才导不然数据不全；比如写公众号你要写别在周五下午发那时候阅读量低；比如对接客户你要写那个客户最喜欢晚上发消息你白天找他他不回。

这些东西你不写接手的人就得重新踩一遍坑，然后他踩坑的时候就会怪你说你交接的时候怎么不说。

你把这些坑单独列出来，每条写清楚为什么是坑遇到了怎么办，他看完就知道哪些地方要小心，不用再走一遍你走过的弯路。你把这三段写好，接手的人基本就能自己上手了，你也不用天天被追着问，你在这家公司的最后口碑就是这么攒下来的，人走了大家还觉得你靠谱。