基于Excel的“智采通”采购风控系统构建 ——以国家能源集团下属单位“智采通”系统为例

摘要：本文以国家能源集团下属单位物资采购部实践为基础，创新构建基于Excel的采购方案智能查询与风险防控系统——“智采通”，通过“函数+VBA双模架构”，实现历史方案秒级匹配、供应商智能推荐、失信风险实时拦截、分包决策辅助等功能。实践表明，该系统使方案编制周期缩短60%，单次查询效率提升90%，失信供应商拦截率100%，大幅节省人工投入。文章指出，该系统具有“零开发成本、零部署门槛、高安全性、强可复制性”等优势，为能源行业采购管理智能化转型提供可落地、可推广的轻量化解决方案。

关键词：物资采购；招投标管理；Excel智能系统；风险防控；供应商管理；轻量化数字化

随着国家“双碳”战略深化与能源保供压力加大，物资采购作为生产保障的“生命线”，其效率与合规性直接影响企业运营节奏与供应链安全。国家能源投资集团有限责任公司（以下简称“国家能源集团”）作为全球最大的煤炭与电力一体化企业，其下属单位采购体量庞大、品类繁杂、流程冗长，传统人工编制方案、跨部门协调、供应商寻源、合规核验等环节存在明显效率瓶颈与风险隐患。尤其在招投标环节，普遍存在编制周期长、分包难协调、寻源窄、查询低效、失信风险难控等痛点，严重制约采购响应速度与合规水平。如何在不增加IT投入、不改变现有办公习惯的前提下，实现采购数据资产化、流程智能化、风险前置化，成为当前采购管理亟需破解的课题。

本文基于国家能源集团下属单位采购实践，提出并落地“智采通”系统——一套基于Excel构建的轻量化智能采购支持平台，通过“多库联动+函数+VBA”，实现采购方案秒级匹配、供应商动态推荐、失信风险实时拦截，将采购风险防范前置到事前预防，显著提升采购效率与风控能力，为大型能源企业采购数字化转型提供可复制、可推广的“轻量级”实践范式。该系统核心聚焦采购事前预防环节，通过数据复用、风险前置筛查，实现效率提升与风控强化；事中阶段因项目已委托代理机构推进，系统不介入该环节的防控工作，仅为事前环节提供支撑。2025年12月，“智采通”系统参选能源行业绿色供应链活动案例，不仅为物资采购智能化提供了可复制、可推广的行业标杆方案，更是“十五五”开局之年物资采购智能化、信息化发展迈出的有力步伐。

（一）采购业务现状

国家能源集团下属单位年采购规模大、品类多，涉及设备、材料、服务等十余大类、上万种物资，采购方式涵盖公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等。采购方案编制需跨部门协作（技术、财务、法务、供应商管理），流程长、环节多且依赖人工经验。

（二）核心痛点

一是编制周期长。跨部门沟通滞后、规格核对繁琐，单份方案平均耗时5天以上，影响物资进场节奏。

二是分包协调难。缺乏标准化分包依据，物资品类交叉、规格模糊，导致分包方案反复调整，拖慢招标进程。

三是寻源范围窄。依赖本地供应商，未有效整合全国资源与平台数据（如煤展会、中煤协平台），优质供应商未被充分挖掘。

四是查询效率低。无结构化检索体系，历史方案复用需人工比对，合规性核验重复劳动，工作量大。

五是风险防控弱。供应商失信记录未系统化管理，易导致流标、履约风险甚至法律纠纷。

（一）系统定位

“智采通”系统定位为采购方案智能辅助决策平台，非替代现有ERP或招标系统，而是作为前端“数据驾驶舱”与“智能助手”，实现历史数据复用、风险前置筛查、分包辅助决策（见图1）。

（二）架构设计：Excel“函数+VBA双模架构”

系统基于Excel2019及以上版本构建，采用“VBA为主、函数为辅”架构，确保实现四个目标：一是零开发成本。无需购买软件和部署服务器；二是零学习门槛。采购人员熟悉Excel操作，上手即用；三是高安全性。所有文件加密，权限可控，数据不出内网；四是高响应速度：内置函数（FILTER、XLOOKUP、INDEX-MATCH等）实现1秒内响应。

（三）核心功能模块

1.多维度资源库体系

构建12项核心资源库，形成采购知识资产池，包括采购成熟案例资源库（2024/2025分库）、采购方案明细库（含批次、金额、资质、中标厂家等）、潜在供应商资源库（含联系方式、历史参与项目）、失信处置名单库（含解除状态、风险等级）以及会议纪要库、分包决策库、资质条件库等，见图1。

2.VBA动态推荐与风险拦截

一是智能供应商推荐。输入物资名称，系统自动关联历史成功投标供应商，并推荐3—5家优质候选。

二是失信风险实时拦截。同步比对失信处置名单库，对存在未解除失信记录的供应商高亮红标，确保推荐名单100%合规。

三是围标、串标风险排查与报价异常核心风险管控。系统在挂网前还可以针对性识别围标串标、报价异常（最高限价填报异常）两类核心风险，为签字风险提供支持。针对围标串标风险，系统内有潜在供应商核心资源库，通过库内的注册地址、法人姓名、联系人等关键信息进行对比，若都是在同一注册地的潜在供应商，则系统会提示该项目需要对潜在供应商进行重点核实，存在安全风险，需要重点寻源，充分形成竞争；针对报价异常现象，系统具备对于采购标包明细内的最高限价自动校验功能，同一类型物资不同采购限价，系统自动给出提示，具体的哪一条物料明细价格与另外一条或者几条物料明细价格异常，需要修改核实最高限价。该系统内的采购成熟方案明细查询库内有采购过的历史价，系统会在设定的阈值范围内进行校验，最高限价存在异常会给出提示完成最高限价的核验，最大程度地保障物资挂网采购的顺畅，从源头杜绝价格异常导致的采购失败风险。

3.动态更新与一键合并

在“成熟方案汇总模板”中设置“汇总更新”按钮，一键触发2024/2025分库数据自动合并，消除人工更新误差，确保数据时效性。

4.双向智能检索

支持“项目→供应商”与“供应商→项目”双向查询，深度关联失信库，实现供应商全生命周期追踪。

示例：输入“A公司”，系统显示其参与项目、中标金额、失信状态等信息。

5.分包决策支持

基于单条物资自动匹配历史分包批次，输出“可分包建议”，解决品类交叉导致的分包难题。

（一）首创“多库联动”采购知识资产体系

首次将历史方案、供应商、失信名单、分包数据等结构化整合，形成可复用、可迭代的采购知识库，为同类型物资提供标准化依据。

（二）首创“Excel函数搭建智能系统”

在无专业开发团队、无IT预算前提下，利用Excel内置函数+VBA实现智能查询、动态推荐、风险拦截，实现“轻量化、高效率、低成本”数字化转型。

（三）智能供应商推荐+失信动态筛查

通过VBA编码实现供应商“合规性+历史表现”双维度推荐，减少跨区域寻源时间50%以上，同时100%拦截失信供应商。

（四）分包决策辅助机制

基于历史分包数据，为采购人员提供“分包建议”，降低协调成本，提升招标效率。

（五）安全保密机制

所有文件设置高强度加密密码，由采购部统一管理，密码按月更新，确保核心数据零泄露。

该系统的实施成效主要体现在四个方面，如表1所示。

（一）成本节约

结合实际运营数据，该系统在采购事前环节的效能提升与成本节约成效显著，各项数据均真实可追溯。系统年均可处理大批量采购方案，通过流程优化、数据自动复用及风险前置筛查，平均将单份方案编制周期缩短60%，大幅提升事前筹备效率和节省人工成本。需要说明的是，上述成效均聚焦事前环节，事中阶段因项目已委托代理机构，系统不参与该环节成本管控。

（二）决策优化

供应商选择范围扩大30%，覆盖全国优质资源；分包协调频率下降30%。

（三）风险防控

失信供应商识别率100%，拦截大量高风险投标，有效规避合同纠纷与履约风险。

（四）数据资产沉淀

系统运行后，已沉淀了大量的成功案例、明细及潜在供应商，形成了企业级采购知识库，并支撑未来AI分析、智能推荐、预测采购等高级应用。

（一）推广价值

该系统目前已在神东煤炭集团物资供应中心采购部全面应用，其在提升效率、防控风险、沉淀数据方面的作用和价值得到了充分验证。因其“轻量化、低成本、高安全、强复制”特性，后面又在国家能源集团多个二级单位得到推广，未来可扩展和应用至以下方面：集团内其他煤炭、电力、运输、化工板块；与现有ERP、招标平台对接，实现数据互通；增加AI预测功能（如价格趋势、供应商履约概率等）。

（二）未来展望

1.升级方向一：优化事前风险识别算法

结合现有系统运行积累的投标数据、典型风险案例，迭代算法模型，重点提升围标串标、异常低价等风险的识别精准度，预计可提升识别精准度20%—30%，年拦截高风险投标次数显著增长。

2.升级方向二：AI增强推荐与分场景数据安全支撑

延续AI增强推荐功能，引入机器学习算法优化推荐精准度，结合数据涉密特性分场景管控，核心数据全程依托该系统存储调用、不对外泄露。

（1）数据涉密场景。不接入公网，依托内网优化。联合本地科技企业迭代算法，可在企业内网环境中安全调用已有的供应商工商、司法、税务等合规数据，通过本地化算法模型进行深度分析，实现风险智能研判。预留AI对接接口，兼顾安全性与扩展性。

（2）数据可联网场景。合规接入外部权威数据，具体可接入工商、司法、税务等外部权威数据；通过工商数据，核查企业经营状态、是否存在行政处罚；通过司法数据，核查是否为失信被执行人、有无涉诉纠纷；通过税务数据，核查纳税信用等级、是否存在欠税情况，从源头筛选合格供应商。政策上，本地政务数据开放平台已上线相关数据接口，对接过程符合《数据安全法》要求；技术上，采用数据脱敏API对接方式，屏蔽核心涉密信息，保障数据安全；成本上，政务数据接口免费开放，仅需承担少量技术对接费用，整体可行性较高。该升级路径有望将供应商事前资质审核效率提升40%，减少因供应商信用问题导致的前期筹备损失。

3.升级方向三：完善事前数据统计分析

新增采购需求预判、价格波动预警模块，基于系统历史数据拓展功能，无需重构系统，预计3个月即可落地，进一步提高采购方案合理性与事前筹备效率。

4.升级方向四：适配移动端与集团内网对接

开发内网手机小程序供内部授权使用，同时将系统数据接入集团采购内网平台，实现安全互通与决策支撑，技术难度低、易落地。

一是与集团数字化平台对接。将“智采通”数据接入集团采购大数据平台，支撑智能预测与决策。

二是移动端适配。开发手机端查询小程序，实现“随时随地查方案、查供应商”。

三是AI增强推荐。引入机器学习算法，基于历史中标数据、价格波动、履约评价，实现“最优供应商推荐”。

四是风险预警升级。接入工商、司法、税务等外部数据，实现“多源风险预警”。

构建聚焦事前预防的“智采通”采购风控系统，通过供应商智能推荐、多维度风险识别、成本精准管控等功能，有效解决了能源企业采购事前环节效率低、风险防控弱、数字化成本高的核心痛点。该系统搭建并运行以来，缩短编制周期60%，显著降低综合成本，进一步降低前期筹备损失，且于2025年12月成功参选能源行业绿色供应链活动案例，既为企业物资采购在“十五五”开局之年的智能化、信息化转型提供了坚实支撑，也打造了可复制、可推广的轻量化采购数字化标杆方案。

回顾“智采通”从构建到应用的全过程，其对于同类型企业的核心借鉴价值主要有三点：一是轻量化架构可降低数字化转型门槛。依托Excel等现有工具结合VBA开发，能在控制成本的同时快速落地实用功能；二是采购风控需聚焦核心环节。针对事前阶段精准发力，结合数据涉密特性分场景管控，可兼顾安全与效能；三是小切口系统可形成大价值。通过持续迭代算法、优化数据支撑，能逐步完善事前风控体系，助力绿色供应链建设。

本文研究亦存在一定局限，系统目前仅覆盖采购事前预防环节，未介入事中、事后管控，后续可基于本文提出的升级路径，进一步拓展内网AI深度适配、跨平台数据安全互通等功能，强化全流程协同风控能力。未来，随着能源行业绿色供应链建设的持续推进，“智采通”系统将不断迭代优化，为采购领域智能化转型提供更具针对性的实践方案，助力行业高质量发展。