如何用好 Excel:公式越简单,能力越成熟

《造价工程师的自我修养》连载 019

Excel 是我毕业之后才接触的。刚开始工作的时候，我对 Excel 一窍不通。

但做造价的人，和数字免不了天天打交道。在我用的所有办公软件里，Excel 是最常用的一个。躲不开，那就只能学。

我日常用得最多的办公软件

前期是真的不懂。连怎么设置行标题、怎么做打印设置，都要现查；像 SUMIF 这样的常用函数，也说不清是怎么回事。表格在自己手里改来改去，总觉得差不多就行了。

一、领导那句话，我记到现在

有一次，我出的一个 Excel 成果文件有个小瑕疵：表格边框线漏了几个格子。

领导把我叫过去，说了一句话：“你是做造价的，表格都做不好，你做什么造价？”

这句话，我可真往心里去了。

交付前，把成果表打印出来再看一遍

从那以后，我开始认真研究 Excel。买了不少书，天天泡在 Excel Home 论坛里学。不到半年，我明显上了一个台阶，成了同事遇到 Excel 问题会来问的人。

但技巧熟练之后，我也走过一段弯路。

二、技巧最熟的时候，恰恰最幼稚

当时，我掌握了不少 Excel 小技巧，也经常炫技。

最典型的就是把公式写得特别长。一个公式一行写不完，就写成两行、三行甚至更多行，里面嵌套着各种判断、查找、引用和计算。那些公式只有我自己看得懂，同事根本看不懂。

现在想一想，那时候确实幼稚。

因为 Excel 做出来的东西，多数不是给自己看的，而是给别人用的。你算完的量，别人要复核；你编完的表，别人要接着用；你交出去的成果，别人要能看懂。一张表如果只有作者自己看得懂，公式再复杂，也不能算真正好用。

我那时候做的模板就吃过这个亏。别人想改其中一个小逻辑，得先读懂一长串公式。读不懂，就不敢改；不敢改，就只能回来问我。表面上看，我做了一个很高级的模板，实际上这个模板离不开我。只要我不在，别人就很难接着用。

这就不是一个好工具。

在真实工作中，别人看不懂，往往不是因为你厉害，而是因为你的成果不够友好。领导看不懂，沟通成本就高；同事看不懂，协作就困难；复核人看不懂，风险就留在成果里；以后自己再打开，也可能要重新研究半天。

所以，技巧熟练不等于能力成熟。能让别人看懂、复核、追溯、继续使用，才是真的成熟。

交接时，可以对着图纸和底稿逐项复核

三、从技巧到理念：好表格先让人看懂

这些年过来，我对 Excel 的研究，慢慢从技巧转到了操作理念上，甚至带点方法论和哲学意味。技巧会过时，理念不会。我常坚持的原则，大致可以分三层。

第一层，是形式和操作上的克制。

常规成果表，我建议从 B2 单元格开始，最左侧和最上面留白。不是所有表都必须这样，但作为默认习惯，看的人舒服，用的人也有回旋余地。表格和做人一样，不宜顶到边、贴到墙。

Excel 表格不宜五颜六色。颜色是提示，不是装饰。一张表涂得花花绿绿，看似重点很多，实际是在打扰别人。你随手标的一个颜色，别人就得多想一层：这是什么意思？是不是有问题？克制地用格式，是对看表人基本的体谅。

从 B2 起表，给左侧和上方留出空白

Excel 操作也不宜依赖拖拽。数据量一大，拖拽又慢又容易拖错位置。能用快捷键和规范操作完成的，就尽量不要靠手拖。

第二层，是公式设计上的克制。

Excel 公式里不宜直接写死关键参数。一个公式里写着乘以 0.03、除以 1.13，别人看不懂这是什么数，你自己过两个月也可能想不起来。费率、系数、税率这类参数，应该放到专门的参数区，明码标价摆在那里。公式只负责引用和计算，参数变了就改参数区，不用满表翻公式。当然，0、1、100% 这类显然常量，不必机械地搬来搬去。

把费率放在参数区，公式引用同一个单元格

公式里用的应该主要是基础运算，再加上 SUM、SUMIF 这类基础函数。造价工作里的计算，多数就是数量乘单价、分部分项求和、费用按比例计取，本来不需要多高深的函数。公式不宜过长，嵌套不宜过深；逻辑步骤多了，宁可拆开，用辅助列分步完成。

第三层，是计算过程上的透明。

辅助列不丢人。第一列放项目名称，第二列放单位，第三列明确数量口径，第四列注明单价来源，第五列再计算合价。每一步都能看见，每一步都能复核，每一步出了问题都能定位。不想让辅助列影响打印，就把它们放在打印区域之外，或者单独放到计算区、底稿区。打印出来的成果可以简洁，但底层计算过程不能是一团黑箱。

从合价往回查，数量和单价各有出处

造价成果最怕黑箱。一张表算出一个金额，别人问你怎么来的，你不能只说“公式算的”。公式本身不是依据。真正的依据是：数量从哪里来，单价从哪里来，费率用什么口径，哪些数据参与了计算，哪些没有参与，关键步骤谁复核过。Excel 用得好，就是要让这些逻辑有迹可循。

四、判断一张表格好不好，先问五个问题

我现在判断一张表格好不好，不先看它用了多少函数，也不先看作者快捷键熟不熟。我更关心以下几个问题：

• • 数据来源清不清楚？
• • 计算过程能不能看懂？
• • 关键步骤能不能复核？
• • 公式出错以后能不能快速定位？
• • 其他人接手以后能不能继续维护？

能做到这些，比写一个三四行长、很复杂的公式更有价值。

函数当然重要，快捷键也有用，但这些都应该服务于工作，而不是让工作反过来服务于炫技。该用函数的时候要用，该提高效率的时候要提高效率，但最后的标准不是“我会不会”，而是“这张表能不能把事做好”。

五、大道至简：简单不是不会，而是会了知道克制

从一窍不通，到泡论坛学技巧；从写三四行长公式炫技，再回到用简单公式和辅助列。这一圈走下来，我才算真正明白：Excel 不是为了证明你会多少函数，而是为了让工作结果更清楚、更稳定、更容易协作。

表格不是个人作品，而是工作成果的一部分。要让别人能看懂、能复核、能追溯、能继续使用。

公式越简单，逻辑越透明。逻辑越透明，成果越可靠。这里的简单，不是不会，而是会了以后知道克制。这才是 Excel 真正应该训练出来的能力。

清水出芙蓉，天然去雕饰。

——唐·李白《经乱离后天恩流夜郎忆旧游书怀赠江夏韦太守良宰》